På et erfaringsseminar i august delte 80 HR-medarbeidere hva de mener fungerer bra når de tar imot nyansatte, og hvor de mener de har et gap. I denne artikkelen finner du en oppsummering av hva de sa og ideer til hvordan forbedre onboardingen.
Oppsummeringen er ingen kartlegging av alle aktivitetene virksomhetene har på onboarding. Det som følger under er resultater fra en workshop der deltakerne satte opp post-it-lapper over aktiviteter de synes fungerer godt hos seg.
Tanken med å dele disse aktivitetene, er å inspirere dere som jobber med onboarding og kompetanse- og karriereutvikling i egen virksomhet. Samtidig ønsker vi å gi noen tips og råd om hvordan gjøre en god onboarding enda bedre..
Onboarding - tiltak i statlige virksomheter
Få hadde en plan for å holde den nyansatte varm før oppstart
På workshopen var det få som oppga at de hadde en plan for å holde den nyansatte varm før oppstart.
Det er viktig å være klar over at de som søker jobb ofte er inne i flere søkeprosesser. Etter den nyansatte har undertegnet arbeidskontrakten, må du passe på å holde kontakten med din nyansatte. Bruk tiden frem til startdato til å motivere og skape tilhørighet til den nye arbeidsplassen.
Få eksempler på hvordan du kan gjøre dette:
Motiver og forbered den nyansatte før start
Mange har tiltak for å få medarbeidere raskt inn i arbeidsoppgaver
Innsikt og analyser viser at nyansatte slutter raskt når de ikke føler seg nyttige og integrerte i arbeidet den første tiden på ny arbeidsplass.
I staten ser det ut til at de fleste har tiltak som fadderordning, opplæringsplaner og introduksjonssamtaler, og de fleste har også felles introduksjonsprogram og ulike e-læringer for alle nyansatte.
Få råd og eksempler til hvordan du kan gjøre dette:
Innfasing – integrer den nyansatte faglig og sosialt
En del har spennende arenaer for refleksjon og tilbakemeldinger fra nyansatte
Med en nyansatt har du en gylden anledning til å få et friskt uten-ifra-og-inn blikk på virksomheten, kulturen arbeidsmiljøet og måten dere jobber på. Flere virksomheter har etablert ulike arenaer for dette, blant annet:
- Uformelle arenaer der unge eller nyansatte koples med seniorer i virksomheten.
- Samlinger der nyansatte gis mulighet for tilbakemeldinger og refleksjoner til. organisasjonen. Dette bidrar også til å skape et fellesskap for de nye i organisasjonen.
- Jevnlige møter med leder i starten av ansettelsesforholdet, der den nyansatte deler refleksjoner på arbeidsform, kultur osv.
Les om hvordan Statistisk sentralbyrå utnytter muligheten i å ha fått nyansatte med andre perspektiver:
Flere jobbet med karrieretiltak i egen virksomhet
Et konkurransefortrinn for både å tiltrekke og beholde, er å kunne vise til utviklings- og karrieremuligheter i din virksomhet. Det var spennende å se at flere virksomheter jobber med dette. For eksempel:
- Flere er i gang med skreddersydde karriereprogram for ansatte hos seg.
Les hvordan Statsbygg laget et målrettet kompetanseutviklingsprogram. - Noen jobber med strategisk bemanningsplanlegging, mentorprogram og traineeordninger.
- Flere virksomheter jobber med å lage egne utvikling- og opplæringsløp for prosjektledelse. Se hvordan din virksomhet kan lage et godt program for karriereutvikling.
Nesten ingen oppgir å ha egen strategi for innleie og bruk av konsulenttjenester
Å jobbe strategisk med kompetansebildet i din enhet eller i virksomheten gjør at dere får et bevisst bilde av hvilken kompetanse dere er nødt til å hente utenifra og hvilken kompetanse dere kan bygge opp internt i virksomheten. Dette gir større rom for å lage og synliggjøre interne karriereveier og utviklingsmuligheter for medarbeidere, som igjen gjør at dere kan beholde medarbeidere lenger.
På workshopen oppga svært få at de har aktiviteter knyttet til egen strategi for innleie og bruk av konsulenttjenester.
I staten har det kommet fellesføring på konsulentbruk, og lovendring på innleie. Du kan lese mer på disse sidene om konsulenttjenester og innleie.
Noe bruk av digitale verktøy for onboarding
Noen virksomheter bruker digitale verktøy som automatiserer flere av de praktiske oppgavene i en onboarding, mens et fåtall oppgir at de også har automatisert utsendelse av informasjon til den nyansatte før første arbeidsdag, med bl.a. kontrakter, informasjonspakke og velkomsthilsen osv.
Ingen oppgir at de evaluerer onboarding- og rekrutteringsprosessen
Det ser ut som om det er svært få som gjennomfører evaluering av rekrutteringsprosessen eller onboardingen, mens mange gjør sluttevalueringer gjennom samtaler eller digitale kartlegginger når noen sier opp sin jobb.
For å sikre god rekruttering- og onboarding bør du gjøre fortløpende evalueringer for å justere og sikre gode prosesser. Konkurransen om å tiltrekke og beholde er stor, og du mister god kompetanse og investert innsats om du ikke jobber med dette.
Les mer om HR-analyser på våre fagsider:
Behovet til den nyansatte må få større plass i onboardingen
Virksomhetene sier at de har behov for mer struktur rundt onboardingprosessen. De må være tydeligere på mål og oppgaver som følger med stillingen. Det er også viktig å finne ut hva som faktisk er behovet til den nyansatte.
Et råd her er å huske på at det er forskjell på den ansattes behov versus virksomhetens behov.
På seminaret delte Hege Grov, seniorrådgiver, Norad deres reise med «Hvordan innsiktsarbeidet ga dem bedre opplæringsløp for nyansatte».
Se innlegget til Norad (tidskode 5:11 – 23:23)
Vet du hva nyansatte ønsker seg av deg som leder når de blir ansatt? På denne siden får du som leder konkrete råd og tips til hvordan du lykkes med onboarding som gir fornøyde og produktive nyansatte. Vi deler også verktøy som du kan ta i bruk.