Ofte stilte spørsmål om arbeids- og fleksitid

Arbeidstaker kan ikke pålegges å arbeide fleksitid utover ordinær arbeidstid. Dersom en arbeidsgiver pålegger en arbeidstaker å arbeide utover ordinær arbeidstid, er dette overtidsarbeid etter fellesbestemmelsene § 13 i hovedtariffavtalene. Plusstid i fleksitid og overtidstimer skal holdes adskilt.

Avtalen om fleksibel arbeidstid i staten har som utgangspunkt at den ansatte avtaler med arbeidsgiver når opparbeidet plusstid skal avvikles. Det er ikke slik at arbeidsgiver ensidig kan bestemme tiden for avvikling av plusstid.  

Selv om du som arbeidsgiver ikke ensidig kan bestemme tiden for avspasering, bør du som arbeidsgiver ha dialog med arbeidstaker og finne den beste langsiktige løsningen. 

En arbeidstaker som er omfattet av fleksitidsavtalen har i utgangspunktet rett til å opparbeide seg plusstid, men det forutsetter jo at det er arbeid som kan utføres utover normal arbeidstid, og der det er behov for at det arbeides ut over ordinær arbeidstid.  

Som ledere må dere følge med på arbeidstiden til den enkelte medarbeider. Dere bør være oppmerksom på at praksis med å innvilge eller ikke innvilge avspasering kan påvirke de ansattes opplevelse av rettferdig behandling. Lag gjerne en oversikt over når det er mye å gjøre og når det er mindre å gjøre. Diskuter den med de ansatte og skap en forståelse for at dere må ta ansvar sammen.

En ansatt skal i utgangspunktet jobbe full dag før overtiden kan begynne. I mange statlige virksomheter innebærer det 7 timer og 45 minutter vintertid og 7 timer sommertid. Om du som arbeidsgiver tillater det, er det mulig å avspasere og jobbe overtid samme dag. Fleksitid er allerede opparbeidet og trekkes av tidsregnskapet.

Om en ansatt for eksempel har avspasert fra kl. 08:00-09:00, men så blir pålagt å arbeide ut over ettermiddagen, vil overtiden begynne å løpe kl. 15:45 om vinteren og 1500 om sommeren om virksomheten følger den arbeidstiden som er vanlig i mange statlige virksomheter.

Nei, arbeidsgiver har ikke anledning til å utbetale opparbeidet plusstid/fleksitid. Dette gjelder også i oppsigelsestiden.  Ved oppsigelse skal pluss eller minustid avvikles i oppsigelsestiden.

Det er tillatt å overføre 50 plusstimer til neste avregningsperiode. En avregningsperiode er fra 6 til 12 måneder. Det betyr at eventuelle overskytende plusstimer skal strykes uten noen form for kompensasjon ved avregningsperiodens slutt. 

Det står i særavtalen at det er et mål at plusstimer ikke strykes. Som arbeidsgiver har du ansvar for at medarbeidere får mulighet til å avspasere opparbeidet fleksitid. Det er ikke anledning til å utbetale økonomisk godtgjøring i stedet for avspasering av plusstid. Senest 4 måneder før avregningsperioden, skal arbeidsgiver og medarbeider lage en plan for avspasering av plusstid og gi medarbeidere mulighet til å avspasere. 

I de tilfeller der medarbeidere gjentatte ganger får strøket plusstimer over 50 timer, skal arbeidssituasjonen for vedkommende tas opp til vurdering mellom de lokale parter. 

Både medarbeideren og du som arbeidsgiver har et ansvar for at pluss- og minustimer avvikles. 

Avtalen sier at deltidstilsatte kan ta ut antall avspaseringstimer forholdsmessig etter avtalt stillingsprosent. Forutsetningen er at de ansatte har jobbet inn timene, altså har plusstid. En 100 prosent stilling gir rett på 180 timers avspasering per kalenderår. 60 prosent stilling har da 108 timer som kan avspaseres per kalenderår.

En ansatt kan avspasere deler av uken og allikevel jobbe overtid i helgen. Vel og merke om overtiden er pålagt. Arbeid utover avtalt arbeidstid må ikke gjennomføres uten at det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov for det (arbeidsmiljøloven § 10-6).

Nei, i denne perioden er det ikke anledning å opparbeide seg plusstid.  Mellom jul og nyttår begynner kontortiden kl. 10:00 der tjenesteforholdene tillater det.  

I sentraladministrasjonen er arbeidstiden inntil videre til kl. 12:00 jul- og nyttårsaften. 

Ja. En arbeidstaker kan ha fast arbeidstid på lørdag, men det følger at arbeidstaker da får en annen ukedag fri.

