Tre statlige virksomheter om tilbakevending til kontoret

Vi spurte tre virksomheter om de kunne tenke seg å dele sine vurderinger rundt tilbakeføring til en litt mer normal arbeidshverdag. Her er hva de svarte i uke 21. De fleste virksomhetene jobber kontinuerlig med disse planene og samler seg erfaring fortløpende som de tar med seg inn i dette planleggingsarbeidet.

Helsedirektoratet og Arbeidstilsynet har gitt ut veiledninger og råd for tilbakeføring til kontoret. Statlige virksomheter bruker i stor grad disse rådene og tilpasser dem egne forhold, når de nå legger planer de ansattes arbeidssituasjon fremover. Enkelte steder i landet er det nå ikke det store behovet for hjemmekontor lenger, mens det i de større byene fremdeles brukes en del hjemmekontor, spesielt som følge av at mange er avhengig av kollektivtrafikken for å komme seg på jobb. 

Fiskeridirektoratet

Fiskeridirektoratet har hovedkvarter i Bergen og er tilstede i fem regioner i landet.

Personaldirektør Ingeborg Aasbø forteller hvordan de tenker om tilbakeføring til kontor og fortsatt bruk av hjemmekontor.

Hvordan har dere arbeidet frem grunnlaget for planen dere har laget?

- Planen for tilbakekomst er basert på risiko og sårbarhets-analyse «tilbakekomst kontorarbeidsplasser». Med bakgrunn i denne er det utarbeidet opptrappingsplaner for hovedkontor og de respektive regioners kontorsteder. Opptrappingsplanene har startet på 20 prosent tilbakekomst og er i varierende grad økt med 20 prosent hver uke inntil 100 prosent i uke 24. All tilbakekomst er basert på frivillighet i denne perioden, og det er laget gode renholdsplaner for økende tilbakekomst.

- Hjemmekontorordningen går fra en pålagt ordning med frivillig opptrapping for tilbakekomst til at "kontor-kontor" igjen er det som er hovedarbeidsformen fra 15. juni, men hvor man basert på ulike helsemessige/transportmessige/omsorgsmessige behov gir unntak for å være fysisk på arbeidsplassen og fortsatt hjemmekontorordning kan innvilges.

Hva er de viktigste vurderinger dere har gjort når det gjelder å arbeide på jobb og fortsatt bruk av hjemmekontor?

- Vi har en del kontrolloppgaver som krever fysisk tilstedeværelse hos kontrollobjektet og dette lar seg vanskelig gjøre med en hjemmekontorordning. Vi har også det arbeidsmiljømessige aspektet med hensyn til den sosiale biten av et arbeidsmiljø. Utviklingsoppgaver synes vi ivaretas best ved en fysisk tilstedeværelse.

Hvilke utfordringer knyttet til tematikken ser dere fremover?

- Vi ser bruk av kollektivtransport i de største byene hvor vi har kontorer som en utfordring. Det er ønskelig at vi unngår/benytter dette minst mulig. I tillegg er det ansatte i risikogrupper, og ansatte med omsorgsbehov som ikke er forenlig med opphør av hjemmekontor.

Har dere fått noen positive bieffekter på arbeidsplassen av koronasituasjonen?

- Økt digital kompetanse og trygghet knyttet til bruk av ulike digitale løsninger, og økt kompetanse i fjernledelse.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) ligger midt i Oslo sentrum. Det påvirker KMDs plan, forteller avdelingsdirektør Finn Jensen i administrasjonsavdelingen i departementet.

Hvordan har dere arbeidet frem grunnlaget for planen dere har laget?

- Vi har fulgt smittervernsrådene fra FHI og Helsedirektoratet. Arbeidsgiverportalen har vært svært nyttig som kommunikasjonskanal for info på blant annet HR-feltet.

Vi har vært forsiktig med å lage for rigide planer siden utviklingen har vært uforutsigbar.

