Som virksomhet skal dere rapportere om fellesføringen om inkludering i årsrapporten for 2024. På denne siden finner du som skal rapportere en oversikt over hvordan du gjør dette etter personvernsforordningen.
Regjeringen har høye ambisjoner når det gjelder mangfold. Statlige virksomheter skal ha en positiv utvikling i antall ansettelser av personer med funksjonsnedsettelse og/eller fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring.
Arbeidsgiverne skal i samarbeid med de tillitsvalgte selv definere et hensiktsmessig ambisjonsnivå ut fra virksomhetens egenart og størrelse
Virksomheten skal i årsrapporten oppgi antallet ansettelser av personer med funksjonsnedsettelse og/eller fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring i 2024 og omtale utviklingen sett opp mot virksomhetens gjennomsnitt for 2020 og 2021.
Fellesføringen er omtalt i punkt 2 av Rundskriv D-2/24. Her får du blant annet vite mer om hvem som telles med, hvilke typer ansettelser som telles med i rapporteringen og beregning av virksomhetens gjennomsnitt for 2020 og 2021.
Bruken av personopplysningene til statistikkformål og rapporteringen i årsrapporten må gjøres i henhold til det som står i personopplysningsloven og personvernforordningen. Dette gjelder både når du behandler opplysninger om søkere og de ansatte.
Lovverket begrenser muligheten for å innhente opplysninger om søkernes helse eller nedsatte funksjonsevne. Personopplysningsloven åpner imidlertid for å behandle enkelte opplysninger for statistiske formål.
Behandling av ulike personopplysninger i rapporteringen
All behandling av personopplysninger må ha et behandlingsgrunnlag i et av grunnlagene i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a til f.
Hva regnes som sensitive personopplysninger?
Visse kategorier personopplysninger er i tillegg gitt særskilt beskyttelse, såkalt særlige kategorier personopplysninger. Dette gjelder for eksempel helseopplysninger. Særlige kategorier personopplysninger, også kalt sensitive personopplysninger, er forbudt å behandle, med mindre du har et grunnlag i personvernforordningen artikkel 9.
Behandling av personopplysninger til statistikkformål
Personopplysningsloven § 8 åpner opp for at du kan behandle personopplysninger dersom det er nødvendig for statistiske formål. Behandlingen skal imidlertid garantere for at du ivaretar de ansattes rettigheter og friheter i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1.
Personopplysningsloven § 9 gir rettsgrunnlag for behandling av særlige kategorier av personopplysninger for statistiske formål.
Behandlingen av personopplysninger som grunnlag for statistikk til rapporteringen vil ha behandlingsgrunnlag i personopplysningsloven § 8, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e.
Behandlingen vil også omfatte særlige kategorier personopplysninger. Denne delen av behandlingen vil ha grunnlag i personopplysningsloven § 9, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav j.
Personvernombudet skal spørres om råd
Etter personopplysningsloven § 9 andre ledd må du som skal rapportere rådføre deg med personvernombudet før det behandles personopplysninger på grunnlag av § 9.
Plikten til rådføring betyr at du som behandlingsansvarlig skal innhente personvernombudets vurdering av den konkrete behandlingen av personopplysninger. Personvernombudet må gi deg en vurdering om innhentingen er i tråd med personvernforordningens og personopplysningslovens krav. Personvernombudets vurdering er ikke bindende, og det er virksomhetens ansvar å sørge for at behandlingen av personopplysninger er lovlig.
Det gjelder ingen særskilte formkrav eller dokumentasjonskrav for personvernombudets vurdering, men virksomheten har et generelt ansvar for å kunne påvise at reglene i loven er fulgt, jf. artikkel 5 nr. 2 og artikkel 24 i forordningen. Du må derfor på vanlig måte kunne vise at vilkårene om rådgivning er oppfylt.
Informere søkerne om behandling av personopplysningene
Alle som håndterer personopplysninger, har plikt til å informere de som registreres om behandlingen, i samsvar med kravene i personvernforordningen artikkel 13 og 14. Det er derfor god praksis å informere søkere som har en funksjonsnedsettelse eller fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring om at opplysningen vil benyttes til å utarbeide statistikk. Det kan du for eksempel gjøre gjennom en formulering i utlysningsteksten.
Registrere så få opplysninger som mulig
Det er et grunnleggende personvernprinsipp å registrere så få personopplysninger som mulig. Du kan bare registrere de personopplysningene som er relevante og nødvendige ut ifra formålet med registreringen. I personvernforordningen kalles dette dataminimering, se forordningens artikkel 5 nr. 1 bokstav c. Personopplysninger skal derfor bare behandles hvis formålet ikke med rimelighet kan oppfylles på annen måte.
Du kan bare rapporterte antall ansatte i fellesføringens målgruppe i årsrapporten dersom det ikke er mulig å identifisere enkeltansatte.
Det betyr at opplysningene skal være anonymiserte slik at det ikke er mulig å spore opplysningene tilbake til enkeltpersoner. Når opplysningene er fullstendig anonymisert omfattes de ikke lenger av personvernregelverket, jf. personvernforordningen fortalepunkt 26. De kan da publiseres fritt.
Når skal du ikke rapportere i årsrapporten
Dersom virksomheten har hatt færre enn fem ansettelser, skal tallet på nyansatte i målgruppa ikke rapporteres i årsrapporten. Det kan da være en risiko for at den eller de det gjelder kan identifiseres.
Selv om virksomheten har hatt flere enn fem ansettelser, må du likevel alltid vurdere om det er andre omstendigheter som medfører at opplysningene ikke er anonyme eller om det er risiko for at personene kan identifiseres. Det er viktig at anonymiseringen er reell.
Der det er færre enn fem ansettelser eller det av andre grunner ikke kan oppgis antall, bør du beskrive hva dere har gjort og vurderinger dere har tatt for å oppfylle fellesføringens intensjon om å rekruttere flere personer i målgruppen.
Viktig å merke seg: Selv om dere har færre enn fem ansettelser, eller av personvernhensyn velger å ikke oppgi antallet i årsrapporten, vil departementet kunne be dere om tallene. Dere bør derfor passe på at dere har informasjon om dette tilgjengelig.
Hvordan vite om en søker er i målgruppen?
Når dere skal rekruttere, er det klare grenser for arbeidsgivers mulighet til å innhente opplysninger om søkernes helse eller funksjonsnedsettelse etter arbeidsmiljøloven og likestillings- og diskrimineringsloven.
Som arbeidsgiver kan du likevel ha en samtale om nødvendig tilrettelegging og hvilken tilrettelegging som er mulig i stillingen. Det er behovet for tilrettelegging, ikke diagnose, som er førende for hvem som regnes som person med funksjonsnedsettelse, jf. forskrift til statsansatteloven § 4.
Et råd til deg som rapportere på fellesføringen for mangfold i årsrapporten, er å se det i sammenheng med rapporteringen dere skal gjøre i forhold til Aktivitets- og redegjørelsesplikten. Det kan forenkle det praktiske arbeidet med rapporteringen. Se mer i vår side for statlige arbeidsgivere: