I Statistisk sentralbyrå (SSB) tar virksomheten de nyansattes innspill og erfaringer på alvor. På nyansattkurs får alle, uansett rolle, mulighet til å gi toppledelsen tilbakemeldinger om hvordan de opplever SSB.
I 2017 ønsket SSB et mer inkluderende nyansattkurs. I den sammenheng ville de utforske hvordan de kunne få tilgang til de nyansattes opplevelse av SSB, mens de ennå hadde nyansattbrillene på.
Arbeidsgiverportalen har snakket med HR-sjef Inger Kristine Harnæs og to av hennes HR-ansatte, Anne Karine Stensvik og Kari Lagertha Gjelsnes, om hvordan SSB jobber aktivt og systematisk med å bruke nyansattes innspill for å utvikle virksomheten.
Toppledelsen lytter til de nyansatte
De siste tre årene har SSB hatt et punkt på nyansattkurset hvor toppledelsen lytter til tilbakemeldinger og innspill fra de nyrekrutterte i virksomheten.
— Nye ansatte bringer med seg nye ideer som vi kan lære av, sier administrerende direktør Geir Axelsen i SSB.
HR, som planlegger og arrangerer opplegget, forteller at de før nyansattkurset informerer deltakerne om at de på kurset skal arbeide med en oppgave hvor de skal se for seg SSB frem i tid. På bildet under ser du et eksempel på en slik oppgave.
På nyansattkurset blir deltakerne delt inn i mindre grupper og skal sammen løse og presentere oppgaven for toppledelsen. De blir oppfordret til å være ærlige og bruke sine nyansattbriller for å fortelle hvordan de opplever å være ny, deres forventninger og hvordan de ser for seg fremtidens SSB.
Under presentasjonen har de nyansatte en dialog med topplederne, hvor topplederne kommenterer eller stiller spørsmål tilbake. Tidligere har de også god erfaring med paneldebatt hvor de nyansatte har forberedt spørsmål og hvor topplederne svarer ut.
— Jeg må innrømme at stemmingen er litt nervøs hos de nyansatte før presentasjonen, men spørsmål og gode kommentarer fra topplederne gjør at arenaen føles trygg når de først kommer i gang, sier Kari Lagertha Gjelsnes, som også selv har vært deltaker på nyansattkurset.
Den åpne dialogen mellom de nyansatte og toppledelse er unik, og HR-sjef, Inger Kristine Harnæs, mener at suksessfaktorene er fokuset på trygge og gode rammer gjennom kurset og at ledelsen viser ekte engasjement og nysgjerrighet.
— Denne oppgaven viser seg å være like engasjerende for både de nyansatte og toppledelsen. Utrolig gøy å se på hvordan topplederne sitter fremoverlent med fullt fokus, lytter og noterer ned innspillene som kommer, fortsetter Kari Lagertha Gjelsnes.
SSB sprer og bruker tilbakemeldingene fra de nyansatte
SSB oppsummerer innspillene og erfaringene som de nyansatte kommer med, og denne oppsummeringen gjøres tilgjengelig både for toppledelsen og mellomlederne.
— Å slippe til de nyansatte, for så å dele dette med resten av virksomheten, bidrar til innovasjon og utvikling, og motiverer toppledelsen når de ser alle de engasjerende innspillene, sier Anne Karine Stensvik.
De skriver også en intranettartikkel slik at alle ansatte kan få med seg innholdet i nyansattkurset og innspillene fra de nyansatte.
— Vi ser at presentasjoner fra nyansattkurset også er relevant for andre i virksomheten. Noen av de nyansatte blir invitert til andre interne møter i virksomheten for å vise frem sine innspill og refleksjoner, blant annet på samlinger for mellomlederne, sier Anne Karine Stensvik.
Fysiske arena fungere best for nyansattkurs
SSB bruker en del ressurser på planleggingen og gjennomføringen av nyansattkursene. De har dedikerte ressurser i HR, og kursene utvikles stadig etter hvilke erfaringer de gjør seg.
HR opplever at de aktivitetsbaserte oppgavene og graden av involvering under kurset, bidrar til at de nyansatte blir kjent på tvers i virksomheten. De får delt erfaringer, knyttet kontakter og blir fremtidige ressurser for hverandre. Å danne nettverk på tvers er et av målene med kurset, og HR opplever stadig at de nyansatte gir tilbakemeldinger om at de har fått flere kontakter.
Under pandemien har SSB måttet gjennomført nyansattkurs digitalt, som de oppgir som klart bedre enn ikke å ha nyansattsamlinger. Siden fremtiden per nå er uforutsigbar, jobber de også med å få plass gode alternativer digitalt, blant annet gjennom å teste ut alle muligheter i Teams og andre verktøy.
Samtidig erfarer SSB at fysiske nyansattkurs gir større verdi enn de digitale. Deltakerne som deltok på den fysiske samlingen oppgir at de gjerne vil samles fysisk igjen så snart dette er mulig.