NTNU vil øke den digitale kompetansen hos alle ansatte på NTNU. De har jobbet med å definere fremtidsbilde og behov, og se på løsninger som vil bidra til en mer effektiv og digital arbeidshverdag, der alle ansatte har en basiskompetanse i digitale verktøy.
NTNU må som andre virksomheter klargjøre seg for stor endringstakt og digitalisering. Våren 2018 satte fakultet for ingeniørvitenskap i gang et større kompetanseprosjekt for å få økt blant annet den digitale kompetansen hos sine medarbeidere.
Arbeidsgiverportalen har snakket med rådgiver Marit Martinsen, som jobber med kompetanse- og ledelsesutvikling for hele NTNU, og seksjonssjef for HR-seksjonen ved fakultet for ingeniørvitenskap, Eva Terese Voldhagen. De forteller om arbeidet med å forberede 130 medarbeidere i administrative funksjoner på de endringene som kommer.
- For å skape motivasjon, eierskap og trygghet rundt utvikling av nye ferdigheter, så er det viktig å involvere medarbeiderne når kompetansearbeidet skal utarbeides og gjennomføres.
- Sett fokus på fag og prosess. Det engasjerer medarbeiderne, gir gjenkjennelse og gjør at de opplever relevans. Ensidig opplæring i digitale verktøy kan virke fremmedgjørende, og fører ikke til optimal endring på arbeidsprosessene.
- Ledere må utvikle sin digitale kompetanse slik at de får styrket sin troverdighet på området, og aktivt kan bidra til å løfte egen enhets kompetanse og innsats på digitaliseringsområdet.
- Læring skjer på arbeidsplassen og ikke på kurs. Se på ulike løsninger hvor medarbeidere kan bruke læringsassistenter og «digitale harer» som kan gå foran som gode eksempler direkte inn i eget arbeid.
Tok utgangspunkt i NTNUs målbilde
Da Voldhagen og hennes kolleger tok tak i oppgaven, tok de utgangspunkt i fakultetets målbilde, og stilte seg spørsmålet Hvordan kan vi forberede oss på morgendagen?
- Hensikten var, og er, å være i forkant av endringene, slik at våre medarbeidere og ledere i administrative funksjoner vil være i stand til å gjøre en like god jobb i fremtiden, sier Voldhagen.
Medarbeiderne utformet nye rollebeskrivelser
- Det viktigste grepet vi gjorde var å involvere medarbeiderne som jobber i administrative funksjoner helt fra starten i å utforme rollebeskrivelser og tilhørende ferdigheter, sier Voldhagen.
- Å involvere medarbeiderne så sterkt har resultert i at alle er godt kjent med ferdighetene som kreves for å løse dagens oppgaver, og i løpet av våren vil de også bli godt kjent med hva som skal til for å løse morgendagens oppgaver. Dette har gjort at de som jobber i administrasjonen har fått et mer bevisst fokus på egen kompetanse og hva de må utvikle.
I forkant av prosessen hadde Eva Terese Voldhagen og fakultet for ingeniørvitenskap besluttet å ikke bruke tid på å kartlegge dagens kompetanse hos medarbeideren. Fokus skulle heller være på framoverskuende kompetanseplaner for hver enkelt medarbeider.
Vil digitalisere medarbeidersamtalen
For å få oversikt over roller og tilhørende ferdigheter ønsker fakultet for ingeniørvitenskap å finne et digitalt verktøy som kan inngå i medarbeidersamtalen. På den måten får fakultetet et verktøy som viser det samlede kompetansebehovet, og kurs/opplæring kan bestilles eller skreddersys på en mer strukturert og strategisk måte.
- Da vil vi få bedre oversikt over hva vi har av kompetanse og hvor vi må utvikle oss, sier Voldhagen.
For medarbeidere:
- Sammen med IT har HR definert hvilke digitale verktøy de forventer at ansatte skal ta i bruk i sitt arbeid.
- Kurs og opplæring fokuserer på fag. NTNU tilbyr e-læring i skype og Office 365, men vektlegger hvordan verktøyene skal brukes i de ulike arbeidsprosessene.
- Målrettet opplæring for faggrupper og team i hvordan de kan benytte digitale prosesser i sin arbeidshverdag. De ansatte skal selv få definere hvilke digitale behov de har. Med dette som utgangspunkt får de anbefalt verktøy som en viktig del av denne prosessen. På denne måten settes brukeren i sentrum.
- Medarbeideren skal selv kunne booke læringsassistenter som hjelper den enkelte i arbeidshverdagen. NTNUs erfaring er at klasseromskurs i digitale verktøy ikke blir praktiske nok i forhold til den enkeltes arbeidsoppgaver og behov, men at klasseromskurs kun kan være en innføring og et bakteppe for prosesser som blant annet samhandling og lagring av data.
- I vårt tilfelle er det 30 studenter på NTNU som er læringsassistenter. Disse har vi leid inn på timesbasis, og de har fått opplæring i verktøy, støttesystemer og prosesser som er relevante hos oss. Studentene vil også melde tilbake prosjektet «Økt digital kompetanse» på hva de ser som brukerbehov, slik at vi kan tilpasse opplæringstilbudet best mulig. På sikt ser vi for oss å få superbrukere blant egne ansatte, forteller Marit Martinsen.
For ledere:
- I våre lederutviklingstilbud inngår digital kompetanseheving. Det vil også komme skreddersydde tilbud rettet mot ledere som de selv kan melde seg på. Mange ledere trenger å løfte sin digitale kompetanse. Ikke bare for å kunne løfte sine medarbeideres digitale kompetanse, men vel så mye for å bli troverdige ambassadører for digitalisering og endring. Dette er også en forutsetning for å optimalisere og effektivisere arbeidsprosesser, sier de to.