Som virksomhetsleder har du ansvar for å ivareta medbestemmelse, involvering og kommunikasjon gjennom hele omstillingsprosessen. I denne fasen bør du sørge for å ha et grundig beslutningsgrunnlag for endringen. Du må også kommunisere godt med ledere, tillitsvalgte, medarbeiderne og eierdepartement.
Helt nederst på denne siden finner du flere maler og eksempler du kan bruke i arbeidet med å lage beslutningsgrunnlag og en plan for omstillingen.
Beslutningsgrunnlag
Du må ha et beslutningsgrunnlag. Det er dette som beskriver hvorfor endringen skal skje, og hvilke resultater dere skal få når endringen er gjennomført. Her ligger den viktigste kommunikasjonsjobben du gjør. Å få med seg folka på endringsreisen, gjør omstillingen robust.
Beslutningsgrunnlaget er hovedkilden for informasjon til de ansatte og tillitsvalgte. Beslutningsgrunnlaget er det saklige grunnlaget når du eventuelt skal innplassere, vurdere oppsigelse eller begrunne retten til å flytte ansatte.
Under kan du se eksempel på beslutningsgrunnlaget Helfo laget da de i 2021 skulle flytte og omorganisere virksomheten.
Les hva daværende direktør Jan Mathisen fortalte oss var suksesskriteriene for en god omstilling:
Hvor starter du og hva gjør du?
- Klargjør målet med omstillingen: Som virksomhetens leder er det viktig å være tydelig på hvorfor omstillingen skal skje og hva den skal føre til. Om oppdraget er politisk besluttet, og det er tvil om innholdet, avklar med departementet at oppdraget er forstått riktig.
- Ivareta medbestemmelsen: I denne fasen må du involvere tillitsvalgte. Du bør også involvere berørte fagområder og eventuelle andre aktuelle aktører. Da sikrer du også kravet om at ansatte skal bli tidlig involvert, du forankrer prosessen og du kan få hjelp til å styrke beslutningsgrunnlaget.
- Inngå en omstillingsavtale: Om det er behov for å inngå en egen omstillingsavtale, skal en slik avtale inngås enten i virksomheten eller i departementet. Avtalen bestemmer hvem som har partsrettigheter i omstillingsprosessen, og rammene for omstillingen.
- Ha en kommunikasjonsplan for hvordan du skal informere: Som øverste leder, må du kommunisere godt og gjenta budskapet om endringen i organisasjonen ofte. En kommunikasjonsplan kan hjelpe deg til å få oversikt over hva du skal kommunisere, til hvem og hvilke kanaler du må bruke for å nå frem. Planen må inneholdebudskap og fortelle hvem som er ansvarlig for å informere om hva. Planen bør drøftes med de tillitsvalgte. Du bør du benytte deg av vernetjenesten, tillitsvalgte og ledere for å få ut informasjon i mindre fora.
- Vær synlig i prosessen: Du bør være synlig og kommunisere fortløpende og tydelig gjennom hele endringen. I tillegg bør du benytte deg av vernetjenesten, tillitsvalgte og ledere for å få ut informasjon i mindre fora.
Kort fortalt: Politiske beslutninger
Involvering og informasjon
Involvering
Involvere heller for mye enn for lite. Sett gjerne ned arbeidsgrupper som jobber med forslag til beslutningsgrunnlag og tilhørende tiltak. Arbeidsgruppen kan bestå av berørte fagområder og representanter fra tillitsvalgte og vernetjenesten.
Ikke glem linjelederne! Be linjelederne om innspill til beslutningsgrunnlaget. Slik sikrer du viktige innspill og du forankrer lederne i beslutningen. Når lederne får mer eierskap til endringen, vil de lettere kunne formidle hvorfor omstillingen må skje og hvordan det skal skje til medarbeiderne.
Informasjon
Lag et beslutningsgrunnlag som tydelig og enkelt forklarer hvorfor dere skal gjøre endringer, hva som er behovet for endringene og hva dere skal oppnå i etterkant av endringen.
Endring tar tid. Det er en modningsprosess for både organisasjonen og den enkelte medarbeider å forstå og faktisk ta budskapet innover seg. Du må huske på at du som virksomhetsleder ofte «ligger langt frem i løypa» både når det gjelder hva du vet og hvordan du har kunnet forberede deg på endringen.
Pass på at du informerer tidlig om hvordan endringene konkret vil påvirke medarbeidere, og at dere vil sikre gode prosesser som ivaretar medarbeidernes rettigheter.
Mellomlederne bør være informert i forkant av all informasjon som går ut i virksomheten. Det gjør dem bedre forberedt til å svare på spørsmål fra medarbeiderne. Husk at budskapet ikke kan bli gjentatt for ofte, også til dem, i endringsprosesser.
Bruk de ansatte
Bruk vernetjenesten, tillitsvalgte, kommunikasjonsavdelingen og ledere til å sikre plan og tiltak for informasjonsdeling.