Helfo-direktør: - Du må våge å være tydelig på hvorfor og hvordan når du skal gjennomføre endringer

Morten Rakke, Helfo

Regjeringen har besluttet at innen 2021 skal Helfo ha seks kontorsteder som legges til Tønsberg, Fredrikstad, Sola, Ørsta, Mo i Rana og Kirkenes. I dag har de 22. Den første nedleggelsen av dagens kontor skjer i januar 2020, mens den siste skjer i august 2021.

Oppdrag om omstrukturering i 2017

Helfo har jobbet med omstruktureringen siden tildelingsbrevet i 2017.  I oppdraget sto det at:

Helsedirektoratet skal i samarbeid med Helfo utarbeide en plan for vurdering av kontorstrukturen i Helfo. Viktige kriterier er:

• Effektiv ressursbruk
• Størrelse på fagmiljøer, kompetansebehov, tilgang på kompetanse
• Tjenestetilbud, tilgjengelighet og kvalitet på tjenestene
• God regional fordeling av arbeidsplasser

Stort arbeid med innsikt og fremtidsanalyse

I samarbeid med Helsedirektoratet laget Helfo en rapport med anbefalinger til ny kontorstruktur. Det grundige arbeidet resulterte i et beslutningsgrunnlag som skulle bli en viktig og avgjørende støtte i forankring og kommunikasjon både mot Stortinget, lokalsamfunn og egne ansatte.

- Vi gjorde et solid arbeid med innsikt og fremtidsanalyser. Blant annet så vi på samfunnsøkonomiske analyser, perspektivmeldingen og produktivitetskommisjonens rapport for å danne et helhetlig bilde av samfunnsutfordringene som et grunnlag for å gjøre endringer i lokaliseringen, sier virksomhetsdirektør Jan Mathisen.

Slik arbeidet Helfo med kommunikasjon av ny kontorstruktur

Å redusere fra 22 til seks lokalkontor over hele landet, har berørt både ansatte og mange lokalsamfunn. Med støtte i beslutningsgrunnlaget har Helfo derfor valgt å være åpne i sin kommunikasjon både internt og eksternt. Når ledelsen har fortalt ansatte om en beslutning, har de raskt etterpå informert de lokale kommunen og media. Virksomhetsdirektør Jan Mathisen forteller at de har jobbet mye med lederne i prosessen.

- Skal du gjennom store endringer, må du som leder sitte i lokomotivet og føre det, du må være tydelig på hvorfor og hvordan. Kommunikasjon og involvering av tillitsvalgte og et solid faktagrunnlag, som står seg i prosessen, er viktig for forankring og forståelse, sier Mathisen.

Viktige punkter i kommunikasjonen internt:

• Jeg mener det er vesentlig med en tydelig og forankret fremdriftsplan med milepæler for informasjon og beslutninger – og ikke minst viktig at vi klarer å følge den slik at vi i så stor grad som mulig sikrer forutsigbarhet og unngår uro i organisasjonen.
• Å bruke tid på å involvere de ansatte og begrunne hvorfor vi gjør som vi gjør og hvorfor vi kjører de prosessene som vi gjør.
• Ved å bruke tid og gjentakelse av budskapet blir det lettere for folk å skjønne hvorfor.
• Så langt det er mulig skal vi gjøre utredninger og dokumenter i kontorstruktursaken tilgjengelig for alle ansatte.
• Å være tydelig på at vi skal ha åpenhet i prosessen, også der ansatte ønsker å uttale seg for eksempel til media.

Viktige punkter i kommunikasjonen eksternt:

• Informasjon og forankringsarbeidet mot Helsedirektoratet og departementet er svært viktig.
• Å gå tidlig ut i media, følge tett opp og bruke egen kommunikasjonsavdeling mye.
• Da våre egne anbefalinger til kontorstruktur var klar, delte vi informasjon, var tilgjengelige og inviterende overfor kommunen. Dette gjorde at kommunen ble kjent med problemstillingene.
• Umiddelbart etter at de ansatte fikk informasjon, informerte Helfo kommunene og media.