Dette må du gjøre som arbeidsgiver i traineeprogrammet

Det er naturlig at ledelsen på et egnet nivå i virksomheten tar beslutningen om å ansette noen i  Traineeprogrammet. Ofte vil det være HR som lager behandlingsgrunnlaget for behandling på ledernivå. Da er det viktig å bidra til at beslutningen tas på et så godt grunnlag som mulig.

Ledelsen må være informert om at traineeprogrammet sees som en satsing i arbeidet med mangfold og inkludering. Deltakelse i traineeprogrammet bidrar til å gjøre terskelen for en mer inkluderende rekrutteringspraksis lavere. Stillingene i programmet er midlertidige, men virksomheten kan gjøre disse om til faste stillinger etter endt program det vil si etter at den ansatte har fått arbeidserfaring og opplæring i medarbeiderskap. Vi anbefaler også at den ansatte får en mentor i perioden.  

DFØ har tilgjengelig digitale kurs i medarbeiderskap som kan sikre opplæringen av den ansatte i Traineeprogrammet i staten.  DFØ tilby også eget kurs for mentor til den ansatte.  Begge kursene finner du på Læringsplattformen.

Som arbeidsgiver må dere bruke en eller flere ordinære stillinger som stillinger i Traineeprogrammet i staten. Stillingene som utlyses i traineeprogrammet skal være vanlige stillinger som ville blitt utlyst i alle tilfelle.  Ordinære stillinger betyr at dere ansetter under de samme prosedyrene når det kommer til stillingskode og lønn. 

Stillingene i traineeprogrammet er midlertidige stillinger. Virksomheten har mulighet til å ansette deltakeren i et traineeprogram i inntil to år, med mulighet for forlengelse i ett år. Varigheten på stillingene vil derfor variere fra virksomhet til virksomhet. Dere kan også gjøre om stillingen til fast stilling etter gjennomført traineeperiode, uten at stillingen utlyses på nytt. Traineeperioden regnes som tiden opplæringen tar og tilstrekkelig erfaring anses som gjennomført.  

Stillingen må ikke være en 100 prosent stilling. Dette avgjør dere ut fra virksomhetens behov. Justering av stillingsprosent kan også være et tiltak for tilrettelegging avhengig av kandidatens behov.   

Dere skal ikke legge opp til at den dere ansetter skal sirkulere i ulike deler av virksomheten. 

Dere bør definere kvalifikasjonskravene for stillingen ved å utføre en jobbanalyse. En jobbanalyse er selve grunnlaget for rekrutteringsprosessen, og vil hjelpe dere til å skrive en god utlysningstekst. Dere vil få en mer treffsikker rekruttering når dere gjør et grundig forarbeid og formulerer kompetansekrav som inkluderer. Hvordan du gjør en god jobbanalyse, finner du i lenken:

Basert på grunnarbeidet med jobbanalysen og kravene du har satt for stillingen, utformer du utlysningsteksten. Hvordan du skriver utlysningsteksten har betydning for hvilke kandidater du tiltrekker deg. 

Basert på tidligere utlysningstekster gjennom traineeprogrammet har vi utformet seks anbefalinger til utlysningsteksten for at du skal nå kvalifiserte søkere i målgruppen.   

• Tydeliggjør at det er en stilling i traineeprogrammet
  Bruk tittel og/eller ingress til å synliggjøre tidlig at dette er en stilling som er en del av Traineeprogrammet i staten.
  Bruk for eksempel stillingstittel eller begrepet «ansatt» fremfor «trainee». Selv om det er en stilling gjennom traineeprogrammet er det fint for søkeren og den kommende ansatte å bli behandlet som en vanlig søker eller en vanlig ansatt. 
  Gjør det tydelig at stillingen er forbeholdt personer med nedsatt funksjonsevne og hull i CV-en.
  Beskriv kort hva traineeprogrammet er og hva det innebærer for søkeren.
• Dropp standardtekst om mangfoldserklæring
  Stillingene i traineeprogrammet er kun for personer med nedsatt funksjonsevne og hull i CV-en. Å bruke mangfoldserklæringer som forteller at «alle er velkomne til å søke» vil forvirre søkerne.
• Sett tydelige rammer for stillingen
  Går dere for bredt ut? Å åpne stillinger som «førstekonsulent/rådgiver/seniorrådgiver» kan gi store utfordringer når dere skal vurdere kandidatene. 
  Presiser stillingsprosenten. Dere kan også skrive i utlysningsteksten at stillingsprosenten kan justeres ved eventuelle tilretteleggingsbehov.   
  Presiser stillingens varighet. Det er ikke gitt for søkeren hva en traineeperiode betyr.
• Forklar arbeidsoppgavene og formuler tydelige kvalifikasjonskrav
  Beskriv arbeidsoppgavene og arbeidsprosessene i stillingen. Fortell hva kandidaten skal gjøre og hvordan. Formuler tydelige kvalifikasjonskrav for stillingen  
• Sett krav til verifisering
  Søkerne skal klart tilkjennegi at de er i målgruppen for programmet.
  Bruk rekrutteringsverktøyet som førsteleddsvurdering om søkeren er i målgruppen.
  Ikke ta det for gitt at søkeren krysser av for nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en. Fremhev i utlysningsteksten at søkeren må krysse av for nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en for å bli vurdert til stillingen.
  Søkere som har nedsatt funksjonsevne skal også ha behov for tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Dette kan avklares senere i rekrutteringsprosessen.
• Fortell om statistikkformål
  Av hensyn til personvern bør du forklare i utlysningsteksten hva avkrysningen innebærer. Det er hensiktsmessig å forklare at det er avkrysningen, og ikke personen, som blir brukt til statistikkformål.
  Eksempel: «Avkrysningene i jobbsøkerportalen danner grunnlag for anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter».

