Mange ledere synes det er vanskelig å ta opp det som er utfordrende med sine medarbeidere. Personalsaker oppstår som oftest fordi disse problemene ikke tas tak i, og over tid utvikler seg til større saker.
Å følge med og gripe inn raskt er et av de viktigste forebyggende grepene du som leder kan gjøre for å unngå at små problemer utvikler seg.
Ansvar for arbeidsmiljøet ligger både hos leder og arbeidsstaker
Som leder er du ansvarlig for et godt arbeidsmiljø og for at de ansatte har en adferd som er positiv for arbeidsmiljøet.
Arbeidstakeren på sin side skal utføre arbeidet sitt i tråd med arbeidsavtalen og virksomhetens retningslinjer. Hvis dette ikke skjer, må du handle. Ved å gå frem på en god, tydelig og ryddig måte vil de fleste saker bli løst lenge før det blir snakk om reaksjoner og personalsaker.
Råd om leders rolle i krevende samtaler
Hva kan lede til en personalsak?
Det kan være flere grunner til at du som leder kan få en personalsak eksempler kan være:
- dårlig utføring av arbeid som ikke endrer seg etter samtaler
- brudd på retningslinjer
- uakseptabel adferd
- påstand om trakassering
- mobbing
- lovbrudd
- personkonflikter
Leders ansvar og styringsrett
I rollen som leder har du plikt til å følge opp slike saker. Hva som er ditt ansvar og din styringsrett som arbeidsgiver, kan du lese mer i lenken:
Råd når du tror du kan få en personalsak
- Handle raskt. Ikke vent og se dersom en medarbeider for eksempel ikke utfører arbeidet på en tilfredsstillende måte
- Ta raskt kontakt og forsøk å finn en løsning sammen med medarbeider.
- Tenk på måten du kommuniserer på, den vil ha stor betydning for resultatet.
- Gjør gode forberedelser.
- Gjør deg opp en mening om hva du vil ha ut av møtet med medarbeideren.
- Lag en plan for videre arbeid og følg opp.
- Sørg for å evaluere underveis. Ikke glem å evaluere deg selv og ditt eget ståsted.
- Ha dokumentasjon på hele løpet. Krever saken formelle reaksjoner, er det viktig å ha dokumentert den godt underveis.
Slik går du riktig fram i personalsaker
Se stegene du skal ta når du faktisk får en personalsak du må løse.
Rutiner for å forebygge personalsaker
For å forbygge krevende personalsaker bør virksomheten ha rutiner for hvordan de skal håndtere slike saker. Du må også følge regelverket. Arbeidsmiljøloven § 4, nummer 3 stiller krav til at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas.
Som leder og arbeidsgiver må du huske at arbeidstakeren det er snakk om, også har medbestemmelse i saken.
Hvordan gripe an vanskelige samtaler?
Å tenke gjennom krevende samtaler på forhånd er lurt. Vi har et e-læringskurs på Læringsplattformen som nettopp gir deg som leder realistisk trening.
HRs ansvar er å jobbe forebyggende med å minne ledere om viktigheten av å ta tak i problemene når de oppstår. Innholdet i denne saken kan du dele med ledere i din virksomhet.