Vet du hva nyansatte ønsker seg av deg som leder når de blir ansatt? På denne siden får du som leder konkrete råd og tips til hvordan du lykkes med onboarding som gir fornøyde og produktive nyansatte. Vi deler også verktøy som du kan ta i bruk.
Det jeg satte mest pris på var at jeg fra dag en ble dratt rett inn i møter og prosjekter, der lærte jeg mest.
Fra samtale med nyansatt
Undersøkelser viser at mange nye medarbeidere opplever treg start. Dette er med på å gi en høyere turnover hos nyansatte enn hos øvrige ansatte. Som leder ønsker du å forhindre dette.
Å få nyansatte rett inn i produktivt arbeid gir dem en følelse av å være nyttige tidlig.
Det gjør at de fremsnakker virksomheten og bidrar til god arbeidsgiverprofilering. Men en god onboarding begynner før den nye medarbeideren har sin første dag.
Denne siden er bygget opp på bakgrunn av samtaler med nyansatte, og tar som mål å gi deg som leder eller HR relevante og praktiske råd for at du skal lykkes med å beholde dine nyansatte.
Hvilke forventinger har nyansatte til deg som leder?
Samtaler med nyansatte viser at virksomheter og ledere har et vesentlig potensial med å være bedre forberedt når den nyansatte starte på jobb første dag.
For å hjelpe deg som leder deler vi her verktøy som skal bidra til at den nyansatte fra første dag får oppfylt sine forventinger om:
- at de blir inkludert både faglig og sosialt (dette skaper nettverk og tilhørighet)
- at det tekniske fungerer og er på plass
- at de har nok oppgaver, blir involvert i pågående prosjekter og arbeider med andre
- at de har tilgang til leder, gjerne faste møtepunkter
- at de blir spurt om egne erfaringer og kompetanse
For å klare å innfri disse forventingene er det viktig at du som leder starter onboardingen allerede rett etter av den nyansatte har undertegnet arbeidskontrakten.
De to viktigste fasene i onboarding
Som leder har du en unik mulighet i onbardingsfasen før den ansatte starter og den første tiden som ny på jobb til å gi et førsteinntrykk av
- hvor profesjonell din virksomheten er
- hvordan du oppfattes som leder
I dette arbeidet vil HR være en viktig støttespiller for deg.
I teksten som følger, gir vi både deg som er leder og du som jobber i HR flere verktøy.
Fase 1: Motiver og forbered den nyansatte før start
Første fase er perioden fra den nyrekrutterte har undertegnet arbeidskontrakten til første dag på jobb. Fasen blir også kalt preboarding.
Etter at du som leder har mottatt undertegnet arbeidskontrakt, har du gjerne et vindu på tre måneder før personen starter hos deg.
Hold kontakt med den nyrekrutterte i denne perioden!
Det kan gi deg en godt forberedt og motivert ansatt som gleder seg til å starte hos deg, og du kan forhindre at vedkommende takker ja til andre stillinger i mellomtiden.
Tips til aktiviteter etter at du har mottatt undertegnet arbeidsavtale:
- Send informasjonspakke om virksomheten og hyggelig hilsen raskt etter at vedkommende har undertegnet kontrakten.
- Inviter vedkommende som venn på LinkedIn/ og til å følge virksomheten på sosiale medier.
Tips til aktiviteter før første dag på jobb:
- Noen uker før oppstart kan du sende en personlig velkomsthilsen fra deg og de fremtidige kollegaene. Dette er motiverende og gir en tryggere start for den nyansatte.
- Send en hyggelig epost med praktisk informasjon noen dager før første arbeidsdag. Sett gjerne fadder på kopi, eller be fadder om å sende en melding i tillegg til deg. I e-posten kan du skrive hva dere skal gjøre den første dagen.
Eksempel på timeplan første dag på jobb
Kl. 10-11 Velkommen
- Leder møter den nyansatte ved inngangen
- Omvisning i bygget og kontorplass
- Utdeling av adgangskort, PC og andre praktiske verktøy
Kl 11-12: Hilserunde og lunsj med fadder og seksjonen
Kl 12-13: Gjennomgang og spørsmål knyttet til virksomheten, enheten og oppgaver.
- Gjennomgang av plan og aktiviteter for 1. uke på jobb.
- Snakke om stillingen, om oppgavene som venter, og hvem som er de viktigste kollegaene å samarbeide med nå i starten.
- Onboardingprosessen, hva skal den nyansatte gjennom
- Hvor finner den nyansatte svar - hvilke kanaler brukes, intranett, fadder, HR
- Kontaktinformasjon til aktører den nyansatte bør kjenne til
Kl 13-14.30: Tid på egen arbeidsplass
Titt på konkrete oppgaver eller prosjekter som den nyansatte skal delta i, lenker til aktuelle fagsider på intranettet
14.30-15: Kaffeprat med fadder
Snakker om dagen, sjekker at kalenderen til den nyansatte er oppdatert med sosiale og faglige fellesarrangementer
Fase 2: Innfasing – integrer den nyansatte sosialt og faglig
Andre fase er fra første dag på jobb til den nyansatte er godt integrert faglig og sosialt på arbeidsplassen.
Etter at du har gitt din nyansatte en «god førstedag på jobb-opplevelse», må du ha en plan for den første tiden.
