Tydelig ledelse gjennom endring krever avklarte roller og ansvar fordi endringsprosesser krever ledelse på flere nivåer. La oss se nærmere på topplederens, mellomlederens og prosjektlederens rolle.
Toppleders rolle
Toppledelsen har en særlig viktig rolle i å sette retning og kommunisere tydelig mål for en endringsprosess, altså å bestemme det store hvorfor. Vi ser av erfaring at dette er avgjørende for å lykkes med en endringsprosess. En tydelig toppleder som gir retning til endringen er viktig. Videre er det sentralt at toppledelsen etablerer gode strukturer, roller og spilleregler for endringsprosessen for å bidra til en ryddig gjennomføring.
Dersom organisasjonen selv er initiativtaker for endringen vil mål og retning være besluttet av ledelsen selv. I offentlige virksomheter kan endringer også være politisk initiert eller på annen måte bestemt utenfra. For å få virksomheten med på å gjennomføre endringen vil det være viktig at toppledelsen bidrar til forståelse for og lojalitet til endringen. Dette krever bl.a. hyppig og åpen kommunikasjon med hele organisasjonen.
Mellomleders rolle
Mellomlederen har de siste årene blitt sett på som avgjørende for om en endring lykkes eller ikke.
En mellomleder er ofte leder i endring, og ikke nødvendigvis leder av en endringsprosess. Det innebærer at de skal bidra til endring og utvikling, men ofte ikke er en del av selve endringsprosessen. Samtidig skal mellomlederen ivareta løpende drift og bidra til stabilitet. Mellomlederen er tettest på medarbeiderne og møter deres reaksjoner på endringen direkte. I tillegg til å bidra til at medarbeiderne forstår virksomhetens retning og strategi skal de kommunisere oppover til toppledelsen. Mellomlederrollen kan beskrives som balansekunst og oversettelse mellom det strategiske og det operative er en viktig del av rollen.
Det ligger i mellomlederens rolle å sette endringene ut i livet og sørge for at de skjer i praksis. Dette stiller store krav til både rolleforståelse og utholdenhet. Mellomlederen kan også ha en aktiv rolle i endringsprosessen, og delta i prosjektarbeid eller lede deler av endringsprosessene.
Prosjektleders rolle
Større endringsprosesser organiseres ofte som program eller prosjekt i organisasjonen. Prosjektlederen har en viktig rolle som endringsleder fordi det ofte er denne personen som praktisk styrer, planlegger og legger til rette for gjennomføring av endringene.
Prosjektlederen skal sørge for at endringene støtter opp under strategiske mål, skape gode prosesser og sørge for at ledelsen har den støtten de trenger i gjennomføring av endringene. Det innebærer å både ha en blikk på helheten og sørge for ivaretakelse av praktiske oppgaver som ligger innenfor prosjektet. Interessenthåndtering og tilrettelegging er sentrale oppgaver for prosjektlederen som endringsleder. Dette legger grunnlaget for god risikostyring og gevinstrealisering i prosjektet og for at endringene når gitte mål.
Prosjektlederen kan være en mellomleder eller medarbeider fra virksomheten, ofte hentes det også inn støtte fra konsulenter for å bistå i arbeidet. Erfaringsvis kan det være klokt å velge medarbeidere med tillit og legitimitet i hele organisasjonen til å ivareta en prosjektlederrolle eller ha tungt ansvar i et prosjektsekretariat.
HRs rolle
HR har en sentral rolle i alt endringsarbeid. Siden HR både arbeider med forvaltning og utvikling av organisasjonen, ledere og medarbeidere, besitter de en helhetsforståelse av virksomheten som gjør dem til gode strategiske rådgivere for ledelsen i en endringsprosess.
Samtidig er HR operative og har ofte ansvar for å forberede og gjennomføre selve prosessen. De sikrer involvering, gir støtte og opplæring til lederne, og er rådgivere i forhold til det formelle ved for eksempel omorganisering, flytting eller nedbemanning. Noen ganger tar HR prosjektledelsen, andre ganger deltar de i endringsprosjekter med særlig ansvar for å ivareta de menneskelige ressursene i virksomheten.
I omstillingsprosesser skal HR både ta arbeidsgiverrollen og implementere arbeidsgivers styringsrett samtidig som de skal ivareta den enkelte medarbeider gitt arbeidsgivers omsorgsplikt.