I vurderingsprosessen har du fått informasjon om alle kandidatene. Nå skal du lage en prioritert rekkefølge for hvem du ønsker å ansette. Det gjør du i en innstilling som skal behandles av ansettelsesrådet i virksomheten.
Hva er en innstilling?
Alt du gjør i rekrutteringsprosessen skal stå beskrevet i en innstilling. I innstillingen skriver du hvordan du vurderer alle søkerne opp mot kravene i stillingsannonsen. For dem som har vært til intervju, beskriver du vurderingen av kandidaten nærmere.
Innstilingen er et internt dokument som du sender til ansettelsesrådet i virksomheten, med din vurdering av hvem du ønsker å ansette. Om du som leder selv skal rekruttere, og sitter i ansettelsesrådet, skal du gi et «forslag til ansettelse». Teknisk sett kan dette løses med å endre navnet på dokumentet fra «innstilling» til «forslag til ansettelse», eller som i malen du finner øverst på denne siden.
Normalt er det et ansettelsesråd eller styre som på bakgrunn av din innstilling beslutter hvilken søker som skal få tilbud om stillingen. En annen ordning skal eventuelt fremgå av personalreglementet i virksomheten din.
For ansettelser i departementene, skal det det være et innstillingsråd. Det er da dette rådet, og ikke stillingens nærmeste leder, som utarbeider innstillingen til ansettelsesrådet.
Innsyn i innstillinger
Det er ingen rettslige krav til hvordan innstillingen skal se ut, men det er grunnleggende at saksbehandlingen viser hvordan du har ivaretatt kvalifikasjonsprinsippet i statsansatteloven § 3 på best mulig måte. Innstillingen du skriver må tåle innsyn og være etterprøvbar.
Søkerne til stillingen har rett til innsyn i hvem som er innstilt og rekkefølgen på disse.
På denne siden kan du lese mer om innsyn i søkerlister og innstillinger.
Hvordan skrive innstillingen?
For at du skal få lage en god innstilling, har vi satt opp noen punkter for fremgangsmåte nedenfor.
Sett opp innstillingen slik at ansettelsesrådet slipper å lese seg gjennom hele søknadsbunken for å kunne vurdere om ditt valg av kandidat er i tråd med kvalifikasjonsprinsippet og andre relevante bestemmelser.
Innhold i innstillingen
Innstillingen bør inneholde
- hvor mange som har søkt
- hvilke krav som sto i stillingsannonsen
- hvilke vurderingsmetoder du har brukt
- hvilken vurdering du har gjort av søkerne
Bruk resultatene fra vurderingsmetodene for å vise at kandidatene oppfyller kravene. Ikke la magefølelsen styre – bruk dataene du har samlet inn.
Søkere i prioriterte grupper
Hvis noen har krysset av for innvandrerbakgrunn, hull i CV-en eller nedsatt funksjonsevne, må du omtale dem spesielt. Skriv hvor mange det gjelder, hvem som ble innkalt til intervju, hvem som ikke ble det – og hvorfor.
Poeng og rangering av kandidater
Få oversikt over poengene du har gitt kandidatene. Bruk disse til å rangere dem i prioritert rekkefølge. Husk at den du liker best, ikke nødvendigvis er best kvalifisert. Du må forklare tydelig hvorfor kandidaten du har satt som nummer én, er den best kvalifiserte – basert på kravene i utlysningen.
Moderat kvotering
Hvis du har søkere med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en, kan du bruke moderat kvotering.
Det betyr at de kan innstilles foran en annen kandidat hvis de er like godt – eller nesten like godt – kvalifisert.
Prioritering i innstillingen
Sett kandidatene i rekkefølge etter hvem som er best kvalifisert. Forklar hvorfor, og vis at du følger kvalifikasjonsprinsippet. Alle som innstilles, har krav på stillingen. Hvis førstevalget takker nei, går tilbudet videre til neste på listen.
Videre prosess etter at du har skrevet innstillingen
Innstillingen sendes ofte til HR, som sender den videre til ansettelsesrådet.
Det er vanlig at HR administrerer ansettelsesrådet.
Utsendelse av tilbud
Når ansettelsesrådet har behandlet innstillingen, og du har rekkefølgen på hvem som skal få tilbud om stillingen, kontakter du den høyeste prioriterte kandidaten. Vedkomne skal få et skriftlig tilbud på stillingen.
I tilbudsbrevet må du sette inn lønnstilbudet. Du må holde deg innenfor lønnsspennet for stillingen, altså det som står i stillingsannonsen. Lønnsforventninger avklares ofte under intervjuene i fasen for vurdering.
Du kan justere lønnen innenfor stillingens lønnsalternativer i inntil ett år fra en arbeidstaker ble ansatt. Dette forutsetter at det er dekning på budsjettet. Her er det viktig å se til virksomhetens lønnspolitikk eller avklare med din egen HR-enhet.
Når tilbudet er akseptert, sender du ut en arbeidsavtale.
Ta vare på kandidatene som får avslag
Det er viktig å gi avslag til kandidater som ikke får tilbud om stillingen på en profesjonell og god måte. Dette er god arbeidsgiverprofilering av virksomheten – og i forlengelse staten.
- Du bør sende avslag til de andre kandidatene så snart tilbudte kandidat har undertegnet tilbudet.
- Kandidatene har investert tid og innsats i å søke jobb hos deg, og du bør derfor gi tilbakemelding som god avrunding på rekrutteringsprosessen. Det kan være fint å ringe kandidatene som har vært med helt inn i sluttfasen av prosessen, men som ikke nådde opp. Gi dem gjerne en forklaring på hvorfor de ikke fikk tilbudet. Tilbakemeldingen på hvorfor de ikke nådde opp, skal beskrives ut ifra kompetansekravene som kandidaten er blitt vurdert etter og som står i stillingsannonsen.
Pre- og onboarding av den nyansatte
Når din kandidat har undertegnet arbeidsavtalen, har du gjerne et vindu på tre måneder før personen starter hos deg. Bruk denne perioden aktivt!
Det er viktig at det nå ikke blir stille fra din side, men at du holder kontakt med din kommende medarbeider. Du får råd og tips til hvordan du kan holde kontakt og skape glede og forventinger til oppstart. På lenken under finner du verktøy som du kan ta i bruk.