- Tiltakene vi har satt i gang er drøftet med verneombud og tillitsvalgte i KMD. Vi hadde i en periode ukentlige møter mellom toppledelsen og de ansattes organisasjoner og verneombud. Disse har igjen fått innspill fra medlemmer og avdelingsverneombudene. Ellers har situasjonen vært drøftet ukentlig i alle ledergrupper i departementet.

- Vi har oppfordret til god dialog mellom ansatte og leder i denne perioden, spesielt når det gjelder konkrete utfordringer rundt hjemmekontor-situasjonen. 

Hva er de viktigste vurderingene dere har gjort rundt å arbeide på jobb og fortsatt bruk av hjemmekontor?

- Ut fra rådene fra helsemyndighetene har vi oppfordret alle som strengt tatt ikke trenger å komme på jobb, til å jobbe hjemmefra. Dette er en uvant situasjon både for ledere og ansatte, særlig å håndtere situasjonen med stengte barnehager og skoler.  I denne perioden var det viktig å trygge ansatte i en situasjon hvor de føler at de kanskje ikke har 100 prosent arbeidskapasitet.

Hvilke tiltak og løsninger har dere så langt kommet frem til?

- Departementsråden har sendt ut ukentlige mailer med en mer personlig vri. Her oppsummerer han uka, presiserer hva som er viktig fremover, hvilke smittevernråd vi skal forholde oss til og ikke minst – han har takket alle for innsatsen. Dette tror jeg alle har satt pris på.

- Vi har ikke utarbeidet egne regler hvis det ikke har vært et behov for det. Leder og ansatt har blitt enige om særskilt tilrettelegging når det har vært nødvendig.

- I  juni skal vi ha en ledersamling på Skype med fokus på gode grep ledere kan gjøre i situasjonen med fjernledelse. Hjemmekontor har både fordeler og ulemper, blant annet savner mange den direkte, relasjonelle kontakten som vi ikke får ved bruk av hjemmekontor.

Hvilke utfordringer knyttet til tematikken ser dere fremover?

- Utfordringen vil være å få en gradvis fysisk tilstedeværelse på arbeidsplassen igjen.  Her trenger vi å følge nøye med fremover. Vi forsøker å legge til rette for at flest mulig skal kunne alternere, det vil si veksle mellom kontoret i departementet og hjemmekontoret. Vi har også fått en ny erfaring med utstrakt bruk av hjemmekontor. Det kan komme godt med, siden vi fortsatt regner med at en del medarbeidere må bruke hjemmekontor på grunn av smittevernhensyn, i lang tid fremover.

Har dere fått noen positive bieffekter på arbeidsplassen av koronasituasjonen?

- De positive effektene må være at vi faktisk kan jobbe mer digitalt og fleksibelt enn det vi tidligere har trodd. Det gjelder ikke minst bruk av videokonferanser ved møter med eksterne - som gir gevinster for både tid, kostnader og klima.

- Vi legger for øvrig nå til rette for at to avdelinger skal flytte inn i aktivitetsbaserte arbeidsplasser med clean desk og underdekning, som pilot før innflytting i nytt regjeringskvartal. Jeg vil tro at vi også tar med oss noen erfaringer fra pandemisituasjonen og utstrakt bruk av hjemmekontor inn i denne piloten.

- Samtidig ser vi verdien av faktisk å møtes ansikt til ansikt og å ha et sosialt fellesskap og tilhørighet på arbeidsplassen. Mange lengter nå etter å treffe kolleger igjen, og å ta opp igjen den daglige kontakten i korridoren, ved kaffemaskinen og rundt lunsjbordet.

Norad

Seniorrådgiver Mette Kristin Josefson i personal- og administrasjonsavdelingen har vært en del av Task Force Norad i, en liten gruppe som ble satt sammen for å håndtere situasjonen. Her deler hun Norads erfaringer.

Hvordan har dere arbeidet frem grunnlaget for planen dere har laget?

