DSS har innført kunstig intelligens i deler av sin rekrutteringsprosess. I denne artikkelen kan du lese deres tips til hvordan gå frem for å gjøre språkmodeller til et naturlig verktøy i arbeidet.
Da KI gjorde sitt store inntog i 2024, var det to ildsjeler, rekrutteringsrådgivere Ida Marie Holen og Sofie Michelle Berg Swainsbury, som var pådrivere til å teste en virksomhetslukket Copilot i det praktiske arbeidet med rekruttering i DSS.
— Vi organiserte dette som et prosjekt, og ikke en tilfeldig og ad hoc-basert tilnærming til bruk av KI som verktøy. Jeg mener at dette er grunnen til at vi som team har lykkes med å ta i bruk KI, sier Ida Marie Holen.
Vurderte risiko ved å bruke KI i rekruttering
DSS satte ned en tverrfaglig gruppe, hvor rekrutteringsteamet samarbeidet med avdeling for digitale tjenester og juristmiljøet. Før de startet opp, gjorde de følgende:
- De sjekket mulighetsrommet med egen IT-avdeling.
- De gjennomførte en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for å sikre trygge rammer under utprøvingen.
— IT sørget for at vår utprøving med KI ble gjennomført slik at vi ikke berørte sensitive opplysninger, sier Holen.
Fant fire områder for KI i rekrutteringen
ROS-analysen konkluderte med at det var trygt å bruke KI på forslag til utforming av:
- annonsetekst
- screeningsspørsmål
- intervjuguide
- oversettelse til nynorsk
- Tenk langsiktig – planlegg for fremtiden
- Sett sammen en prosjektgruppe – Samle de rette folkene
- Involver IT-avdelingen – Sørg for teknisk støtte
- Gjennomfør en sikkerhetsanalyse – Identifiser risikoer
- Etabler faste møter – Del læring og erfaringer.
- Test KI på konkrete oppgaver – Prøv ut i praksis
- Lag en felles promptebank – Bygg opp gode eksempler
Det er også det rekrutteringsteamet bruker KI til i dag.
Satte av en uke til praktiske arbeidsoppgaver med KI
Ida Marie og Sofie planla og kickstartet opplæringen med en ukes lang workshop. Workshopen ble lagt til rekrutteringsteamets allerede faste årlige, ukelange møtepunkt.
De bestemte seg for at de denne uken skulle løse flere av oppgavene sine med hjelp av KI. Hele teamet, bestående av rundt 20 personer i alle aldre og med ulik digital kompetanse, satt sammen for å teste KI i sine faktiske arbeidsoppgaver.
— Vi ønsket å få med alle i rekrutteringsteamet vårt til å ta i bruk KI, og bestemte oss for å kjøre et felles løp der vi skulle bli trygge og gode sammen, sier Sofie Michelle Berg Swainsbury.
Bygget et promptebibliotek for rekruttering
Under workshoppen løste teamet oppgaver sammen i Copilot og lærte seg å bygge gode prompter.
De opprettet også en levende promptebank som et utgangspunkt for videre arbeid. Denne banken brukes aktivt i dag
DSS testet også ut å bruke anonymisert informasjon til å lage deler av innstillingstekster, men det har de ikke gått videre med på nåværende tidspunkt. I fremtiden kunne de ønske seg at leverandørene av rekrutteringssystemet gjør et KI-verktøy til en integrert del av systemet.
KI har gitt store gevinster for rekrutteringsprosessen
Etter workshopuken, ser alle i teamet effekten av KI i sitt arbeid.
DSS' rekrutteringsteam har målt effekten for bruk av KI, og tallene viser at de har spart:
Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) er hovedleverandør av en rekke tjenester for departementene. I 2024 bisto DSS sitt rekrutterings-team på 20 personer i over 300 rekrutteringsaker for departementfellesskapet.
Gjennom felles opplæring og laginnsats har rekrutteringsteamet i DSS tilegnet seg nødvendig kunnskap om bruk av KI. De har samtidigskapt et trygt miljø for å utforske og bruke KI som et verktøy i det daglige arbeidet med rekruttering.
- 60 prosent av tiden de normalt ville brukt på å lage gode intervjuspørsmål
- 75 prosent av tiden det ville tatt å utarbeide screeningspørsmål
- 38 prosent av tiden det normalt ville tatt å skrive en annonsetekst
En rekrutteringsrådgiver i DSS sparer cirka 40 minutter på å utarbeide en intervjuguide, noe som tilsvarer en årlig tidsbesparelse på 8 400 minutter eller 140 timer. Videre har DSS spart 50 000 kr og 75 timer i året ved å gjennomføre oversettelser av tekst ved hjelp av KI.
Holder KI-arbeidet ved like
Rekrutteringsteamet holder arbeidet med KI varmt ved at de forbedrer og utvikler egen kompetanse i faste møter om KI. Blant annet fortsetter de å forbedre promptene i promptebanken, og utforsker nye områder å ta i bruk KI på.
Nå ser de på muligheten for å bruke KI i arbeid med jobbanalysen, spesielt med tanke på mangfold og inkludering.