Direktør Lise Sannerud i Kriminalomsorgen ønsket å lage en virksomhetsstrategi som er enkel å kommunisere og som gir tydelig retning. For å få til dette, satset hun tungt på å involvere de tillitsvalgte og de ansatte.
Arbeidsgiverportalen har snakket med direktør Lise Sannerud og Heidi Bottolfs, avdelingsdirektør for innhold og kapasitet, om hvordan de har involvert tillitsvalgte og ansatte i arbeidet om å lage en ny strategi. Prosessen involverte også eksterne samarbeidspartnere og brukerrepresentanter, siden Kriminalomsorgen også ønsket noen som så dem utenfra.
Ledergruppen må sette felles retning
Sannerud var ny som direktør da hun satte i gang arbeidet med en ny strategi. Hun hadde tydelige ambisjoner om å sette en felles retning for fremtiden og hva kriminalomsorgen skulle være.
— Vi må vite hvor vi har endringspotensialet vårt og hvor vi vil. Dette kommer noen ganger litt ut av syne, når vi lar oss fange av hverdagens hamsterhjul. Jobben vår i ledergruppen er å sikre at vi har en strategi som beveger organisasjonen i en bestemt retning, sier direktøren i Kriminalomsorgen.
Kort, klart språk og ordvalget var avgjørende for strategien.
Prosessen = en viktig suksessfaktor!
Sannerud forteller at første skritt på veien for Kriminalomsorgen var en drivkraftanalyse. Med bruk av senariometodikk kjørte Kriminalomsorgen inkluderende prosesser med ledere, tillitsvalgte og vernetjenesten.
— Gjennom aktivt å involvere og diskutere med lederne, fikk vi større forståelse for rammebetingelsene og mål for virksomheten vår, sier Sannerud.
Kriminalomsorgen la drivkraftsanalysen til grunn da de skulle identifisere det strategiske landskapet. På samlinger ble ledere bedt om å prioritere de mest relevante drivkreftene i kategoriene politikk, økonomi, teknologi, miljø og juss og sosiale drivkrefter.
— Etter involvering og prosess jobbet vi videre med mål og tiltak. De tillitsvalgte og organisasjonene var viktige for å sikre samsvar mellom kart og terreng. I tillegg hadde vi en referansegruppe av «annerledestenkere», som vi brukte som en testarena for våre forslag og skisser.
Testet mål og prioriteringer underveis
Kriminalomsorgen er en stor organisasjon med nesten 5000 ansatte, hvor avstanden mellom direktoratet på Lillestrøm ut til ansatte i fengsler og friomsorg tidvis kan oppleves stor.
— Språk og ordvalg er avgjørende. Vi ønsket å bevege Kriminalomsorgen inn i fremtiden, og da må alle forstå, ha tro på og ville jobbe sammen for å nå målene, sier Sannerud.
Sannerud var derfor særlig opptatt av involvering, og sendte også spørreundersøkelse til alle ansatte for å syreteste mål og prioriteringer underveis i prosessen. Tilbakemeldingene var at de ansatte ikke kjente seg helt igjen i bildet som ble tegnet. Dette var viktige tilbakemeldinger, som resulterte i at de strategiske områdene ble «skrevet om» i retning av mål og verdier, da disse to var vanskelig å holde fra hverandre. Det var i denne fasen at de virkelig gode diskusjonene kom.
— Strategien setter kursen, men visjon og verdier sier noe om hvordan vi skal komme oss dit. Det er det som gjør verdier så viktig, og så vanskelig. Dersom vi skal kunne si noe om hvorvidt vi etterlever verdiene, må vi skrive dem på en slik måte at vi kan måle hver enkelt medarbeider på etterlevelse, sier Sannerud.
Organisering og implementering
Heidi Bottolfs, ledet den tverrfaglige prosessgruppen i strategiarbeidet. Den besto av en regionsdirektør, kommunikasjonsdirektøren, en fra HR og tre medarbeidere i direktoratet. Direktøren ønsket å være tett koblet på, og har gjennom store deler av prosessen hatt ukentlige møter med prosessgruppen.
— Som leder kan du ikke la dette viktige arbeidet skje uten at du er påkoblet. Jeg som direktør skal etterleve dette i lang tid fremover. Da må jeg eie det, sier Sannerud.
Implementeringsarbeidet er i gang
Den nye strategien ble lansert i februar 2021. Kriminalomsorgen har utviklet felles ressurser og materiell for å gjøre strategien kjent i hele organisasjonen. Film, prosessbeskrivelser, plakater, dilemmakort og kaffekopper er viktige grep for å sikre at den nye kursen kommer under huden på folk.
— De nye strategiske føringene ligger til grunn i alle våre plan- og styringsdokumenter fra 2021. Verdiene skal være førende for adferden vår i hverdagen. Derfor blir det viktig at vi fremover inkluderer disse aktivt i rekrutteringsprosesser, medarbeidersamtaler og alle utviklingsaktiviteter for både medarbeidere og ledere, sier Bottolfs.
Råd til andre virksomheter
- Gå bredt ut og langt ned, opp og ned i organisasjonen, i flere runder.
- Vær bevisst på språk og begreper, det er der meningen skapes for den enkelte.
- Vær villig til å justere og revidere underveis.
- Sørg for at hele ledelsen eier strategien, det er en forutsetning for realisering og etterlevelse.
Ønsker du å lære mer om ledelse i slike prosesser som beskrevet i denne saken?