- Vi har hele tiden holdt oss til nasjonale retningslinjer og de føringer som legges der. I midten av april så vi at det ville være nyttig å ha en oversikt over våre ansatte som kunne bidra til en styrt tilbakeføring. Vi opprettet derfor en QuestBack-undersøkelse med følgende spørsmål:

• I hvilken etasje sitter du?
• Sitter du i landskap eller på kontor?
• Hvordan kommer du deg vanligvis til jobb (kollektivt - sykkel/går - bil)?
• Har du barn og i hvilke aldersgrupper?
• Vil du gjerne avslutte hjemmekontor så fort som mulig?
• Er det noe i din situasjon som tilsier at du bør komme tilbake til jobb ved første mulighet? (Fritekst)

Resultatet av undesøkelsen dannet grunnlag for en plan for tilbakeføring og ofte stilte spørsmål.

- Vi definerte en første pulje som kunne være tilbake i kontorene fra 7. mai. og 11. mai Dette ble gjort basert på HMS-hensyn og basert på søknad. Neste pulje bestemmes etter en evaluering av første pulje etter cirka 14 dager og vil sannsynligvis omfatte de som trenger en bedre arbeidssituasjon enn hva hjemmekontoret tilbyr kombinert med at kollektivtrafikken ikke skal belastes.

- Ved behandling av søknad om tilbakeføring, ser vi også på hvordan plasseringen i lokalene tilfredsstiller smittevernhensyn og hvorvidt reisen skjer med kollektivtransport eller annet.  Lokalene er utstyrt med plakater fra FHI om smittereduserende oppførsel og Antibac. Møterom er rigget for et visst antall personer med tilstrekkelig avstand mellom plassene. 

 Hva er de viktigste vurderingene dere har gjort rundt å arbeide på jobb og fortsatt bruk av hjemmekontor?

- Det viktigste har vært at signalene fra myndighetene tilsier fortsatt hjemmekontor for de som kan, at kollektive reiser bør begrenses og at offentlige virksomheter bør være de første til å følge disse rådene. Vi anser at de aller fleste av Norads oppgaver kan utføres fra hjemmekontor, men for noen ansatte må HMS-hensyn ivaretas ved at de kan jobbe fra arbeidsplassen. Så vil vi også slippe opp gradvis når det er adgang til det, men da etter behov. 

Hvilke tiltak og løsninger har dere så langt kommet frem til?

- Arbeidet med å følge opp og tilrettelegge for virksomheten blir gjennomført av et Task Force Norad med deltakere fra kommunikasjonsavdelingen, personal- og administrasjonsavdelingen og fra fagavdelinger. 

- Vi har gitt alle muligheter for å hente dockingstasjon, ekstern skjerm, tastatur og kontorstol fra arbeidsplassen. Vi har også anskaffet flere eksterne skjermer.  Vi har tilbudt hjelp til å få utstyr fraktet hjem.

- Vi har fått løst noen tekniske utfordringer med å bruke Teams for møter ellers er Teams den løsningen vi bruker aktivt i det daglige arbeidet. 

- Vi har systematisert kommunikasjonskanalene for informasjon om situasjonen og våre interne retningslinjer og bruker Workplace til dette. 

- Vi har avholdt quiz, allmøter og faglige webinarer digitalt. Vår direktør har sendt videohilsener med aktuell informasjon på Workplace.

Hvilke utfordringer knyttet til tematikken ser dere fremover?

- Forventninger om at vi skal tilbake til normalen raskere enn hva tilfeller kan bli en utfordring.  

- Samtidig ser vi at det kan være utfordringer for mellomledere med å følge opp sine seksjoner på en god måte.

- Å nå frem med informasjon som etterleves, ser vi også som en utfordring.

Har dere fått noen positive bieffekter på arbeidsplassen av koronasituasjonen?

- Vi har hatt Office 365 et knapt år, og nå har hele organisasjonen vært nødt til å forholde seg til disse verktøyene, først og fremst Teams og Workplace. Det er en nyttig erfaring å se at dette fungerer veldig bra. Samtidig har vi hatt visse tekniske utfordringer som vi også må følge opp fremover.  Task Force Norad har også opprettet et eget Team hvor informasjon legges og hvor mye av kommunikasjonen foregår.