Habilitet handler om juss og tillit. Som leder eller HR-medarbeider i staten kan du komme i situasjoner der du må vurdere din habilitet eller uavhengighet. Vet du når du må tre til side og hvordan du vurderer om du er habil?
Hvorfor trenger vi habilitetsreglene?
Hver dag fattes det i staten beslutninger som får stor betydning for enkeltpersoner og forvaltningens omdømme. Da er det avgjørende at ingen kan stille spørsmål ved om personlige interesser har påvirket prosessen.
Habilitetsreglene skal:
- sikre objektive og forsvarlige beslutninger
- beskytte den enkelte ansatte
- opprettholde tilliten til forvaltningen
Hvem gjelder habilitetsreglene for?
Reglene om habilitet står i forvaltningsloven.
Statens personalhåndbok og de etiske retningslinjene for statstjenesten presiserer hvordan disse kravene skal forstås og praktiseres i staten.
Mange virksomheter har i tillegg egne veiledere og rutiner, for eksempel for ansettelser, innkjøp og saksbehandling.
Habilitetsreglene gjelder for alle offentlige tjenestemenn (embetsmenn og ansatte i stat og kommune) og for enhver som utfører arbeid eller tjeneste for et forvaltningsorgan eller virksomhet.
Det betyr at reglene gjelder bredt: både for den som forbereder en sak og for den som er med på å treffe beslutningen i saken. Habilitet er altså like viktig i forberedelsen som i avgjørelsen av en sak.
Hva innebærer reglene i praksis?
Habilitetsreglene slår fast når en offentlig ansatt ikke kan delta i behandlingen av en sak. Forvaltningsloven beskriver to veier til inhabilitet:
- faste situasjoner som automatisk fører til inhabilitet
- en skjønnsmessig vurdering
Faste situasjoner der du er inhabil
Du er blant annet inhabil når:
- du selv er part i saken
- du er i nær slekt med en part (opp- eller nedstigende linje eller søsken)
- du er eller har vært gift eller forlovet med en part
- du er verge eller fullmektig for en part
- du har en ledende rolle eller styreverv i en virksomhet som er part i saken
I disse tilfellene skal du fratre uten nærmere vurdering.
Den skjønnsmessige regelen ved habilitet
Du er også inhabil dersom det foreligger et særegent forhold som er egnet til å svekke tilliten til din upartiskhet.
Her bør du stille deg tre spørsmål:
- Har jeg en tilknytning til saken eller partene?
- Er denne tilknytningen mer enn det normale – noe spesielt?
- Kan forholdet svekke tilliten til behandlingen dersom min tilknytning til saken eller partene i saken blir kjent?
Det er denne vurderingen som ofte er krevende i praksis, og som i noen tilfeller skaper overskrifter i media.
Habilitet er særlig aktuelt i situasjoner som:
- Ansettelser: Du deltar i intervjupanel, og en av søkerne er en nær venn eller tidligere kollega.
- Innkjøp og anskaffelser: Du vurderer tilbud fra en leverandør du har økonomiske interesser i eller nær tilknytning til.
- Tildeling av midler eller støtte: Du behandler en søknad fra en organisasjon der et familiemedlem sitter i styret.
- Personal- og disiplinærsaker: Du skal behandle en sak som gjelder en medarbeider du har et nært privat forhold til.
- Utnevnelser til utvalg, råd eller verv: Du foreslår eller oppnevner kandidater som du enten har en nær personlig relasjon til, eller økonomiske bindinger til.
- Andre enkeltvedtak: Du har en personlig interesse i utfallet av saken.
I slike situasjoner som de nevnt over, må du vurdere både faktiske bindinger og hvordan forholdet kan fremstå utad.
I saker som er særlig sensitive, eller det kan oppstå tvil om habiliteten, kan det være på sin plass å innhente en ekstern vurdering. Det kan for eksempel være fra overordnet nivå, juridisk enhet eller departementet. En slik vurdering kan bidra til å sikre åpenhet og styrke tilliten til beslutningen.
Hva gjør du hvis du er inhabil?
