Medarbeidarsamtaler er eit viktig verktøy for å følge opp utviklinga til medarbeidaren og trivsel på arbeidsplassen. Samtala skal og støtte opp om oppgåver og mål for verksemda.
Denne sida er for deg som jobbar i HR, eller som er ansvarleg for medarbeidarsamtaler i verksemda. Her finn du:
- malar for medarbeidarsamtaler og leiarsamtaler. Siste tek opp i seg dei nye krava i Grunnlag for god leiing i staten.
- informasjon og tips for god gjennomføring av medarbeidarsamtaler
- opplæringsmateriell for både leiarar og medarbeidarar
Last ned malane for medarbeidarsamtaler og referat og utviklingsplan:
Kvifor har vi medarbeidarsamtaler?
Alle tilsette bør ha minst ein samtale i året med sin næraste leiar. I samtalen skal de gå systematisk gjennom
- mål for medarbeidar og avdelinga
- arbeidsoppgåver
- utvikling
- trivsel
Korleis lukkast med medarbeidarsamtaler?
For at medarbeidarsamtaler skal bli oppfatta som relevante og nyttige, er det viktig at leiarar og medarbeidarar får god informasjon i forkant av samtalene.
Som ei førebuing til medarbeidersamtaler, bør HR gi informasjon eller opplæring til leiarane, slik at dei veit kva som krevst for å få mest ut av samtalane. Last ned eit eksempel på opplæringsmateriell for leiarar:
Også medarbeidarane skal førebu seg til samtalen. De som jobbar i HR, kan til dømes dele informasjon på intranettet, eller gi leiarane informasjon som dei kan dele med medarbeidarane sine.
Kva skal de snakke om i medarbeidarsamtalen?
Ein medarbeidarsamtale skal handle om utvikling av medarbeidaren sett opp mot måla og behova til avdelinga, og ho skal handle om trivsel på arbeidsplassen. Samtala skal gi motivasjon og vere framtidsretta. Samtalen bør innehalde:
- Tilbakeblikk på førre periode
- Mål, ansvar og oppgåver i komande periode
- Utvikling og kompetansebehov framover
- Arbeidsmiljø og motivasjon/trivsel
- Tiltaksplan med ansvarsfordeling
Kva skal de ikkje snakke om i medarbeidarsamtalen?
Medarbeidersamtalen er ikkje ei lønssamtale.
Vi tilrår å ha ei eiga lønssamtale. Dialogen frå medarbeidarsamtalen og andre samtaler gjennom året er likevel eit viktig grunnlag for ein lønnsøknad.
Medarbeidarsamtalen er ikkje ein omstillingssamtale.
Er verksemda i ei omstillingsprosess, gjeld eigne reglar for slike samtaler.
Samtalen bør ikkje handle om noko som kan bli en personalsak.
Om leiaren opplever at medarbeidaren ikkje gjer jobben som forventa, eller at personen har ei adferd som bør bli retta på, bør dette takast fortløpande, og så tidleg som mogleg, med medarbeidaren. Dette er då ikkje ei medarbeidarsamtale, men blir følgt opp som ei personalsak. Meir om slike samtaler finn du i lenka om personalsaker:
Korleis bruke resultat frå medarbeidarsamtalen i verksemda?
Verksemda kan bruke innhald frå medarbeidarsamtaler til å å sjå på kva kompetansebehov medarbeidarane har og kva slags kompetansetiltak verksemda vil prioritere. Innsamlinga og samanstillinga bør vere anonymisert og i aggregert form.
Den einskilde leiaren kan skaffe seg ei oversikt om kva som fungerer godt og kva som kan forbetrast i avdelinga. Leiar kan og sjå resultat frå medarbeidarsamtalene i samanheng med andre data som turnover, sjukefråvær og resultat frå medarbeidarundersøkingar.
HR kan skaffe seg oversikt over gjennomføringsgraden av medarbeidarsamtalane i verksemda og lage ei årleg rapportering til leiargruppa.
Oppbevaring og tilgang til medarbeidarsamtalane
Det er ikkje reglar for kven som kan få tilgang til referat frå medarbeidarsamtalane. Men medarbeidarsamtalen er ei planlagt, førebudd og personleg samtale mellom medarbeidar og leiar. Då bør det berre vere dei som har tilgang til referatet.
Er det andre som skal ha tilgang på referatet, bør det avtalast mellom leiar og medarbeidar før samtalen startar. Om eit referat blir lagra i HR-systemet til verksemda, bør berre leiar og medarbeidar ha tilgang på dette referatet.
Digital system for medarbeidaroppfølging
DFØ HR er eit felles digitalt HR-system for staten som statlege verksemder kan bli kundar av.
Andre malar for samtaler mellom leder og medarbeidar
I lenkene finn du malar til fleire samtaler mellom leiar og medarbeidarar: