I endring er det viktig å bygge endringskapasiteten. Som HR og som mellomleder har du en spesielt viktig rolle i å planlegge gjennomføringen av endringen.
Hvor starter du og hva gjør du?
- Detaljert handlings- og tidsplan: Det er vanlig at HR lager detaljert handlings- og tidsplan for alle aktiviteter. Planen skal vise hvordan ansatte vil bli påvirket, og hvordan lederne skal gjennomføre omstillingen.
- Partene bør drøfte handlingsplanen. HR bør involvere vernetjenesten på tiltak som har med arbeidsmiljøet å gjøre.
- Opplæringsbehov og kompetanse: Virksomheten må vurdere opplæringsbehovet og sikre at alle involverte har kompetansen de trenger for å gjennomføre endringene. Dette gjelder ledere, tillitsvalgte, vernetjenesten, eventuelt ansettelsesrådet og øvrige medarbeidere. Denne oppgaven utføres gjerne av HR.
- Lik og riktig informasjon : For å sikre lik og riktig informasjon bør HR lage informasjonspakker med støttemateriell for ledere og alle involverte. Det kan være presentasjoner for seksjonsmøter, veiledere for ledere og medarbeider osv.
- Fortløpende informasjon: Virksomheten må informere hele organisasjonen fortløpende om arbeidet og planene som pågår. Gi lederne informasjonen først, slik at leder er forberedt og kan svare på spørsmål.
- Kommunikasjonskanaler: Du bør skape kommunikasjonskanaler hvor ansatte til enhver tid kan stille spørsmål og få raske svar. Dette gjøres av kommunikasjonsenheten, gjerne sammen med HR.
- Felles maler og verktøy: Hvis mellomledere skal gjennomføre kartlegginger eller individuelle samtaler, må du i HR lage felles maler og verktøy. Alle aktiviteter skal gjennomføres i tråd med handlingsplanen som er drøftet med tillitsvalgte.
- Risikovurdering: Du må fortløpende vurdere og rapportere på eventuelle risikoer ved gjennomføringen. Utarbeid en egen risikoanalyse som oppdateres gjennom hele prosessgjennomføringen.
- Beslutningsgrunnlaget må vurderes : Om det kommer nye opplysninger og nye behov i kartlegginger, så bør HR rapportere disse til virksomhetsleder slik at beslutningsgrunnlaget kan vurderes på nytt.
Involvering og informasjon
Involvering
Ta med ledere i planleggingen av prosesser og verktøy som du i HR lager. Da sikrer du at de involverer seg og at riktige tiltak blir truffet. Spør hva de trenger støtte til. Eksempler på opplæring kan være «rett og plikt» ved aktuelle endringer, eller at de trenger å øve på å ha innplasseringssamtaler og omplasseringssamtaler.
Drøfte ulike sider av planleggingen med de tillitsvalgte. Dette gir deg nyttige innspill og det vil gjøre at du i din HR-rolle forankrer prosessen.
Om arbeidsmiljøet blir påvirket under omstillingen, er det viktig at du samarbeider godt med vernetjenesten.
Informasjon
Å samarbeide tidlig med kommunikasjonsavdelingen, tillitsvalgte og vernetjenesten om informasjonsmateriell og informasjonskanaler er lurt.
Ha en tydelig og forutsigbarg plan som ledere og tillitsvalgte er kjent med. Ved endringer som skaper stor utrygghet, er det avgjørende å informere hyppig og til faste tidspunkt, helst på ukesbasis.
Du må informere tidlig om hvordan endringene konkret vil påvirke medarbeidere, og si at dere vil sikre gode prosesser som ivaretar medarbeidernes rettigheter. Det er også viktig å informere når det ikke er noe nytt i saken. Da unngår du utrygghet og at det etablerer seg uriktig informasjon i organisasjonen.
Støtte
Ledere og medarbeidere kan trenge støtte når de skal gjennomføre endringer, avhengig av omstillingens omfang.
Ledere og medarbeidere kan trenge støtte når de skal gjennomføre endringer, avhengig av omstillingens omfang.
Støtten kan bestå av både interne og eksterne ressurser. Ikke undervurder verdien av egen kunnskap om organisasjonen og den læringen det gir. Hvis du vil bruke eksterne rådgivere i gjennomføringen av omstillingen, bør du vurdere roller og ansvar nøye.
Se hvordan dere best kan ivareta og samtidig ruste ledere, tillitsvalgte og medarbeidere som får ekstra mye å gjøre Ledere spesielt må være forberedt på at det kan komme sterke reaksjoner fra medarbeidere, og leder må vite hvordan dette bør håndteres.
Om det er ledere som i vesentlig grad er berørt av omstillingen, kan det være fornuftig å se på om andre enn dem bør gjennomføre omstillingen.
I større omstillinger kan det være hensiktsmessig å ha en egen prosjektleder. Dette kan sikre at omstillingen blir holdt godt i, og at du i HR samtidig får gjort de løpende oppgavene.