Mange ledere synes det er vanskelig å ta opp problemer med sine medarbeidere. Personalsaker oppstår som oftest fordi små problem ikke tas tak i, og utvikler seg til større saker. Vårt råd er å ta tak i problemene før de vokser seg store.
Å følge med og gripe inn raskt er et av de viktigste forebyggende grepene du som leder kan gjøre for å unngå at små problemer utvikler seg og ender opp som personalsak.
Som leder står du for den daglige driften og styringen av enheten eller avdelingen - uansett situasjon. Du som leder skal legge til rette for at ansatte har en adferd som er positiv for arbeidsmiljøet. Den ansatte på sin side skal utføre arbeidet sitt i tråd med arbeidsavtalen og virksomhetens retningslinjer. Hvis dette ikke skjer, må du handle. Ved å gå frem på en god, tydelig og ryddig måte vil de fleste saker bli løst lenge før det blir snakk om reaksjoner og personalsaker.
Råd om leders rolle
Hva kan lede til en personalsak?
Det kan være flere grunner til at du som leder kan få en personalsak eksempler kan være:
- Dårlig utføring av arbeid som ikke endrer seg etter samtaler
- Brudd på retningslinjer
- Uakseptabel adferd
- Påstand om trakassering
- Mobbing
- Lovbrudd
- Personkonflikter
Leders ansvar og styringsrett
I rollen som leder har du plikt til å følge opp slike saker.
Råd når du tror du kan få en personalsak
- Å handle raskt. Ikke vent og se dersom en medarbeider for eksempel ikke utfører arbeidet på en tilfredsstillende måte
- Ta raskt kontakt og forsøk å finn en løsning sammen med medarbeider.
- Tenk på måten du kommuniserer på, den vil ha stor betydning for resultatet.
- Gode forberedelser er viktig.
- Gjør deg opp en mening om hva du vil ha ut av møtet med medarbeideren.
- Lag en plan for videre arbeid og følg opp.
- Sørg for å evaluere underveis. Ikke glem å evaluere deg selv og ditt eget ståsted.
- Ha dokumentasjon på hele løpet. Krever saken formelle reaksjoner, er det viktig å ha dokumentert den godt underveis.
For å forbygge krevende personalsaker bør virksomheten ha rutiner for hvordan de skal håndtere slike saker. Du må også følge regelverket. Arbeidsmiljøloven § 4, nummer 3 stiller krav til at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas.
Her kan du lese mer om hvordan håndtere en personalsak
HRs ansvar er å jobbe forebyggende med å minne ledere om viktigheten av å ta tak i problemene når de oppstår. Innholdet i denne saken kan du dele med ledere i din virksomhet.