Ny rapport: Åtte læringspunkter for statlige arbeidsgivere etter pandemien

Rapporten finner du her (regjeringen.no)

Rambøll har på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet undersøkt hvordan omstilling og fleksibilitet har vært i 15 statlige virksomheter under pandemien. 19. mai presenterte de hovedfunnene i rapporten «Omstilling og fleksibilitet i staten i en krisesituasjon» med undertittel «Ikke la en krise gå til spille» på Kommunal- og moderniseringsdepartementets nettseminar om arbeidsgiverpolitiske temaer.

Se opptaket fra seminaret  (regjeringen.no)

Viktig kunnskapsgrunnlag for fremtidens arbeidsliv

Formålet med undersøkelsen har vært å bidra til å forberede statlige arbeidsgivere på fremtidige kriser, fremskaffe viktig kunnskapsgrunnlag for fremtidig arbeidslivspolitikk, og ikke minst identifisere det arbeidsgivere har lært, som er verdt å videreføre i en ny normalsituasjon.

– Rapporten viser at staten i stor grad har lyktes med å ivareta kritiske funksjoner til tross for en langvarig og krevende krise. Jeg er stolt over den innsatsen mange virksomheter og ansatte i staten har gjort under pandemien, sier Nikolai Astrup, kommunal- og moderniseringsminister (H) i en pressemelding på regjeringen.no.

Kommunikasjon og samarbeid

Samarbeidet mellom ledelse og tillitsvalgte trekkes frem som viktig under pandemien.. Virksomheter som allerede hadde et tett samarbeid med tillitsvalgte, klarte å involvere de tillitsvalgte på en effektiv måte og kom i en posisjon der de effektivt fikk fattet gode beslutninger.

Et stort behov for god kommunikasjon går igjen i funnene for kartleggingstemaene.

Kartleggingstemaer i rapporten har vært:

• Krisehåndtering versus ordinær drift
• Behov for omstilling
• Ledelse
• Hjemmekontor
• Nye digitale arbeidsformer og møteformer
• Samhandling og samarbeid
• Innovasjon
• Statens rammeverk
• Arbeidsmiljø og HMS

Under redegjør vi kort for funnene og læringspunktene rapporten fremlegger:

1. Styrke virksomhetens evne til å improvisere

Mange virksomheter opplevde at beredskapsplanene de hadde lagt før pandemien ikke strakk til. Flere nevner at det blir viktig å inkludere scenariotenkning i fremtidig strategisk arbeid.

2. Mer fleksibel arbeidstid – et gode og en utfordring

Endringene i statens rammeverk knyttet til arbeidstid, oppleves hensiktsmessig av virksomhetene. Den nødvendige «normaliseringen» av å jobbe hjemmefra oppfattes også i utgangspunktet som positivt. Begge deler har bidratt til mer fleksibilitet og gjort at virksomhetene kunne legge til rette for individuelle tilpasninger.

Samtidig opplever både arbeidstaker og arbeidsgiver det utfordrende å sette grenser for arbeidstid og privatliv og jobb.  

Rapporten sier at fleksibiliteten i rammeverket derfor må avgrenses på en måte som ivaretar balansen mellom den ansattes behov for et skille mellom privat- og arbeidsliv, og virksomhetens behov for tilstedeværelse og produksjon.

3. En mer åpen og fleksibel tilnærming til oppgaveløsning

Mange virksomheter sier at det var viktig med åpenhet og fleksibilitet for å løse nye oppgaver. Flere måtte omrokere ansatte internt. Dette kunne være krevende fordi de ansatte måtte tilegne seg ny kompetanse veldig raskt.

Rapporten mener at statlige virksomheter kan dra nytte av denne erfaringen når det nærmer seg en normalsituasjon. Det handler om å bryte med de etablerte måtene å jobbe på, og ikke minst hvordan virksomhetene innad og på tvers har satt sammen folk med ulike kompetanser for å løse utfordringer og finne mulighetsrom under pandemien.

4. Øke bevisstheten rundt lederrollen

Krisen har hatt stor innvirkning på lederrollen. Spesielt mellomlederne har hatt høy arbeidsbelastning, behov for omprioriteringer i lederoppgaver, og endringer i dialogen med ansatte.

Med endringer i hva, hvordan og hvor vi jobber, har ledere på ulike nivåer fått øvelse i å utøve sin rolle basert på mer tillit og mindre kontroll. Rapporten sier at statlige virksomheter bør ta med seg denne læringen videre i kompetanseplanlegging og rekruttering, samt at sentralt hold bør understøtte med relevante anbefalinger og kompetansehevende tiltak for ledere.

Blant lederegenskaper som ble trukket frem som særdeles viktige under pandemien:

• Tillitsbasert ledelse
• Myndiggjørende ledelse
• Relasjonsbygging
• Tilstedeværelse
• Kommunikasjon
• Omstillings- og endringsledelse
• Være åpen på usikkerheter
• Tørre å ha dialog før man vet hva løsningen er
• Kriseledelse
• Fjernledelse
• Situasjonsbetinget ledelse

5. Forventninger om fortsatt fleksibilitet

Virksomhetenes erfaringer har påvirket hvordan de tenker rundt fremtidens arbeidsplasser. Både virksomhetsledere, HR-ledere og tillitsvalgte forteller at det forventes at virksomhetene velger en form for hybridløsning mellom arbeid på det fysiske kontoret og digitalt arbeid fra hjemmekontoret fremover.

Særlig de tillitsvalgte forteller at ansatte flest setter pris på fleksibiliteten og autonomien som hjemmekontoret gir. Samtidig er de fleste virksomhetslederne tydelige på at det fysiske kontoret skal være hovedarbeidsplassen.

Rapporten skriver at det kreves nøye planlegging for å iverksette fremtidige hybridløsninger.

Virksomhetene må fremover vurdere hvordan de kan legge til rette for et godt arbeidsmiljø både på arbeidsplassen og på hjemmekontoret, fysisk og psykisk. På kontoret vil det i tillegg kunne dukke opp noen logistikkutfordringer for dem som har åpne landskap, få møterom og møterom som ikke er godt egnet for deltakelse både fysisk og virtuelt.

6. Tilrettelegge for økt digital modenhet

Statlige virksomheter hadde svært ulike utgangspunkt når det gjaldt teknisk infrastruktur, samhandlingsløsninger og de ansattes digitale modenhet i starten av pandemien.

De som hadde systemer på plass, lyktes bedre i å omstille seg raskere, disponere ressurser og mobilisere ansatte og motivere dem til ekstra innsats i den lange og krevende perioden pandemien har blitt.

Manglende digitale verktøy, som kan tilrettelegge for sømløs samhandling og problemløsing, har bremset opp samarbeid og utviklings- og innovasjonsarbeid i mange virksomheter.

Rapporten skriver at virksomhetene derfor bør sette mer inn på å øke den digitale modenheten.

7. Mer effektiv, inkluderende og grønn møtevirksomhet

Flere virksomheter har opplevd at digitale møter har gjort møtevirksomheten effektiv, inkluderende og grønnere.

Flere mener at de vil reise mindre for møtevirksomhet når vi er tilbake i en normalsituasjon.

8. Synliggjøre virksomhetens samfunnsoppdrag

Flere som er blitt intervjuet i rapporten sier de opplever at virksomhetens samfunnsoppdrag er blitt tydeligere eksternt. Dette har igjen bidratt til økt motivasjon internt. Noen mener det er viktig å synliggjøre samfunnsfunksjonen også fremover med hensyn til både å rekruttere og beholde relevant kompetanse i staten.