Ofte stilte spørsmål om rekruttering

Ja, alle søkere til stillingen er parter i saken og vedkommende har rett til å be om innsyn etter reglene i forvaltningslovforskriften kapittel 5. 

Nei, det kan det ikke. Kapittel 5 i forvaltningslovforskriften presiserer hva det kan gis innsyn i som part.

Det finnes ingen spesifikke retningslinjer eller regler for interne søkere når det gjelder offentlighet og søkerlister. Ønske om å bli unntatt fra slike lister fra en intern søker skal vurderes på samme vilkår som for en ekstern søker.

Siden vedkommende ikke er part i saken, vil kun offentleglova § 25 være riktig hjemmel for å vurdere innsyn. Det er imidlertid viktig å påpeke at dere også må foreta en vurdering etter offentleglova § 11 om merinnsyn. I dette tilfellet er unntakene fra offentlighet begrunnet i hensynet til kandidatene. Dere bør påpeke at dette hensynet veier tyngre i dette tilfellet enn hensynet til offentlighet.

Ja. En søker (part) kan be om innsyn i opplysninger også om søkere som har fått unntak fra synlighet på offentlig søkerliste. Dette følger av §15 i forskrift til forvaltningsloven.

En part i en sak om ansettelse, har rett til å gjøre seg kjent med søknadene fra de andre søkerne som er innstilt eller ansatt i stillingen, og vedlegg til disse søknadene, jf. forvaltningsloven § 17.

Ja, dette er en del av det såkalte partsinnsynet, som er spesielt regulert for ansettelsessaker i forvaltningslovforskriften § 17.  Vær imidlertid klar over at noen slike vedlegg kan inneholde sensitive opplysninger som kan unntas etter forvaltningsloven § 19. Dette gjelder også selve søknaden. 

En søker (en part) har krav på å få se faktiske opplysninger og rekkefølge på innstillingen. Søkeren har ikke krav på å få se dokument som inneholder begrunnelsen fra innstillingsmyndigheten.

Hjemmel for innsyn i utvidet søkerliste finnes i forskrift tilforvaltningsloven (forskrift 15.12 2006 nr. 1456) § 15. Er den som ber om innsyn ikke part i søkeprosessen, kan dere nekte innsyn med samme hjemmel og begrunne dette med at vedkommende ikke kan regnes som part.

Selve vedtaket om hvem som blir ansatt i stillingen, og informasjon om lønnsplassering til den som ble ansatt, skal være offentlig tilgjengelig. Rekkefølgen på innstillingen kan unntas offentlighet. 

For at en søker til en stilling ikke skal bli registrert på en offentlig søkerliste, er det en forutsetning at vedkommende trekker søknaden før søknadsfristen. Det er kun i de tilfeller søker ber om å bli anonymisert - og dere finner at det finnes grunnlag for dette knyttet til "særleg offentleg interesse til stillinga" - at en søker kan anonymiseres. En søker kan også trekke sin søknad etter at ansettelsesvedtaket er fattet og vedkommnede ikke ble ansatt, men vedkommende vil uansett stå registrert på søkerlisten som søker.

Nei. En søker kan ikke unntas offentlig søkerliste med en generell henvisning til etnisitet. Et utenlandsk navn kan muligens antyde en etnisk tilknytning, men dette er ikke nok til at navnet skal unntas søkerlisten. En offentlig søkerliste skal imidlertid ikke inneholde opplysninger om etnisitet da dette er en sensitiv personopplysning.  

Det korrekte vil være å markere i søkerlisten at søknaden er trukket. Det er ikke hjemmel i offentleglova for å fjerne vedkommende fra den offentlige søkerlista.

Dersom innsynsbegjæringen kommer fra en annen søker på stillingen, gjelder forvaltningslovforskriften kap. 5. En annen søker på stillingen har i dette tilfelle rett til å få den aktuelle opplysningen da det faller inn under sakens dokumenter. En part har med de begrensninger som følger av forvaltningsloven § 19 rett til å gjøre seg kjent med dokumenter i saker om tilsetting etter § 15 til § 19 i forvaltningslovforskriften.

Kommer innsynsbegjæringen fra andre enn søkere til stillingen, kan du unnta søknaden

For alle faste stillinger og midlertidige stillinger av mer enn seks måneder varighet (12 måneder hvis dette er nedfelt i personalreglementet), gjelder kravet om offentlig utlysning uansett stillingsandel, jf. statsansatteloven § 7, første og annet ledd.

Nei, slike stillinger må dere lyse ut offentlig.

