Arbeidsgiverportalen kontaktet et knippe nyrekrutterte medarbeidere for å høre hvordan de opplever den digitale ombordstigning under pandemien. Her er deres tips til ledere.
Ifølge statens arbeidsgiverbarometer 2021 rekrutterer over 70 prosent av de statlige virksomheter nesten like mye som før koronakrisen, mens over 20 prosent rekrutterer mer.
Vi spurte syv ansatte fra seks ulike statlige virksomheter.
Noen var nyutdannede, noen hadde noen års erfaring.
Både departement og underliggende etater var representert, men varierte i størrelse.
De ansatte jobber i Oslo, som er stedet som er blitt lengst rammet av nedstenging under pandemien.
Hvordan er det å bli kjent med en ny virksomhet digitalt og hva er det viktig å huske på som arbeidsgiver?
Nyansatt på hjemmekontor
Når arbeidskontrakten er signert, er ombordstigningen allerede i gang. Ombordstigning, eller onboarding, er en prosess for å sikre god mottakelse av nyansatte, inkludere dem sosialt og tilrettelegge for best mulig opplæring av nye arbeidsoppgaver.
Under har vi anonymt spurt syv nyansattes opplevelse av å starte i ny jobb digitalt - og hvilke råd de har til ledere og arbeidsgivere.
Ta kontakt før oppstart og ha en plan
Savnet tilgang til introduksjonsprogram før første arbeidsdag. Jeg ville gjerne vite enda mer om virksomheten enn de offentlige dokumentene og nettsidene jeg hadde tilgang til.
Noen nyansatte mottok lite informasjon og hadde lite kontakt med leder og virksomhet før første dag, mens andre hadde flere samtaler med både leder og fremtidige kollegaer.
Hvordan de første ukene var strukturert for de nyansatte, var ulikt. Noen fikk detaljerte planer, invitasjon til møter og kurs, mens andre ikke fikk oppstartsplaner.
Flere fikk e-læringskurs de skulle gjennomføre og samtale med fadder. Andre påpekte at de synes læringen lå i å bli kastet ut i oppgaver og få delta på møter og prosjekter fra første stund fremfor å sitte alene med digitale kurs.
Fysisk, ikke sosial avstand
Det var kjekt å få se hvem mine kollegaer var før første arbeidsdag.
De nyansatte oppgir at det er vanskelig å bli kjent med kulturen digitalt.
De har derfor vært spesielt glade for aktiviteter som var inkluderende.
Flere ga uttrykk for at de satte pris på at det ble lagt til rette for ulike uformelle fora også i en ellers hektisk hverdag.
Viktig kontakt med fadder og leder
Alle de nyansatte fikk tildelt en fadder ved oppstart. Flere ga tilbakemelding om at kontakt med leder og fadder var viktig i starten. Noen la vekt på at det var fint å få en fadder på samme alder eller samme stillingstittel som en selv. Det gjorde terskelen for kontakt og spørsmål ble mye lavere.
Som nyansatt har jeg opplevd at det er viktig med bekreftelse på at arbeid man leverer er bra nok.
Jevne, ukentlige møter med nærmeste leder blir også trukket frem som positivt og en måte å avklare spørsmål og bli kjent.
Konkrete tips til ledere som skal ta imot nyansatte digitalt
Med bakgrunn i vår lille spørrerunde har vi samlet sammen tips fra de nyansatte.
Før første arbeidsdag
- Send velkomstmail fra leder med kollegaer på kopi
- Send en bildeoversikt av kollegaer, med personlig hilsninger og deres arbeidsoppgaver
- Kall inn til Teams-møte for å hilse på fremtidige kollegaer
- Gi ut ombordstigningsplanen på forhånd
De første ukene i ny jobb
- Kall inn til morgenkaffe
- Sett opp bestemte møtetidspunkt med leder, ukentlig kontakt er foretrukket
- Sett av en halvtime daglig med fadder, slik at det er mulighet å stille spørsmål eller bare ha en samtale om arbeidsdagen
- Sett opp «en til en» samtaler med kollegaer og nøkkelpersoner
- Varier gjerne digitale møter med «walk and talk»
- Sett av tid og inkluder den nyrekrutterte på en god måte for nye kolleger i de digitale møtene
- Sett av tid til å introdusere møteagendaer godt, og sett ned tempo i møtene