Dere bestemmer selv tidspunkt for annonsering av stillingen, og annonserer som vanlig på virksomhetens egne nettsider og gjennom andre kanaler (for eksempel finn.no, nav.no, LinkedIn, med mer). 

Om dere ønsker, kan dere sende lenke til utlysningen til [email protected] så publiserer vi stillingen på siden vår om ledige stillinger. Denne siden er mye brukt på Arbeidsgiverportalen.

Hvem kan søke på stillingen? 

De som ansettes må ha nedsatt funksjonsevne og/eller hull i CV-en, ha høyere utdanning, og ellers være kvalifisert til å fylle stillingen. De skal ha full arbeidsevne i den stillingsgraden som er utlyst, evt. med tilrettelegging på arbeidsplassen. 

Gruppene som omfattes er definert i forskrift til statsansatteloven. 

Nedsatt funksjonsevne er der definert som en søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil kreve tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Konkret forutsettes det at den nedsatte funksjonsevnen ikke viser til forbigående og/eller er bagatellmessige forhold som ikke påvirker funksjonen i nevneverdig grad. 

For å bli vurdert som søker med hull i CV-en må søkeren på søknadstidspunktet til sammen ha vært utenfor arbeid, utdanning eller opplæring i minst to år de siste fem årene. Fraværet må skyldes rus, soning eller sykdom, herunder psykisk sykdom, eller søkeren må i fraværsperioden ha vært aktivt arbeidssøkende. 

Verifisere at søkerne er i målgruppen

For at søkerne skal bli vurdert for stillingen må de bekrefte at de er i målgruppen for traineeprogrammet.  Dette kan gjøres ved at det i annonseteksten framgår at de for å bli vurdert til stillingen må krysse av i jobbportalen når de søker stillingen.  

For søkere som krysser av for nedsatt funksjonsevne kan det ikke stilles krav til beskrivelse av diagnose. Verifisering handler kun om søkeren har nedsatt funksjonsevne og behov for tilrettelegging. I tilfeller der søkeren under intervjuet ikke kan gjøre rede for tilretteleggingsbehov, kan det stilles krav om legeattest som bekrefter at vedkommende er i målgruppen for programmet. 

For de virksomhetene som ikke har avkryssingsmuligheter i sine jobbportaler, kan verifiseringen løses ved at man legger ved en oppfordring i automatisk svartekst/bekreftelses-e-post om å returnere en underskrevet egenerklæring. 

Eksempel på tekst kan være:

"Jeg bekrefter at jeg er innenfor målgruppen for traineeprogrammet. Dette innebærer at jeg enten

• har en funksjonsnedsettelse som krever tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Den nedsatte funksjonsevnen er ikke forbigående eller bagatellmessig, og påvirker funksjonen i nevneverdig grad
• har vært utenfor arbeid, utdanning eller opplæring i minst to år de siste fem årene. Fraværet har vært ufrivillig."

​​​​​Ufrivillig fravær fra arbeidslivet kan skyldes rus, soning eller sykdom, herunder psykisk sykdom, eller at man i perioden ha vært aktivt arbeidssøkende.