Den første uken på jobb er det viktig
- å introdusere den nyansatte jobboppgaver
- å introdusere kolleger
- å fortelle om bedriftskulturen
- å gi opplæring og veiledning i jobbopppgavene
- å la personen bli kjent med organisasjonens rutiner og prosesser
Jeg ble sittende for meg selv, og fikk tips om å gjennomføre e-læringer i starten. Følte at alle rundt meg var for opptatt til å involvere meg i arbeidet.
Fra samtale med nyansatt
Planen du lager må utformes og tilpasses til den enkelte. Innfasingen eller opplæringsperioden kan variere i lengde, avhengig av kompleksiteten i jobben.
Husk at det er forskjell på behov for de som er nye i arbeidslivet og de som har lang fartstid.
Hvis du skal fase inn nye ledere, så har behov for en annen type opplæring enn medarbeidere.
Under følger en plan for første uken på jobb:
Valg av fadder
For å integrere din nye medarbeider effektivt, kan det være lurt av deg å støtte deg på noen utvalgte medarbeidere i din enhet. Da sikrer du at den nyansatte har flere dedikerte ressurspersoner å kontakte gjennom arbeidshverdagen.
Før du velger fadder, bør du tenke igjennom hvilken rolle fadderen skal ha. Ofte velger ledere en fadder som kan stå for sosial integrering, svare på praktiske spørsmål og vise ulike rutiner på arbeidsplassen. Egenskaper som bør vektlegges ved valg av fadder bør være at personen:
- er tilgjengelig, inkluderende og vennlig
- kjenner virksomheten og enhet godt
- er en god ambassadør for virksomhetens verdier og kultur
- har evne til å sette seg inn i den nyansattes situasjon
Om fadder skal fungere som en faglig veileder bør egenskaper for dette vektlegges i tillegg.
To og fem måneders samtale i prøvetiden
I staten er det en anbefaling om at du som leder skal gjennomføre to og fem måneders samtaler med den nyansatte.
Etter prøvetiden inngår den nyansatte i utvikling og oppfølgingsplaner på lik linje med alle ansatte i din virksomhet.
Digitalt verktøy for onboardingprosessen
Vi har samlet sammen aktivitetene for de to onboardings-fasene i en felles oversikt som du kan laste ned her:
For å effektivisere og lykkes med onboardingen anbefaler vi at HR i virksomheten ser etter et felles digitalt system som kan automatisere de praktiske oppgavene i onboardingen. Et tips er å sjekke ut om dere i dag har funksjonalitet i programvarer som dere kan bruke, for eksempel List i Sharepoint, eller dere kan utforske muligheter som DFØ tilbyr sine kunder gjennom HR-systemet DFØ HR.
Husk å evaluere onboardingsprosessen
For å sikre god onboaring er det viktig at du alltid evaluerer prosessen med den nyansatte. Dette kan gjøres på ulike måter, enten som en samtale eller en digital kartlegging som HR sender ut.
Bruk resultatet aktivt til å gjøre fortløpende forbedringer. Da sikrer måloppnåelse, god arbeidsgiverprofilering og lavere turnover på nyansatte.
I Statistisk sentralbyrå (SSB) har de laget en arena der de inviterer nyansatte til å gi toppledelsen sine opplevelser og innspill. Slik bruker SSB nyansattes innspill aktivt for å utvikle virksomheten.
Les om erfaringen de gjør seg
Gjør e-læringskurs for nyansatte mer effektfull
Å sitte alene og gjennomføre en rekke e-læringskurs kan være demotiverende og lite inkluderende i starten på et jobbforhold. Det betyr ikke at den nyansatte ikke skal ta aktuelle e-læringskurs, men at du må finne en form som er motiverende og som gir mest mulig læringseffekt.
Et godt tips er at du som leder setter kursene inn i aktuell kontekst hos dere og gjør læringen mest mulig praksisnært. Spør din nye medarbeider om hens synspunkter om kurset og om det er noe hen lurer på. Kanskje kan den nyansatte fortelle om dette i et seksjonsmøte? Det er både interessant og nyttig for leder og kolleger å få den nyansattes perspektiv, men også at den nyansatte hører sine kollegers synspunkter, erfaringer og dilemmaer som de står i og er relevante for den nyansatte å kjenne til. Kanskje kan også fadderen til den nyansatte være en god diskusjonspartner og viktig kilde til erfaringsutveksling?
Aktuelle e-læringskurs for nyansatte
Å jobbe i staten forutsetter kompetanse om hvordan vi utøver vår rolle som statsansatte i tråd med lover, regelverk og god forvaltningsskikk. I listen nedenfor finner du forslag til e-læringskurs som er aktuelle for nyansatte i staten.
Sjekk ut aktuelle e-læringskurs for nyansatte
Alle kursene under er kurs på Læringsplattformen, som er en felles digital læringsplattform for staten. Kursene er levert av DFØ og andre statlige virksomheter, og passer for nyansatte.
Forvaltningstesten - Ta testen og finn ut hva kan du om staten, og hvilke kurs du trenger
Saksbehandlerrollen - e-læringskurs i saksbehandling og saksbehandlerrollen
Forvaltningsreisen - e-læringskurs i grunnleggende forvaltningskompetanse
Etikk for Walter - et kurs i forvaltningsetikk
Får Walter lov? Et kurs i forvaltningsloven
Innsyn - eit kurs i offentlegglova
Kurs i journalføring og arkivering
Den gylne pennen - et e-læringskurs i klarspråk
Oj, på nynorsk! Ei innføring på nett
Du finner flere kurs innen ledelse, HR, medarbeiderskap og annet på Læringsplattformen.