Som nærmeste leder har du ansvaret for å gjennomføre tiltakene. Oppdraget ditt er å sikre at du sammen med medarbeiderne ser på hva endringen betyr for dere, og hvordan dere kan gjennomføre den besluttede endringen på best mulig måte.
Din viktigste støttespiller når du skal gjennomføre endringer og tiltak, er HR. Som leder er du representant for arbeidsgiver.
Se maler og eksempler som du kan benytte deg av som nærmeste leder, nederst på siden.
Skal du gjennomføre endringer som leder, og mangler erfaring, kan du ta vårt korte og praktiske kurs om endringsledelse. Få en oversikt på vår nettside:
Hvor starter du og hva gjør du?
- Du må vurdere ditt eget behov for støtte. Om du har spørsmål om prosess, regelverk eller liknende bør du kontakte arbeidsgiver ved HR eller egen leder.
- Du må være tydelig overfor medarbeiderne om at du er tilgjengelig. Vær tydelig overfor medarbeiderne på at du vil svare på spørsmål gjennom hele prosessen.
- Du må informerer medarbeiderne om beslutningsgrunnlaget. Det betyr at du må fortelle hvorfor endringen skal skje, og du må kunne fortelle medarbeiderne hvordan de blir berørt av endringen og hva det vil si for deres arbeidshverdag
- Du må vise frem en tydelig plan for involvering. Fortelle medarbeiderne om hvordan du skal involvere dem i endringen og hvilke individuelle rettigheter de har.
- Du må se på kompetanse- og ressursbehovet for ditt arbeidsområde. Finn ut om og hvordan arbeidsoppgavene endrer seg.
- Du bør tilby medarbeidersamtale til alle medarbeidere. Om aktuelt må du planlegge, innkalle og gjennomføre individuelle kartleggings- og omstillingssamtaler med berørte ansatte. Alle samtaler skal dokumenteres ved referat eller oppsummering.
- Du må foreslå en løsning. På bakgrunn av kriterier og rammer som er drøftet av partene i virksomheten, må du foreslå en løsning for hvordan dere skal jobbe etter endringen.
- Du må informere om endelig løsning og vurderingene du har gjort. Du må si noe om veien videre.
- Du må sette i gang eventuelle nødvendige tiltak for kompetanseutvikling.
- Du må sette tydelige krav til medarbeiderne. Du får endring til å skje ved å sette tydelige krav og forventning til medarbeiderne.
Kort fortalt: Leders handlingsrom
Involvering og informasjon
Involvering
Når arbeidssituasjonen endrer seg, har medarbeideren krav på medvirkning.
Hva slags aktiviteter du som nærmeste leder skal involvere medarbeiderne i, er avhengig av hva slags omstilling det er. Eksempler er at arbeidsgrupper som ser på en ny arbeidsprosess til individuelle kartleggingssamtaler for endrede oppgaver eller nedbemanningssamtaler.
Alle beslutninger skal tas med bakgrunn i virksomhetens behov, men medarbeideren din skal bli involvert og få uttale seg om egne ønsker og behov. Som representant for arbeidsgiver har du rett og plikt til å organisere og fordele arbeidet innenfor rammen av det arbeidsforholdet som er inngått, altså arbeidsavtalen og gjeldende lov og avtaleverk.
Medarbeiderne dine har ansvar for å utføre oppgaver og funksjoner som står i arbeidsavtalen og stillingen de har. Dette innebærer også å bidra til et godt arbeidsmiljø og gjennomføring av besluttede endringer og omstillinger.
Du må vurdere i hvilken grad endringen vil få betydning for medarbeiderne og arbeidsmiljøet, og involvere Arbeidsmiljøutvalget og verneombudet.
Informasjon
Du må til enhver tid kunne snakke klart om beslutningsgrunnlaget, og kommunisere hvorfor dere omstiller, hva som er bestemt, hva dere skal oppnå. I all argumentasjon så må du vise til begrunnelsen for endringen.
Diskuter gjerne fortløpende prosessen med andre ledere eller HR.
Ta vare på arbeidsmiljøet. Det er viktig å kommunisere med både berørte og de som i utgangspunktet ikke er berørte medarbeidere. Informer medarbeiderne om deres individuelle rettigheter og at de l også kan snakke med tillitsvalgte og vernetjenesten ved behov.
Støtte
Om du har spørsmål om prosess, regelverk eller liknende, bør du kontakte arbeidsgiver ved HR eller egen leder.
Du må støtte deg til og følge fremdrifts- og informasjonsplaner dere har utarbeidet, og benytte virksomhetens etablerte maler og verktøy for gjennomføring av omstillingen. De lokale tillitsvalgte skal bidra og følge opp det partene i virksomheten har bestemt.
Vær tydelig og ærlig på hva som er ditt eget kompetansebehov for å kunne gjennomføre endringen, og få støtte.
Du bør ta med HR om du skal ha møter med medarbeider som tar med seg rådgivende støtte, tillitsvalgte eller annen valgfri person.