Å følge opp at medarbeiderne får tatt ut fleksitid er både et medarbeider- og lederansvar. Følger du som leder med jevnlig, sikrer at medarbeideres fleksitidskontoer går i balanse og får en god oversikt over ressurssituasjonen i enheten din.
Fleksitidsordningen i staten forutsetter balanse mellom arbeidstid og avspasering over tid. Ordningen er ikke ment som en oppsparing av arbeidstid, men som en løpende utjevning av arbeidsbelastning.
Som leder har du ansvar for å følge opp fleksitidssaldoen med medarbeiderne gjennom hele året slik at medarbeiderne unngår å få tidskontoer som blir krevende å håndtere ved avregningstidspunktet.
Flere årsaker til pluss- og minustimer på konto
Det kan være mange grunner til at noen medarbeidere har mange plusstimer eller minustimer.
Å følge med på dette gjennom året og planlegge med medarbeider hvordan dette tas ut, er god ressursplanlegging fra deg som leder.
Særavtalen fastsetter klare grenser:
- inntil 50 plusstimer kan overføres til neste periode
- plusstid utover 50 timer strykes
- inntil 10 minustimer kan overføres
- minustid utover dette kan medføre trekk i lønn
Pluss- og minustid krever aktiv håndtering
Regelverket forutsetter at du som arbeidsgiver legger til rette for at opparbeidet plusstid tas ut før avregning.
Det er ikke anledning til å utbetale kompensasjon for fleksitidstimer som står i fare for å bli strøket. Det derfor viktig at uttak av for plusstid ut over 50 timer blir planlagt avviklet før avregningstidspunktet i din virksomhet. Det samme gjelder for minustid. Dette skal du planlegge med arbeidstaker. Slik planlegging skal gjøres senest fire måneder før avregningstidspunktet.
Unødvendig arbeidsbelastning
Får dere en ubalanse i fleksitid i enheten, kan det påvirke dere gjennom redusert styring av kapasitet, og det kan påvirke arbeidsmiljøet og den enkelte medarbeider gjennom ulik arbeidsbelastning.
God praksis betyr at:
- plusstid planlegges tatt ut i god tid før avregning
- utvikling i tidskonto følges opp jevnlig
- årsaker til minustid avklares tidlig og håndteres før det blir avvik
- behov for innarbeiding eller eventuelt lønnstrekk vurderes konkret
Når fleksitidsordningen følges opp systematisk av deg som leder, gir den både fleksibilitet for den enkelte og bedre ressursutnyttelse for virksomheten. Avregningen blir da en bekreftelse på god praksis – ikke en korrigering av manglende oppfølging.