Virksomheten gjennomfører rekrutteringsprosessen. Her følger noen konkrete tips til gjennomføring:

• Kunngjør stillingene i de rekrutteringskanalene og jobbportalene dere ønsker. For å treffe en bred søkermasse kan det være lurt å publisere stillingen på flere flater.
• Dere mottar søknadene i eget rekrutteringssystem og setter egen søknadsfrist.
• Vurder søkerne med varierte seleksjonsmetoder. Husk at det kan være aktuelt å tilrettelegge også i rekrutteringsprosessen, for eksempel under intervjuet. 
• Fortell kandidatene hva en stilling gjennom traineeprogrammet innebærer.
• Du har ikke anledning til å stille spørsmål om diagnoser. Dette gjelder gjennom hele rekrutteringsprosessen, i intervjuet så vel som i referansesjekken. Men du kan spørre om hvilke tilretteleggingsbehov kandidaten trenger.  
• Det er kvalifikasjonene og kompetansen som skal vurderes, og ikke graden av diagnosen dersom kandidaten har gjort deg kjent med den.
• Det er god praksis å gi tilbakemelding til samtlige kandidater.  Forsøk å unngå automatiske standardsvar. Takk de som har søkt, men som ikke nådde frem. Husk at dette handler om god omdømmebygging.
• Den ansatte får lønn og stillingsplassering i henhold til kvalifikasjoner.
• Virksomheten bestemmer oppstart av stillingen selv etter avtale med den som er ansatt.
• Dersom dere ikke finner den rette kandidaten, kan dere velge å stoppe prosessen og trekke dere som deltakende virksomhet i Traineeprogrammet i staten.

Alle nyansatte trenger ekstra bistand i startfasen for å fungere godt på arbeidsplassen. Det er viktig med en god og aktiv innfasing i form av oppfølgingssamtaler og en løpende dialog om arbeidsforhold, arbeidsmengde og -innhold. DFØ har laget en startpakke for nyansatte i staten med e-læringskurs om grunnleggende forvaltningskunnskap. Dette er introduksjon og opplæring som de kan starte med før første dag på jobb. 

Digitale læringstilbud  

Etter den første uken anbefaler vi dere å introdusere den ansatte til opplæringsprogrammet til DFØ. E-kurs i medarbeiderutvikling er en god innføring om traineeprogrammet og gir den ansatte råd til hvordan best mulig utvikle seg selv i perioden.  

Utnevn en fadder

Et effektivt virkemiddel i innfasingsprosessen er å utnevne en fadder som kan være med på å ta imot den nyansatte fra første dag på jobb. Fadderen er en uformell støttespiller, og kan hjelpe den nyansatte både praktisk og sosialt i arbeidshverdagen.  Les mer om tilrettelegging under:

Traineeprogrammet består også av en mentorordning som en del av den ansattes medarbeiderutviklingsprogram. Arbeidsgiver skal utnevne en mentor fra virksomheten til den ansatte. Mentors rolle er mer formell sammenliknet med en fadder.

Mentoren skal gi den ansatte støtte, læring og innsikt i jobbutførelse og medarbeiderutvikling. Mentorordningen har verdi både for den ansatte og for mentoren selv. Mentoring er en læringsallianse mellom ansatt og mentor, nært knyttet opp mot utfordringer som den enkelte og virksomheten har. Det er en endringsprosess som kan fremme personlig utvikling for begge parter.  

Mentors rolle i mentorskapet

• Være samtalepartner og ressursperson for den ansatte i traineeperioden.
• Være en støtte og rådgiver i nye utfordrende situasjoner
• Utøve empati, gi motivasjon og bidra til å skape gjensidig tillit 
• Bidra med å definere behov hos den ansatte og assistere i målsetting
• Hjelpe den ansatte å tilegne seg ny kunnskap, nye måter å tenke på og ta beslutninger på
• Gjennomføre aktiviteter som den ansatte og mentor har blitt enige om

Den ansattes rolle i mentorskapet

• Være motivert for å bli en bedre medarbeider
• Ta ansvar for å bringe forbedrings- og læringsbehov inn i relasjonen
• Vise et ønske om læring og resultatoppnåelse gjennom programmet
• Gjennomføre aktiviteter som mentor og ansatt har blitt enige om
• Akseptere og være åpen for input og råd fra en mer erfaren person

I e-læringskurset Mentorrollen er det en kunnskapsbase hvor mentor får tilgang til noe verktøy.

Aktuelle verktøy for deg som er mentor

Som leder med personalansvar for den ansatte på traineeprogrammet har du handlingsrom til å tilrettelegge for den ansatte. Det viktigste er å ha god dialog med den ansatte og kartlegge hvilke behov den ansatte mener er fordelaktig for seg.