For stillinger med lav stillingsprosent (mindre enn 15 timer per uke) er det i statsansatteloven § 7, tredje ledd bokstav b gjort unntak fra behandling i ansettelsesrådet for ansettelser i denne type stillinger, men det er ikke gitt unntak fra kravet om offentlig utlysning.

Sommervikarer har som regel noen måneders varighet, så dere behøver da ikke lyse ut disse stillingene. Det samme gjelder om dere ønsker å utvide deltidsstillinger i kortere perioder.

Dersom stillingen er opprettet som arbeidsmarkedstiltaksstilling og finansiert av NAV, er stillingen helt unntatt statsansattelovens bestemmelser, jf.  forskrift til statsansatteloven § 2 første ledd bokstav b. Slike ansettelser skjer administrativt og varer så lenge stillingen er finansiert av NAV. 

Er stillingen ikke opprettet for å være et arbeidsmarkedstiltak, men er hel- eller delfinansiert av NAV, gjelder de samme regler for ansettelse og ansettelsesprosess som for andre ordinære stillinger. Slike stiller må derfor lyses ut eksternt.

I utgangspunktet skal en midlertidig ansatt fratre når grunnlaget for midlertidighet er borte – enten det skyldes at i de midlertidige oppgavene er utført, eller at det avtalte tidsrommet er utløpt, jf. statsansatteloven § 17, første ledd. 

Dersom det er snakk om å forlenge samme midlertidige stilling, så har vedkommende krav på den forlengede stillingen. Stillingen skal derfor ikke lyses ut som ledig. Om stillingen imidlertid er en en administrativ ansettelse kan denne ikke forlenges ut over ett år.

Virksomheter som vil at ansettelser med inntil 12 måneders varighet kan gjøre uten offentlig utlysning, har lov til å gjøre dette om de tar det inn i sitt personalreglement (statsansatteloven § 7).

Det betyr ikke at du som arbeidsgiver har en plikt til å la være å lyse ut en ledig stilling, men at du har en mulighet til å ansette for kortere perioder enn 12 måneder uten utlysning. Husk at § 7 kun hjemler at ansettelsesprosessen kan gjøres enklere. Hjemmel for den midlertidige ansettelsen må finnes i loven § 9.

Nei. Skal dere endre lønnsspennet, må stillingen lyses ut på nytt med det nye lønnsspennet. En betydelig endring i lønnsspennet kan ha betydning for de som har latt være å søke stillingen basert på det opprinnelige lønnsspennet.

Som arbeidsgiver kan dere ikke tilby høyere lønn enn det som kommer frem av utlysningsteksten. Det er imidlertid mulig å inkludere en setning i utlysningsteksten om at høyere lønn kan vurderes for svært kvalifiserte søkere. Dette er et tillegg som ofte brukes av statlige virksomheter, men en slik passus må drøftes med de tillitsvalgte.

Stillinger i staten skal lyses ut med en indikasjon på lønnsnivå eller lønnsspenn, som forutsettes av hovedtariffavtalene pkt. 2.5.5. Dette følger også av kvalifikasjonsprinsippet i statsansatteloven § 3.

Ja. Som arbeidsgiver kan du beslutte at en ansettelsesprosess kan stanses når som helst i prosessen fram til vedtak i ansettelsesrådet. Dere kan derfor fritt lyse ut stillingene nå, men trekke utlysningen av den faste stillingen tilbake dersom det viser seg at den i løpet av prosessen likevel ikke blir ledig. 

Ja, dersom kravene til kvalifikasjoner for stillingene er de samme, kan dere ansette flere enn det antall dere har lyst ut. Dette fordi søkergrunnlaget vil være det samme siden stillingenes innhold er like.

Det er ikke noen formelle krav om å oppgi at stillingen med de samme kravene har vært kunngjort tidligere.

Dersom dere har informert opprinnelige søkere om at de ikke var kvalifiserte søkere til stillingen, vil vi imidlertid anbefale at dere i ny utlysning også informerer om at dette er 2. gangs utlysing. Dette for å fortelle opprinnelige søkere at de ikke behøver å søke på nytt. Dersom dere mener at dere har for få kvalifiserte søkere er det bedre å utvide søknadsfristen på første utlysning.  Alternativ å utlyse på nytt kun med utvidet søknadsfrist.

Dersom ingen har rettskrav på disse lederstillingene, så må dere lyse dem ut eksternt. Det er ikke lenger mulig å unnta fra kravet om ekstern utlysning etter statsansatteloven § 4 for ledige stillinger.  

