Planlegging og gjennomføring
I endring er det viktig at du bygger opp endringskapasiteten. HR og ledere har en spesielt viktig rolle i dette. Lederstøtte og felles prosedyrer gir trygghet i gjennomføringen.
Hvor starter du og hva gjør du?
- Detaljert handlings- og tidsplan: Du må lage en detaljert handlings- og tidsplan for alle aktiviteter. Beskrivelsen skal vise hvordan ansatte vil bli påvirket, og hvordan lederne skal gjennomføre omstillingen.
- Partene bør drøfte handlingsplanen. Du bør også involvere vernetjenesten på tiltak som har med arbeidsmiljøet å gjøre.
- Opplæringsbehov og kompetanse: Du må vurdere opplæringsbehovet og sikre at alle involverte har kompetansen de trenger for å gjennomføre endringene. Dette gjelder ledere, tillitsvalgte, vernetjenesten, eventuelt ansettelsesrådet og øvrige medarbeidere.
- Lik og riktig informasjon : For å sikre lik og riktig informasjon bør du lage informasjonspakker med støttemateriell for ledere og alle involverte. Det kan være presentasjoner for seksjonsmøter, veiledere for ledere og medarbeider osv.
- Felles maler og verktøy : Hvis leder skal gjennomføre kartlegginger eller individuelle samtaler, må du lage felles maler og verktøy. Alle aktiviteter skal gjennomføres i henhold til handlingsplanen som er drøftet med tillitsvalgte.
- Informere fortløpende: Du må informere hele organisasjonen fortløpende om arbeidet og planene som pågår. Gi lederne informasjonen først, slik at leder er forberedt og kan svare på spørsmål.
- Kommunikasjonskanaler: Du bør skape kommunikasjonskanaler hvor ansatte til enhver tid kan stille spørsmål og få raske svar.
- Risikovurdering: Du må fortløpende vurdere og rapportere på eventuelle risikoer ved gjennomføringen. Utarbeid en egen risikoanalyse som oppdateres gjennom hele prosessgjennomføringen.
- Beslutningsgrunnlaget må vurderes : Om det kommer nye opplysninger og nye behov, så bør du rapportere disse slik at beslutningsgrunnlaget kan vurderes på nytt.
- Ta vare på dokumentasjon: I enhver omstilling bør du se på de langsiktige investeringene av arbeidsinnsatsen dere gjør i HR. Du kan bygge opp systemer, prosedyrer og kompetanse i organisasjonen og hos lederne som kan gjenbrukes. Gjenbruk vil skape større trygghet hos ledere og medarbeidere ved at det er gjenkjennelig og mer forutsigbart, og du effektiviserer endringsprosessene.
Involvering og informasjon
Involvering
Ta med ledere i planleggingen. Da sikrer du at de involverer seg og at riktige tiltak blir truffet. Spør hva de trenger støtte til. Eksempler på opplæring kan være «rett og plikt» ved aktuelle endringer, eller at de trenger å øve på og avholde innplasseringssamtaler og omplasseringssamtaler.
Det meste i planleggingsfasen bør du drøfte med de tillitsvalgte.Dette gir deg nyttig innspill og det vil gjøre at du forankrer prosessen.
Om arbeidsmiljøet blir påvirket under omstillingen, er det viktig at du samarbeid med vernetjenesten.
Informasjon
Å samarbeide tidlig med kommunikasjonsavdelingen, tillitsvalgte og vernetjenesten om informasjonsmateriell og informasjonskanaler er lurt.
Ha en tydelig og forutsigbar informasjonsplan som ledere og medarbeideren er kjent med. Ved endringer som skaper stor utrygghet, er det avgjørende å informere hyppig og til faste tidspunkt, eksempelvis på ukesbasis.
Du må informere tidlig om hvordan endringene konkret vil påvirke medarbeidere, og si at dere vil sikre gode prosesser som ivaretar medarbeidernes rettigheter. Det er også viktig å informere når det ikke er noe nytt i saken. Da unngår du utrygghet og at det etablerer seg uriktig informasjon i organisasjonen.
Støtte
Ledere og medarbeidere kan trenge støtte når de skal gjennomføre endringer, avhengig av omstillingens omfang.
Støtten kan bestå av både interne og eksterne ressurser. Ikke undervurder verdien av egen kunnskap om organisasjonen og den læringen det gir. Hvis du vil bruke eksterne rådgivere i gjennomføringen av omstillingen, bør du vurdere roller og ansvar nøye.
Se hvordan dere best kan ivareta og samtidig ruste ledere, tillitsvalgte og medarbeidere som får ekstra mye å gjøre til å stå i krevende situasjoner. Ledere spesielt må være forberedt på at det kan komme sterke reaksjoner fra medarbeidere, og leder må vite hvordan dette bør håndteres.
Om det er ledere som i vesentlig grad er berørt av omstillingen, kan det være fornuftig å se på om andre enn dem bør gjennomføre omstillingen.
I denne fasen er det også lurt å se på tiltak slik at motivasjonen holdes oppe hos medarbeidere du ønsker å beholde.
I større omstillinger kan det være hensiktsmessig å ha en egen prosjektleder. Dette kan sikre at omstillingen blir holdt godt i, og HR samtidig får gjort de løpende oppgavene.