Jobbanalysen er selve grunnlaget for rekrutteringsprosessen. En jobbanalyse gjør det enklere å skrive en god utlysningstekst, så de riktige kandidatene søker. Du får en mer treffsikker rekruttering når du gjør et grundig forarbeid.
En rekrutteringsprosess begynner med jobbanalyse. Her definerer du kompetansebehovet du har og hvilke kvalifikasjoner som kreves for å utføre de arbeidsoppgavene som ligger i stillingen.
Ikke begynn med utlysningsteksten når du skal rekruttere
Dessverre er det slik at vi ofte hopper over dette grunnleggende arbeidet, og gyver løs på utlysningsteksten. Gjerne med utgangspunkt i den vi brukte sist. Det er jo ikke særlig fremtidsrettet kompetanse vi skaffer oss da, hvis vi bruker en utlysningstekst fra en stund siden. Vi får også gjerne en som likner på den vi ansatte sist. Det er godt mulig det er det som er ditt faktiske behov, men det vet du ikke før du har gjort en jobbanalyse.
Tenk på jobbanalysen som en kravspesifikasjon
Da er det spesielt to ting som er viktige:
- Definer hvilke kompetansekrav er nødvendige for å lykkes med arbeidsoppgavene i stillingen. Dette vil også binde deg til masten, slik at du faktisk vurderer kompetansen til alle kandidatene likt, og ikke blir blendet av en sjarmerende kandidat i en intervjusituasjon.
Bestem deg på forhånd hvordan du skal vekte de ulike kompetansekravene . Dette vil bidra til at du ikke underveis i prosessen endrer hvilke krav som er viktige for å utføre arbeidsoppgavene på en best mulig måte.
Ved å gjøre dette i jobbanalysen får du samtidig gode beskrivelser av arbeidsoppgaver og kompetansekrav som du kan bruke i utlysningsteksten. Søkerne ønsker å vite hva de skal gjøre, og om de passer til stillingen. Derfor er det lurt å beskrive så konkret som mulig.
Syv steg i jobbanalysen
1. Definer formålet med stillingen
Formålet med stillingen gjenspeiler hva du ønsker at din medarbeider skal utrette i stillingen. Tenk gjennom følgende spørsmål og beskriv
- Hva er hensikten med stillingen? Hvilket problem skal vi forsøke å løse, hvorfor gjør vi det, og hvem gjør vi det for?
- Hvorfor ble stillingen opprettet? Hvilket behov skal stillingen dekke?
- Hvilke resultater skal oppnås?
2. Konkretiser arbeidsoppgavene i stillingen
Å konkretiser hvilke arbeidsoppgaver som skal utføres krever å beskrive så konkret som mulig
- Hva skal gjøres og hvordan skal det gjøres?
- Hvilket fagområde skal stillingen dekke?
- Hvilke metoder, verktøy, dataprogram skal brukes av den ansatte?
3. Definer kompetansekravet
Etter at du har konkretisert arbeidsoppgavene, er det enklere å definere kompetansen det kreves for å utføre oppgavene. Her er noen spørsmål som kan hjelpe deg på vei.
- Hva slags utdanning kreves det i stillingen, og på hvilket nivå eller fagområde?
- Krever stillingen yrkeserfaring, eller kan du vurdere nyutdannede?
- Hva slags personlige egenskaper kreves det for å utføre jobben og hvorfor? Er for eksempel samarbeidsevne en egenskap som vil være viktig for jobben? Beskriv i så fall hva samarbeid betyr i den gjeldende stillingen. Er det viktig i denne stillingen å kunne lytte, rådføre seg med andre og kommunisere klart og tydelig? Ja, da har du definert begrepet «samarbeidsevne» slik at det gir mening. Beskriv personlige egenskaper slik at folk kjenner seg igjen.
4. Definer andre spesielle krav
Noen stillinger krever spesielle krav, og noen av disse er også spesifiserte i lovverk. Dette kan for eksempel være vandelattest. Mens andre krav stiller vi av gammel vane uten at vi tenker på at de kan innsnerve søkermassen. For eksempel krav om gode norskkunnskaper, kjennskap til norsk kultur eller førerkort.
5. Vurder rammer og stillingsnivå
Oppgavene påvirker hvilket nivå stillingen skal ligge på. Noen velger å lyse ut en stilling på ulike stillingsnivåer; førstekonsulent/rådgiver/seniorrådgiver. En slik løsning kan virke fleksibelt for deg som rekrutterende leder, og du får sikkert mange søkere, men hvordan skal en nyutdannet konkurrere med den mer erfarne seniorrådgiveren når kvalifikasjonsprinsippet gjelder i staten, altså at den best kvalifiserte ?
Kanskje kan du også vurdere stillingsprosent for å ikke utelukke en drivende god kandidat, som for eksempel kan jobbe 80 %. Da åpner du opp for søkere som ikke har mulighet for å jobbe 100 %, men som likevel kan være den best kvalifiserte til stillingen.
6. Vekt kvalifikasjonskravene
Kvalifikasjonskravene i en stilling omfatter ofte tre elementer - utdanning, erfaring og personlig egnethet for stillingen. Det kan være lurt å bestemme seg på forhånd hvor mye vekt du skal tillegge hver av dem. Hvis det er de personlige egenskapene som er viktigst for stillingen, så er det beste at du forklarer hva slags egenskaper som kreves i stillingen.
Å vekte kvalifikasjonskrav vil sikre at du ikke endrer kravene til stilingen underveis og alle kandidater vil bli vurdert likt. Prioriter hva som er det viktige for stillingen og hold deg til det gjennom hele rekrutteringsprosessen. Hvis du endrer på kravene, så må du lyse ut stillingen på nytt.
7. Velg seleksjonsmetoder
Å velge seleksjonsmetoder i jobbanalysen sikrer en objektiv rekrutteringsprosess, fordi du ikke lar innkomne søkere farge valgene for hva og hvordan du skal teste. Den mest benyttede seleksjonsmetoden er intervjuet, til tross for at dette ikke er den mest treffsikre metoden. For å gjøre den mer treffsikker og mindre basert på magefølelsen, kan du gjennomføre strukturerte intervjuer. Det innebærer at tema og spørsmål er definert på forhånd, og alle kandidatene får de samme spørsmålene.
Det er flere som velger å bruke tester i kombinasjon med intervjuer. Ulike tester ser på ulike egenskaper:
-
Personlighetstest
forteller hvor mye en person har av en bestemt egenskap.
-
Evnetest
forteller noe om kandidatens potensiale til å lære nye oppgaver og løse problemer.
-
Ferdighetstest
forteller noe om oppgavemestring på et område.
Gode tester gir alle kandidater, unge som gamle, norsk etniske som flerkulturelle, med eller uten diagnose, lik sjanse til å vise seg frem. Det viktige er at du velger varierte seleksjonsmetoder, og at du bruker metoder som avdekker den kompetansen du er ute etter.
Utfyll skjema for jobbanalyse før du skriver utlysningsteksten
Vi har laget et enkelt skjema for jobbanalyse som du kan bruke før du går løs på utlysningsteksten (se Word-dokument nederst på siden). Skreddersy gjerne dette skjemaet, slik at det passer til deres egne interne rekrutteringsprosesser.