Som hovedregel er det ikke innsynsrett i ansettelsessaker, men informasjon om hvem som har søkt en stilling skal være offentlig tilgjengelig. På denne siden svarer vi ut spørsmål om innsyn i ansettelsessaker.
Dokumentasjon som er del av en ansettelsesprosess i staten, kan som hovedregel unntas fra offentlig innsyn. Det er imidlertid gjort noen unntak.
- Søkerlister etter offentleglova § 25
- Innsynsretten for en søker som part i ansettelsesprosessen, jf forskrift til forvaltningsloven kapittel 5.
Søkerlister i staten er offentlige
Det skal settes opp en søkerliste så snart søknadsfristen har gått ut. Søkerlisten skal inneholde navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune for hver søker. Søkerlisten er offentlig og skal være tilgjengelig hos virksomheten som har lyst ut stillingen. Dette er regulert av offentleglova.
Søkeren har innsynsrett i ansettelsessaken (partsinnsyn)
Den som søker en stilling i staten, har rett til innsyn i flere opplysninger enn offentligheten. Hva slags informasjon de kan kreve innsyn i, er regulert i forskrift til forvaltningsloven §§ 15 til 19.
Hovedreglene er at søker til en stilling i staten har rett til innsyn i
- utvidet søkerliste (forskriften § 15), dvs. øvrige søkeres navn og alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet.
- opplysningene om seg selv i ansettelsesprosessen, inklusive dokumentasjon og gjengivelse av hva søkeren selv har sagt i et intervju (forskriften §§ 16 og 18)
- hvem som er innstilt til en stilling, samt rekkefølgen de er innstilt i (forskriften § 19)
- om det er foreligger dissens og antall stemmer hver av de innstilte søkerne har fått, jf § 19, annet ledd.
- faktaopplysninger en tidligere arbeidsgiver kan ha gitt, for eksempel antall år/periode vedkommende har arbeidet der.
Søkeren har ikke rett til innsyn i vurderinger om seg selv som tilsettingsorganet, innstillingsmyndigheten eller noen som forbereder saken for disse har gjort, jf forskriften § 16.
Spørsmål og svar om innsyn i ansettelsessaker
Har en søker (part i saken) rett til innsyn i hvilke kandidater som er vurdert videre til førstegangsintervju?
Forvaltningsforskriften angir de spesifikke opplysninger en part kan få innsyn i. Reglene sier ikke noe om at en part har rett til innsyn i opplysninger om hvem som er vurdert. En part har derfor ikke rett til innsyn i denne type opplysninger.
En kandidat som ikke fikk jobben, ønsker innsikt i søknadene til de innstilte kandidatene. Kan vi gi personen innsyn?
Ja, hovedregelen er at vedkommende kan gis innsyn i søknader og attester utgangspunktet, jf forskrift til forvaltningsloven § 17. Slike opplysninger kan likevel holdes tilbake dersom de er uten betydning for avgjørelsen jf. forskrift til forvaltningsloven § 17 jf. forvaltningsloven § 18.
Utgangspunktet er at dere kan gi innsyn i rene faktaopplysninger om andre innstilte søkere. Vurderinger som er del av innstillingen, er da i utgangspunktet utenfor det som kan kreves innsyn i. Dere er nærmest til å vurdere hva dere kan gi innsyn i innenfor disse rammene
Siden forvaltningsloven med forskrifter, som regulerer partsinnsyn, er spesialbestemmelser, vil disse gå foran eventuelle bestemmelser i personvernlovgivningen.
En søker har bedt om innsyn i «søknadene med vedlegg til den eller de som er innstilt og den søkeren som er ansatt». Er dette også attester?
Ja, dette er en del av det såkalte partsinnsynet, som er spesielt regulert for ansettelsessaker i forvaltningslovforskriften § 17. Vær imidlertid klar over at noen slike vedlegg kan inneholde sensitive opplysninger som kan unntas etter forvaltningsloven § 19. Dette gjelder også selve søknaden.
En søker ønsket å ikke være offentlig og trakk søknaden da vi ikke aksepterte ønsket. Skal personen likevel være oppført på den utvidede søkerlisten som de andre søkerne har rett til å se?
Når en søker trekker søknaden, så faller også formålet med partsinnsyn bort. Hadde søknaden blitt stående, ville imidlertid reglene om partsinnsyn gjort seg gjeldende og de andre søkerne kunne fått innsyn i denne (men altså ikke allmenheten).
