En ny Difi-rapport om administrative fellesfunksjoner viser at små og mellomstore statlige virksomheter etterspør mer støtte til arbeid med anskaffelser og IKT.
I starten på 2018 fikk Difi i oppdrag fra Kommunal og moderniseringsdepartementet å kartlegge behov for administrative støttefunksjoner spesielt rettet mot små og mellomstore virksomheter. I tillegg skulle alternative utviklingsmuligheter vurderes.
I Difi har en prosjektgruppe bestående av Valgjerd Bakka Skauge, Peter Bøgh og Mona Stormo Andersen jobbet med en rapport som nylig er publisert.
Mest behov for mer støtte til anskaffelser
- Vi startet arbeidet med å spørre om hvilke behov virksomhetene hadde, og sendte ut en questback til 66 statlige virksomheter med under 200 tilsatte. Av disse svarte 47 virksomheter, noe som utgjør en svarprosent på 71. Det er vi veldig fornøyd med, sier Valgjerd Bakka Skauge.
Anskaffelser pekte seg ut som et område blant de administrative funksjonene hvor mer støtte var ønskelig.
Det gjelder støtte gjennom flere rammerammeavtaler fra Statens innkjøpssenter, men også støtte til å styre anskaffelser mer strategisk.
- Det handler om å koordinere innkjøpene mer ved å samle behovene i virksomhetene og inngå bedre samarbeid med leverandører og andre i sektoren med samme innkjøpsbehov, samt realisere gevinstene ved avtalene med bedre kontraktsoppfølging. Når vi supplerte spørreundersøkelsen med intervjuer, ble dette bekreftet, sier Mona Stormo Andersen.
Tilstrekkelig kompetanse og kapasitet er en utforing
For små og mellomstore virksomheter er manglende kapasitet en utfordring. I små administrasjonsavdelinger er det liten grad av spesialisering, og samme person kan jobbe med både økonomi, anskaffelser og HR. I kombinasjon med krav til effektivisering og kutt i driftsbudsjettene som i størst mulig grad skal skjerme kjernevirksomheten, utfordres administrative funksjoner ytterligere på ressurser.
Mange sektorvise løsninger er etablert
- Som mange sikkert kjenner til har det i flere sektorer tatt initiativ til å samle administrative funksjoner ett sted. Hensikten er som hovedregel effektivisering, men også å øke kvaliteten og sikkerheten på blant annet IKT- tjenester. I rapporten ser vi på ulike løsninger, og skisserer flere utviklingsmuligheter. Det er fortsatt et potensial at flere tar i bruk fellesløsningene enn å lage egne løsninger, sier Skauge.
Mange virksomheter har jobbet smart for å kutte kostnader på intern administrasjon. For eksempel er 87 prosent. av statlige virksomheter nå lønnskunder hos Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ) og Statens innkjøpssenter inngår på vegne av virksomhetene avtaler som vil spare staten for store beløp.
- Statlige virksomheter må fortsette å jobbe med å forbedre og effektivisere de administrative funksjonene. Digitalisering og mulighetene som ligger i samarbeid med andre må utnyttes bedre, sier Mona og Valgjerd.
Administrative fellesfunksjoner i staten. Status og utviklingsmuligheter (dfo.no)