Kan tiden mellom akseptert jobbtilbud og første arbeidsdag utnyttes på en strategisk og effektiv måte av deg som rekrutterende leder? Svaret er ja. Perioden kalles preboarding.
Målet med preboarding er å få til en smidig innfasing av den nyrekrutterte og gi denne en effektiv og motiverende start.
At du som leder, eller dere som organisasjon, har fokus på preboarding bidrar til at den ansatte føler seg velkommen og verdsatt allerede før oppstart.
Formålet med preboarding
Å ha en preboardingsplan har flere klare fordeler for den som du nettopp har rekruttert. Preboardingen skal:
- Redusere stress og usikkerhet: En godt informert nyansatt vil føle seg tryggere på at de har gjort et riktig valg før oppstartsdagen.
- Bygge engasjement: Kontakt og informasjon før oppstart styrker båndet mellom deg som leder og den ansatte.
- Gi en effektiv onboarding: Informasjon om den nye arbeidsplassen og de kommende arbeidsoppgavene før første arbeidsdag gir en raskere og mer produktiv oppstart.
Uke 1 etter aksept: Send en velkomstmail og avtal et møte med nærmeste leder eller inviter til en bli kjent-kaffe på kontoret.
3 uker før oppstart: Del praktisk informasjon og introduser teamet.
1 uke før oppstart: Bekreft oppstartsdato, sjekk at alt er klart, og send en siste oppmuntring.
Fordelene med preboarding
En god preboarding-prosess gir positive effekter for både den ansatte og organisasjonen:
- Økt trivsel og engasjement: Den nyansatte føler seg verdsatt fra dag én.
- Raskere produktivitet: Administrative oppgaver og grunnleggende opplæring er delvis gjennomført før oppstart.
- Lavere turnover: Et godt førsteinntrykk reduserer risikoen for at ansatte ombestemmer seg før oppstart.
Seks tips til gode pre-boarding-aktiviteter
1. Velkomstpakke
Send en personlig velkomstmelding med informasjon som viser litt om arbeidskulturen og kolleger. Her har du en mal du kan bruke for en slik velkomsthilsen
2. Informasjonsdeling
Del praktisk informasjon om arbeidssted, kontaktpersoner og oppmøtetid.
3. Introduksjon til teamet
Planlegg en uformell introduksjon, som en velkomstmail fra teamet eller en kaffeprat med nærmeste kollegaer.
4. Opplæring før oppstart
Tilby lett tilgjengelig opplæringsmateriale eller videoer som gir innsikt i organisasjonens produkter, tjenester og arbeidsmetoder.
5. Introduksjon til kulturen på en ny arbeidsplass
Del verdier, visjoner og historier som gir den nyansatte en bedre forståelse av bedriftskulturen. Her kan lenker til nettsider, en introduksjonsfilm om arbeidsplassen eller invitasjon til å følge virksomheten på sosiale medier fungere.
6. Administrativ klargjøring
Fullfør nødvendige papirer, som kontrakter og taushetserklæringer, og klargjør arbeidsplassen med utstyr som PC og telefon før første arbeidsdag.
Ved å investere i en preboarding-prosess kan virksomheter sikre at nye medarbeidere raskt finner seg til rette og bidrar positivt til organisasjonens mål.
Etter preboarding, venter onboardingen eller ombordstigningen i virksomheten. Det kan du lese mer om i lenken: