Nå skal du finne den best kvalifiserte kandidaten ut fra kravene som står i stillingsannonsen, og du skal bruke vurderingsmetodene du valgte i jobbanalysen.
I vurderingsfasen skal du finne ut om søkerne fyller kravene du har stilt i utlysningsteksten.
- Start med å ta bort søkere som ikke fyller må-kravene i stillingsannonsen. Disse er ikke kvalifisert.
- Send et hyggelig og saklig avslag med en forklaring om hvorfor de ikke går videre i prosessen.
Når du har mange kvalifiserte kandidater
Når du har mange kvalifiserte søkere som fyller må-kravene, kan du ikke invitere alle videre i prosessen. Prioriter kandidatene basert på hvor godt de oppfyller kvalifikasjonskravene.
For å få en enklere og mer effektiv prosess, anbefaler vi deg å jobbe med innstilingen underveis mens du vurderer kandidatene. Innstilingen er et internt dokument du skal sende til ansettelsesrådet i virksomheten med din vurdering av hvem du ønsker å ansette.
Mer om dette finner du under fasen Innstilling.
- Du må vurdere hvilken av de kvalifiserte søkerne som best oppfyller kravene du har satt i stillingsannonsen, og ta disse med videre i prosessen.
- Du kan prioritere de kvalifiserte kandidatene på flere måter. Å bruke screeningsspørsmål eller å gjennomgå CV er vanlige metoder.
- Har du fått kvalifiserte søkere som har krysset av og oppgir å ha innvandrerbakgrunn, hull i CV-en eller nedsatt funksjonsevne? Det er et krav i staten at minst en fra hver gruppe skal innkalles til intervju. Dette kalles positiv særbehandling. Mange virksomheter har satt seg egne, høyere mål. Du bør sjekke virksomhetens personalreglement eller HR om dere har satt ytterligere krav til å kalle inn kandidater innenfor denne målgruppen.
I filmen under forteller Fafo-forskere hvorfor du bør legge vekt på det viktigste når du skal velge ut rette kandidater. Du kan også gå gjennom refleksjonsspørsmålene til filmen for å få tips om hvordan du vurderer kandidatene bedre.
Se filmen Legg vekt på det viktigste
Refleksjonsspørsmål til filmen «Legg vekt på det viktigste»
- Hvor treffsikker er din egen vurderingsevne av medarbeidere du har ansatt?
- Hvordan bruker du informasjon du har samlet inn via søknad, CV, evnetester, personlighetstester, caseløsning, referanser eller jobbintervju? Hvordan systematiserer du all den informasjonen du får om kandidatene?
- Hvordan unngår du å bruke informasjon om en kandidat til å legitimere beslutninger basert på magefølelse?
- Hva er den viktigste egenskapen du ser etter? Klarer du å tillegge den størst vekt?
Intervju, vurdering og møte med kandidatene
Etter at du har gått gjennom søkerbunken, må du sikre deg ytterligere informasjon for å finne den best kvalifiserte kandidaten. Det gjør du ved å bruke vurderingsmetodene du valgte i jobbanalysen.
- Bruk de samme vurderingsmetodene på alle kandidatene slik at du behandler alle likt.
- Bruk en intervjuguide om du velger intervju som metode. Dette strukturer intervjuet slik at du sikrer et mer objektivt vurderingsgrunnlag og lik vurdering av alle. Du finner to intervjuguider øverst på denne siden.
- Finn ut hvem og hvor mange du skal ha med deg i intervjuene. Fagpersoner kan være viktige sparringspartnere for deg i vurderingen av kandidatene. Pass på at dere ikke er for mange.
- Gi tillitsvalgte anledning til å delta i intervjuer om dette er rutine eller står i personalreglementet. Rollen til tillitsvalgte som deltar i et intervju er å bidra til en åpen og forsvarlig saksbehandling.
- Bruk forskningsbaserte tester tilpasset norske forhold, om du velger å bruke tester, for eksempel DNV-sertifiserte verktøy. Sørg for at samtlige kandidater få samme type test.
- Gjør du en referansesjekk, må du huske at det er kravene i stillingsannonsen som skal vurderes av referansene, og ikke nye forhold. Husk systematikk og likebehandling også ved bruk av denne metoden.
Følg kvalifikasjonsprinsippet
Kvalifikasjonsprinsippet i staten betyr å finne den best kvalifiserte kandidaten.
FILM: Dette er kvalifikasjonsprinsippet
Dette gjør du ved å vurdere kandidatene etter kravene i stillingsannonsen på utdanning, erfaring, og personlige egenskaper. For eksempel er ikke en søker med doktorgrad mer kvalifisert enn en med mastergrad, hvis du har satt mastergrad som krav i stillingsannonsen.
En måte å poengsette kravene i utlysningsteksten, kan være en vurderingsmatrise som denne under:
Hold hodet kaldt når du skal velge riktig kandidat
Om du ikke har en strukturert vurdering, er det lett å følge magefølelsen, la seg blende av en hyggelig kandidat og glemme kravene du har satt i stillingsannonsen. Få tips til å holde hodet kaldt i filmen:
Refleksjonsspørsmål til filmen «Hold hodet kaldt»
- Kjenner du deg igjen?
- Hvor mye vekt la du på personlig egnethet forrige gang du ansatte noen? Hvordan hadde du definert personlig egnethet?
- Hvordan vurderer du personlig egnethet i intervjusituasjoner? Hvordan måler du initiativ, ydmykhet, hel ved eller en som tør å utfordre?
- Hvor mye betyr håndtrykket for deg i vurderingen av en kandidat du møter i intervjusituasjon?
- Hvilke tegn synes du forteller mest om en kandidat?
- Hvordan påvirker ytre faktorer (utseende, synlig funksjonsnedsettelse, innvandrerbakgrunn og liknende) hos en kandidat din vurdering