Dersom du er inhabil, skal du tre til side og ikke delta i saksforberedelsen eller beslutningen. Om det ikke er regulert hvem som trer inn i din rolle ved inhabilitet, vil det være den som har personalansvar for deg som beslutter hvem som skal tre inn i rollen.
Dette gjelder for alle saker som behandles av virksomheten, også forretningsdrift og intern administrasjon.
Når en overordnet leder er inhabil
Dersom en overordnet er inhabil, blir direkte underordnede også inhabile når det gjelder selve vedtaket.
Merk at når øverste leder i en virksomhet eller et departement er inhabil, blir hele virksomheten inhabil. For at virksomheten/departementet skal behandle en sak, må saken behandles av en annen virksomhet/departement, eventuelt skal det settes inn en ekstern leder under behandlingen av saken.
De underordnede kan likevel delta i saksforberedelse, men det må legges til rette for at andre overordnede overtar rollen når beslutningen skal tas (fatte vedtaket).
Spesielt om habilitet i ansettelsessaker
Et ansettelsesråd regnes som et eget forvaltningsorgan og er ikke underlagt instruksjonsmyndighet fra andre i virksomheten.
En leder eller øverste leder i virksomheten som er medlem av ansettelsesrådet, kan være inhabil i en ansettelsessak, uten at de andre medlemmene av ansettelsesrådet er inhabile.
Reglene er slik:
- Hvert enkelt medlem av et ansettelsesråd er underlagt forvaltningslovens regler om habilitet.
- Medlemmer i ansettelsesrådet er ikke underlagt instruksjonsmyndighet fra ledere i virksomheten.
- Er et medlem av ansettelsesrådet inhabilt, må vedkommende tre ut av rådet og erstattes av en vararepresentant eller en annen i den konkrete saken.
Habilitet og regler for mottak av gaver og andre fordeler
Statsansatteloven § 39 sier at ingen statsansatte eller embetsmenn må motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse for seg eller andre som
- kan eller er ment å påvirke det du gjør i tjenesten
- er forbudt å motta etter bestemmelser i reglement eller instruks for virksomheten
Mottak av gaver fra en person eller virksomhet kan utgjøre et «særegent forhold» som kan svekke tilliten til din partiskhet, jf. forvaltningsloven § 6, annet ledd. I praksis vil denne problemstillingen være særlig aktuell for innkjøpere og andre som har tett kontakt med potensielle leverandører, og som i den forbindelse inviteres til kurs, seminarer og liknende.
Å akseptere gaver vil kunne svekke den generelle tilliten til forvaltningen, selv om du skulle være inhabil etter lovens forstand.
Hvordan praktisere reglene?
God habilitetspraksis starter tidlig og bygger på åpenhet.
- Vurdér egen habilitet før du går inn i saken, eller når du blir kjent med forhold som kan skape tvil.
- Dokumentér vurderingen, særlig i saker av betydning, slik at det i ettertid er mulig å se hvilke vurderinger som er gjort.
En praktisk tommelfingerregel er: Hvis du er i tvil om tilliten til din upartiskhet kan svekkes, skal du ta det opp med leder og vurdere å fratre.
Habilitet er også et leder- og HR-ansvar
For ledere og HR handler ikke habilitet bare om å følge regelverket i egne saker. Det handler også om å legge til rette for gode vurderinger i hele virksomheten.
Du kan bidra ved å:
- gjøre habilitetsvurderinger til en naturlig del av saksforberedelsen
- skape en kultur der det er trygt å melde fra om mulig inhabilitet
- avklare roller tidlig i prosesser som ansettelser og anskaffelser
- sikre at vurderinger dokumenteres når det er behov
- være tydelig på at det å fratre ikke er et tegn på svakhet, men på integritet
Når du er trygg på habilitetsreglene, styrker du både den enkelte beslutning og tilliten til virksomheten – og til staten som helhet.
Lær mer om habilitet
Ønsker du å fordype deg mer i temaet, eller legge til rette for refleksjon i egen enhet?
E-læringskurset Får Walter lov? En innføring i forvaltningsloven gir konkrete eksempler og praktiske øvelser som kan brukes både til kompetanseheving og til diskusjon om egen praksis.
Les mer om spesielle sider ved habilitet i staten i lenkene: