Mange i HR får ansvaret for å skrive innstillinger. Les mer om de vanligste utfordringene HR sier at de møter i dette arbeidet, og få tips til hvordan du kan jobbe systematisk og effektivt med gode innstillinger.
Det kan være utfordrende å skrive en god innstilling. Ofte er det ikke innstillingen i seg selv som er mest utfordrende, men alle stegene i prosessen som må gjøres korrekt.
Statens arbeidsgiverstøtte har i 2024 holdt flere såkalte pop-up caféer der HR-medarbeidere har delt sine erfaringer om hvilke utfordringer de møter i rekrutteringsprosessen. Spørsmål og svar i denne saken bygger på diskusjonen i siste pop up, som handlet om innstillingen.
Denne saken er skrevet på bakgrunn av en digital pop up-café om innstillingen i rekrutteringsprosessen.
29. oktober arrangerer arbeidsgiverstøtte en ny pop up - denne gang om onboarding.
Utfordringer HR møter i innstillingsprosessen
Noen vanlige utfordringer HR oppgir når de skal skrive innstillinger er
- uklare og/eller usaklige notater av ledernes vurdering av kandidatene.
- ledere oppgir at de har veldig liten tid til prosessen
- utydelig prioriteringer av kandidatene
Spørsmål og svar rundt utfordringer med innstillingen
Spørsmål: Hva kan du gjøre for å unngå manglende eller uklare notater fra ledere?
Svar: Dette er spesielt utfordrende når du som skriver innstillingen ikke har deltatt i intervjuene selv. For å unngå at du får mangelfull informasjon eller uklare notater, kan du
- gi klare instrukser til lederne om hvordan de skal dokumentere intervjuer og vurderinger
- etablere standardiserte maler for notater, slik at lederne vet hvilke punkter de skal dekke
- planlegge regelmessige oppdateringer med lederne for å gjennomgå kandidatene, slik at notatene blir konsistente og oppdaterte
- bruke digitale verktøy for å samle inn og dele notater på en strukturert måte
Spørsmål: Hvordan kan du håndtere tidspress fra lederne under en rekrutteringsprosess?
Svar: Tidspress fra ledere, kombinert med mangelfull informasjon tidlig i prosessen, kan føre til problemer ved skriving av innstillingen. Det er viktig at du samler inn dokumentasjon tidlig for å sikre en god prosess underveis.
- Planlegg tidlig: Start prosessen med en tydelig tidsplan og deleger oppgaver med klare frister, slik at alle involverte er forberedt.
- Kommunisér forventninger: Diskuter realistiske tidsrammer med lederne på forhånd som sikrer at de forstår viktigheten av å gi tilstrekkelig tid til nøye vurdering av kandidatene. Vær tydelig på de formelle kravene som er knyttet til ansettelser i staten.
- Husk å samle informasjon fortløpende: Be om nødvendig dokumentasjon og tilbakemeldinger fra lederne underveis i prosessen, slik at du slipper å vente til siste øyeblikk.
- Prioritér oppgaver: Fokuser på de viktigste elementene i innstillingsprosessen, og vær klar på hva som må fullføres innen visse frister, for å sikre at avgjørelser kan tas uten forsinkelser.
- Bruk strukturert dokumentasjon: Ha klare maler og vurderingsverktøy som gjør det raskere for lederne å gi sine tilbakemeldinger, slik at de kan jobbe mer effektivt under tidspress.
Spørsmål: Hvordan forklarer du prioriteringen av kandidatene tydelig i innstillingen?
Svar: Husk at hver kandidat skal vurderes opp mot utlysningsteksten på en objektiv måte.
- Bruk objektive kriterier: Vurder kandidatene basert på klare, målbare kriterier fra utlysningsteksten, som kvalifikasjoner, erfaring og ferdigheter. Dette gir en strukturert ramme for å forklare rangeringen.
- Gi konkrete eksempler: Underbygg vurderingen med spesifikke eksempler fra hver kandidats CV, intervjusvar eller referanser som viser hvordan de oppfyller (eller ikke oppfyller) kravene. Dette viser tydelig hvorfor en kandidat er sterkere på visse områder enn en annen.
- Vektlegg de mest relevante kvalifikasjonene: Prioriter kvalifikasjoner som er kritiske for stillingen, og forklar hvilken kompetanse og erfaring som har veid tyngst i beslutningsprosessen.
- Bruk en sammenligningstabell: Lag en oversikt som viser hvordan hver kandidat rangerer på ulike vurderingskriterier. Dette visualiserer forskjellene mellom kandidatene og gjør det lettere å forklare hvorfor én kandidat er prioritert over en annen.
- Kommunisér balansert og rettferdig: Forklar ikke bare hvorfor den foretrukne kandidaten er best, men også hvorfor andre kandidater ikke nådde helt opp. Dette sikrer en balansert vurdering og viser at alle kandidatene er blitt grundig evaluert.