Å bli satt til å være prosjektleder for et internt prosjekt i en hel-eller deltidsstilling for en periode,vil ofte være del av arbeidsoppgavene i en ansatts stilling. Endringen i stillingen er da ikke så omfattende at den regnes som ledig og må lyses ut eksternt. Blir prosjektlederstillingen gjort fast, er det mer som taler for at stillingen er ledig og må lyses ut eksternt.

Om den ansattes arbeidsavtale viser at han eller hun er ansatt i virksomheten nasjonalt og at stillingene er identiske i oppgaver og har samme krav til kompetanse og erfaring, mener vi det er innenfor arbeidsgivers styringsrett å overføre vedkommende. En ytterligere forutsetning er at vedkommende ønsker en slik overføring.

Den som har en deltidsstilling har fortrinnsrett til en utvidelse av sin egen stilling med dertil eksisterende oppgaver og ansvarsområde. Fortrinnsrett kan også gjøres gjeldende til en del av en stilling, men ikke for en hel, ny stilling.

Både for rett til utvidet stilling og rett til deler av en stilling gjelder imidlertid at fortrinnsretten kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for arbeidsgiver. Slik vesentlig ulempe kan være at arbeidsgiver blir sittende igjen med en reststilling som det vil være vanskelig å rekruttere kvalifiserte søkere til. En annen kan være at  resultatet blir at virksomheten får flere, og ikke færre, ansatte på deltid. 

Utgangspunktet er uansett at fortrinnsretten må gjelde for en stillingsdel som vedkommende er kvalifisert for. 

Nei. Kandidater som har trukket seg fra ansettelsesprosessen før innstillingen er levert til ansettelsesrådet, er ikke lenger aktuelle for ansettelse og dere skal ikke vurdere disse som kandidater til stillingen. De skal derfor ikke omtales i innstillingen.

Søkere som trekker seg etter søknadsfristen må imidlertid oppføres på offentlig søkerliste, jf. offentleglova § 25, annet ledd.

Nei, dere er bundet av teksten i utlysningen. Dersom dere har lyst ut en stilling som seniorrådgiver, må dere ansette og innstille de kandidatene som er best kvalifisert i forhold til de kvalifikasjonskravene dere har stilt til stillingen i utlysningsteksten for en seniorrådgiverstilling.

I utgangspunktet ja. Hvis det dreier seg om samme stilling og kvalifikasjonskrav, kan dere tilby stillingen til nummer to på lista.

Hvor lang tid etter søknadsfristen dette kan gjøres, er det vanskelig å si noe eksakt om. En vanlig praksis i staten har vært at dette kan gjøres inntil 6 måneder, men dette er ikke rettslig prøvet.

Dersom dere regner med at søkertilgangen, ved en ny utlysning, ikke vil endre seg i vesentlig grad i den perioden dere legger til grunn, kan dere plukke kandidater fra den tidligere søkerlista. 

Dersom de oppfyller kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten, kan dere vurdere kandidatene for en ny innstilling.

Har dere vurdert at det kun er de innstilte kandidatene som er kvalifisert for stillingen, kan dere ikke innstille andre søkere om de innstilte kandidatene takker nei til stillingen.

Her viser vi til Sivilombudets hefte "Ansettelser fra A til Å" hvor det på side 17 sies følgende:

"Sivilombudet har flere ganger gitt uttrykk for at god forvaltningsskikk tilsier at referanser som hovedregel ikke kontaktes før dette er avklart med kandidaten. Å velge vekk en kandidat basert på opplysninger innhentet fra en referanse som ikke er avklart med søkeren, vil kunne være i strid med god forvaltningsskikk."

Vi er enige i Sivilombudets vurdering her, og i en slik situasjon bør kandidaten enten få anledning til å imøtegå opplysningene dere har fått, eller dere bør ikke legge vekt på opplysningene dersom dere ikke har andre kilder som understøtter dem

Nei. Særavtalen om adgang til å gjøre unntak fra statsansatteloven § 4 skal brukes på de tilfelle hvor det er reell ledighet i virksomhet. Med andre ord gjelder ikke avtalen for de stillingene som de som står i fare for å bli oppsagt fra, har krav på etter statsansatteloven § 19, annet ledd. Det er de stillingene som bli ledige og som ikke anses som «passende» for noen som da kan lyses ut internt.

Nei, det er ikke noe krav om at søkere til en ledig stilling må skrive et søknadsbrev. Det viktige er at ansettelser skjer etter en offentlig utlysning der kvalifikasjonskravene til stillingen framkommer.

Så må det være mulig for dere å dokumentere at de som er interessert i en stilling har vist at de oppfyller kravene i utlysningsteksten innen søknadsfristen. Dette kan for eksempel gjøres i form av CV eller svar i rekrutteringssystem.