Innstilling

Hva er en innstilling?

Hele rekrutteringsprosessen skal ende ut i en innstilling. I innstillingen beskriver du hvordan du vurderer alle søkerne opp mot kravene i stillingsannonsen.

Innstilingen er et internt dokument som du sender til ansettelsesrådet i virksomheten, med din vurdering av hvem du ønsker å ansette. Om du selv sitter i ansettelsesrådet, skal du avgi et «forslag til ansettelse». I dette tilfellet vil det ikke foreligge en formell innstilling i saken. 

Normalt er det et ansettelsesråd eller styre som på bakgrunn av din innstilling beslutter hvilken søker som skal få tilbud om stillingen. En annen ordning skal eventuelt fremgå av personalreglementet i virksomheten din. For ansettelser i departementene, skal det det være et innstillingsråd. Det er da dette rådet, og ikke stillingens nærmeste leder, som utarbeider innstillingen til ansettelsesrådet.

Hva er et ansettelsesråd eller styre, og hvem sitter der?

Arbeidstakerne skal være representert i enten et ansettelsesråd eller et styre, og dette skal stå i virksomhetens personalreglement.

Det er vanlig at arbeidstakernes representanter blir valgt av de lokale arbeidstakerorganisasjonene. Representantene kan være tillitsvalgte, men de kan også velges blant andre ansatte.

Et ansettelsesråd skal bestå av like mange representanter for arbeidsgiversiden som for arbeidstakersiden. I tillegg velger arbeidsgiver hvem som er leder for ansettelsesrådet.

Ved behandling av ansettelsessaker i et styre skal det være minst to representanter fra arbeidstakerne.

Hvem representerer de tillitsvalgte i ansettelsesrådet eller styret?

Ifølge statsansatteloven skal arbeidstakerne være representert i saker som gjelder ansettelse. Arbeidstakerorganisasjonene utpeker arbeidstakerrepresentantene til ansettelsesrådet.

I praksis vil det ofte være tillitsvalgte som er arbeidstakerrepresentantene. De tillitsvalgte representerer da alle arbeidstakerne, inkludert søkerne, uavhengig av deres fagorganisering.

Innsyn i innstillinger

Det er ingen rettslige krav til hvordan innstillingen skal se ut, men det er grunnleggende at saksbehandlingen viser hvordan du har ivaretatt kvalifikasjonsprinsippet i statsansatteloven § 3 på best mulig måte. Innstillingen du skriver må tåle innsyn og være etterprøvbar.

På denne siden kan du lese mer om innsyn i søkerlister og innstillinger.

Hvordan skrive innstillingen?

For at du skal få laget et godt grunnlag for hvem som er best kvalifisert for stillingen, har vi satt opp noen punkter for fremgangsmåte nedenfor.  

Sett opp innstillingen slik at ansettelsesrådet slipper å lese seg gjennom hele søknadsbunken for å kunne vurdere om ditt valg av kandidat er i tråd med kvalifikasjonsprinsippet og andre relevante bestemmelser. 

• I innstillingen bør du oppgi tall om søkermassen, kravene i stillingsannonsen, hvilke vurderingsmetoder du har brukt, og din vurdering av søkerne.  
• Bruk informasjonen du har fått fra vurderingsmetodene til å argumentere for at kandidatene oppfyller kravene i stillingsannonsen. Ikke la magefølelsen avgjøre prioriteringen din, men dataene fra vurderingsmetodene. 
• Søkere som har krysset av og som oppgir å ha innvandrerbakgrunn, hull i CV-en eller nedsatt funksjonsevne, må omtales spesielt i innstilingen. Du må oppgi antall søkere i denne målgruppen, hvem som er blitt innkalt til intervju, hvem som ikke er innkalt til intervju og hvorfor.  
• Få en oversikt over poengene som du har satt på kandidatene underveis i vurderingsprosessen. Bruk poengene til å oppsummere og rangere kandidatene i prioritert rekkefølge. 
• Kandidaten du liker best, er ikke nødvendigvis den som er best kvalifisert! Ifølge kvalifikasjonsprinsippet skal du tydelige argumentere for hvorfor kandidaten, som du har prioritert som nummer en, er den best kvalifiserte kandidaten i forhold til kravene stilt i utlysningsteksten. 
• Hvis du har søkere med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en, har du mulighet til å gjøre en moderat kvotering. De kan da innstilles foran en annen kandidat om de er likt eller tilnærmet like godt kvalifisert som personen som forbigås. 
• Sett opp kandidatene du velger å innstille i prioritert rekkefølge etter hvem du vurderer som best kvalifisert etter kravene i stillingsannonsen. Du må argumentere for dette i innstillingen, og vise at du ivaretar kvalifikasjonsprinsippet. Alle kandidatene du innstiller vil ha krav på stillingen. Om førsteprioritet avslår tilbudet, skal prioritert nummer to få tilbud om stilingen og så videre.   
• Innstillingen går ofte via HR i egen virksomhet, som igjen sender innstillingen for behandling i ansettelsesrådet. Ofte er det HR som administrerer ansettelsesrådet. 

Utsendelse av tilbud

Når ansettelsesrådet har behandlet innstillingen, og du har rekkefølgen på hvem som skal få tilbud om stillingen, kontakter du den høyeste prioriterte kandidaten. Vedkomne skal få et skriftlig tilbud på stillingen.

I tilbudsbrevet må du sette inn lønnstilbudet. Du må holde deg innenfor lønnsspennet for stillingen, altså det som står i stillingsannonsen. Lønnsforventninger avklares ofte under intervjuene i fasen for vurdering.

Du kan justere lønnen innenfor stillingens lønnsalternativer i inntil ett år fra en arbeidstaker ble ansatt. Dette forutsetter at det er dekning på budsjettet. Her er det viktig å se til virksomhetens lønnspolitikk eller avklare med din egen HR-enhet.

Mal for tilbud om stilling

Når tilbudet er akseptert, sender du ut en arbeidsavtale.

Mal for arbeidsavtale

Ta vare på kandidatene som får avslag

Det er viktig å gi avslag til kandidater som ikke får tilbud om stillingen på en profesjonell og god måte. Dette er god arbeidsgiverprofilering av virksomheten – og i forlengelse staten.

• Du bør sende avslag til de andre kandidatene så snart tilbudte kandidat har undertegnet tilbudet.
• Kandidatene har investert tid og innsats i å søke jobb hos deg, og du bør derfor gi tilbakemelding som god avrunding på rekrutteringsprosessen. Det kan være fint å ringe kandidatene som har vært med helt inn i sluttfasen av prosessen, men som ikke nådde opp. Gi dem gjerne en forklaring på hvorfor de ikke fikk tilbudet. Tilbakemeldingen på hvorfor de ikke nådde opp, skal beskrives ut ifra kompetansekravene som kandidaten er blitt vurdert etter og som står i stillingsannonsen.

Flere verktøy i innstillingsfasen

Hvordan få til elektronisk signering (digdir.no)

Når du har ansatt din kandidat, må denne få en god innfasing, eller onboarding, i virksomheten.