Dersom noen ber om om utvidet søkerliste etter at kandidater har trukket seg, skal det lages en ny utvidet søkerliste istedenfor å opplyse om at den og den har trukket sin søknad?
Grunnlaget for partsinnsyn vil bortfalle dersom en kandidat trekker seg fra
prosessen. Det er da fullt mulig å lage en ny utvidet søkerliste, så lenge det framgår av den offentlige søkerlisten at kandidaten har trukket søknaden.
En søker har bedt om ikke å komme på den offentlige søkerlisten på grunn av sin etnisitet. Er dette en gyldig begrunnelse for ikke å bli ført opp?
Nei. En søker kan ikke unntas offentlig søkerliste med en generell henvisning til etnisitet. Et utenlandsk navn kan muligens antyde en etnisk tilknytning, men dette er ikke nok til at navnet skal unntas søkerlisten. En offentlig søkerliste skal imidlertid ikke inneholde opplysninger om etnisitet da dette er en sensitiv personopplysning.
Kan en søker be om innsyn i personlig omtale og referanseomtaler om andre søkere?
En søker (en part) har krav på å få se faktiske opplysninger og rekkefølge på innstillingen. Søkeren har ikke krav på å å få se dokument som inneholder begrunnelsen fra innstillingsmyndigheten.
Kan en søker som ikke er innkalt til intervju få partsinnsyn i en ansettelsessak?
Ja, alle søkere til stillingen er parter i saken og vedkommende har rett til å be om innsyn etter reglene i forvaltningslovforskriften kapittel 5.
Vi sender alltid utvidet søkerliste, innstilling og lønnsnotat til ansettelsesrådet. Hvilke paragraf er korrekt å benytte for å unnta disse dokumentene fra offfentligheten?
Hjemmel for innsyn i utvidet søkerliste finnes i forskrift til
forvaltningsloven (forskrift 15.12 2006 nr. 1456) § 15. Er den som ber om
innsyn ikke part i søkeprosessen, kan dere nekte innsyn med samme hjemmel
og begrunne dette med at vedkommende ikke kan regnes som part.
Skal protokollen fra ansettelsesrådet med opplysninger om lønn og rekkefølge i innstillingen skjermes for innsyn?
Selve vedtaket om hvem som blir ansatt i stillingen, og informasjon om lønnsplassering til den som ble ansatt, skal være offentlig tilgjengelig. Rekkefølgen på innstillingen kan unntas offentlighet.
Har en kandidat som trekker søknaden sin etter søknadsfristen rett til å kreve og bli anonymisert på den offentlige søkerlisten?
For at en søker til en stilling ikke skal bli registrert på en offentlig søkerliste, er det en forutsetning at vedkommende trekker søknaden før søknadsfristen. Det er kun i de tilfeller søker ber om å bli anonymisert - og dere finner at det finnes grunnlag for dette knyttet til "særleg offentleg interesse til stillinga" - at en søker kan anonymiseres. En søker kan også trekke sin søknad etter at ansettelsesvedtaket er fattet og vedkommnede ikke ble ansatt, men vedkommende vil uansett stå registrert på søkerlisten som søker.
Vi har fått innsynsbegjæring i en jobbsøknad som kom etter søknadsfristens utløp. Er selve datoen for når søknaden ble sendt noe man har rett til innsyn i?
Dersom innsynsbegjæringen kommer fra en annen søker på stillingen, gjelder forvaltningslovforskriften kap. 5. En annen søker på stillingen har i dette tilfelle rett til å få den aktuelle opplysningen da det faller inn under sakens dokumenter. En part har med de begrensninger som følger av forvaltningsloven § 19 rett til å gjøre seg kjent med dokumenter i saker om tilsetting etter § 15 til § 19 i forvaltningslovforskriften.
Kommer innsynsbegjæringen fra andre enn søkere til stillingen, kan du unnta søknaden.
Vi har en kandidat som ikke har gått videre til andre intervjurunde. Nå ønsker vedkommende å få vite hvem som har gått videre. Kan vi oppgi det?
Etter reglene om partsinnsyn har ikke en søker/part noe krav på å få vite hvem som går videre til annengangsintervju. Det er imidlertid ikke noe i veien for at en arbeidsgiver kan oppgi dette etter egen vurdering.