Det kan være flere grunner til at en ansatt går på kurs på en lørdag. Deltakelse på kurset må være avtalt med arbeidsgiver eller pålagt av arbeidsgiver. Dersom den ansatte er omfattet av særavtale om fleksibel arbeidstid i staten kan personen velge å registrere det som alminnelig arbeidstid i inntil fem timer. Dersom den ansatte er pålagt kursdeltakelse på en virkedag som i utgangspunktet ikke er arbeidsdag vil det være å anse som overtid.

 Ja, medarbeider kan opparbeide seg plusstid på samme dag som personen har vært hos legen eller har hatt permisjon for å amme. 

Eksempel: Ansatt med normal arbeidstid kl. 08:00 til kl. 1530 (7,5 time)  

Lege/tannlege eller ammepermisjon kl. 08:00 til kl. 10:00 

Til stede kl. 10:00 til kl. 16:00 

Vil gi arbeidstaker en halv time pluss/fleksitid 

Ja, det kan den ansatte. I særavtale om fleksibel arbeidstid i staten (pkt 4) er det oppgitt at pluss- og minustimer skal avvikles i oppsigelsestiden. Det er derfor viktig at du som arbeidsgiver tar en samtale med ansatte som har sagt opp om avspasering /opptjening av plusstid og lager en plan for dette.

Opparbeidet fleksitid kan ikke utbetales, men reisetid/overtid til avspasering kan utbetales.  God dialog om arbeidstid er derfor å anbefale i det daglige. Det er både arbeidstaker og arbeidsgivers ansvar for at pluss- og minustimer avvikles i oppsigelsestiden.

Avspasering skal avtales. Den ansatte har derfor ikke en ensidig rett til å bestemme når avspasering skal skje. Som leder må du ivareta de tjenstlige behovene og avveie dette opp mot arbeidstakers ønsker.

Et tips er å ta praten om oppsigelsestid og avvikling av plusstimer så raskt som mulig når oppsigelse er mottatt.

Den nye avdelingslederen må forholde seg til plusstimene. Den ansatte bytter kun avdeling, ikke arbeidsgiver.

Syk del av dag gir ikke plusstid.

 Ja. Særavtale om fleksibel arbeidstid i staten punkt 4. sier at minustimer over 10 timer medfører trekk i lønn.

Ved behov for redusert arbeidstid skal arbeidstaker søke permisjon.

Det er lurt å ta en prat med ansatte som har mye minustid og høre om hvorfor de er kommet i en slik situasjon.

Ved gjentakende eller særlig alvorlige brudd på avtalen, bør arbeidsgiver minne om arbeidsavtalens betydning og vurdere reaksjoner.

Tidsregistrering bør følges opp slik at det ikke utvikler seg til å bli så mye minus.

Mulig tilnærming kan være at den ansatte og nærmeste leder tar en samtale om dette. Kanskje er det spesielle grunner til at det har blitt sånn akkurat nå? Er det en mulighet å inngå en avtale med vedkommende om å arbeide inn disse minustimene igjen? Er det aktuelt å avtale redusert arbeidstid? Fins andre løsninger?  Leder bør i samtalen informere medarbeider om at det anses som brudd på den enkeltes arbeidsavtale, jfr Departementets kommentar nr 5 til i særavtale om fleksibel arbeidstid i staten pkt 4.

Ved gjentakende eller særlig alvorlige brudd på avtalen, bør arbeidsgiver minne om arbeidsavtalens betydning og vurdere reaksjoner.

Se gjerne DFØs digitale treningsarena for vanskelige samtaler som forberedelse til praten.

Etter arbeidsmiljølovens § 10-7 skal det foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet.
Det er ingen reguleringer i lov- og avtaleverket som gjelder spesifikt registrering av timer på prosjekter. Det er også lurt å sette seg inn i særavtale om lønns- og personalregistre (lovdata.no).

Som arbeidsgiver kan det være lurt å drøfte dette med de tillitsvalgte. De kan ofte gi nyttige innspill og kan kanskje også bidra med forståelse blant sine medlemmer om verdien av prosjektregistrering. En synliggjøring av gevinsten ved prosjektregistrering kan også virke motiverende for de ansatte.

Virksomheten kan selv velge tidspunkt for avregning av plusstid. Avregningsperioden kan ikke være under seks måneder og ikke over 12 måneder. Avregningsperiodens lengde avgjøres av arbeidsgiver etter drøfting med de tillitsvalgte.

Under pandemien skjøv mange virksomheter på avregningstidspunktet for fleksitid. Dersom virksomheten ønsker å gå tilbake til 31.12 som avregningstidspunkt, må endringen gjøres i to trinn. I første omgang må virksomheten drøfte med de tillitsvalgte om å sette avregning til 28. februar (det vil si seks måneder fra 31. desember) og så til 31. desember (det vil si en avregningsperiode på 10 måneder).