Reaksjoner er ikke det første du bør tenke på når du opplever at den ansatte ikke fungerer. Normalt vil muntlig veiledning i en samtalen med medarbeider være nok. Først når den ansatte ikke endrer atferd er det grunn til å vurdere reaksjoner.
Saksbehandlingsregler som gjelder for reaksjoner i personalsaker er hjemlet i statsansatteloven § 32. I tillegg kommer forvaltningsloven til anvendelse.
Enkeltvedtak
Ordensstraff, oppsigelse, avskjed og suspensjon regnes som enkeltvedtak. Det betyr at den ansatte alltid skal gis anledning til å forklare seg før ansettelsesorganet i virksomheten fatter et vedtak. Arbeidstaker har rett til å få hjelp av tillitsvalgt eller annen rådgiver.
Dersom arbeidstaker klager på vedtaket, kan ikke du som arbeidsgiver iverkesette en reaksjon før klageinstansen har kommet til en beslutning.
Havner saken i retten, kan ikke en reaksjon iverksettes før det foreligger en rettskraftig dom. Søksmålsfristen er åtte uker.
Reaksjoner som arbeidsgiver kan gi overfor den ansatte
Under følger ulike reaksjoner som arbeidsgiver kan gi den ansatte.
Advarsel
Det er ikke formelle formkrav til en advarsel. Som hovedregel bør advarselen gis skriftlig. Advarselen må inneholde en konkret omtale av det som det reageres på, for eksempel atferd eller tjenesteforsømmelse. I tillegg bør det fremgå hva som forventes av den ansatte, og hvilke konsekvenser det har dersom den ansatte ikke retter seg etter advarselen.
For øvrig gjelder alminnelig krav til saksbehandling, og den ansatte skal få mulighet til å uttale seg om saken.
Ordenstraff
Med hjemmel i statsansatteloven § 25 kan ordensstraff gis på følgende måter:
Tap av ansiennitet fra en måned til to år
Tap av ansiennitet innebærer tap av opprykk, i lønnssammenheng og ved fungering i høyere stillinger.
Varig eller midlertidig omplassering til en annen stilling
Å bli satt ned i en lavere stilling, innebærer at en tjenestemann settes ned i både lønn og status. Dette kan enten være varig eller tidsbegrenset.
Det er imidlertid grenser for hvor mye en ansatt kan degraderes før reaksjonen anses som en oppsigelse eller avskjed.
Reaksjoner benyttes når den ansattes atferd er så graverende at arbeidsgiver må avveie om personen skal bli avskjediget eller om personen skal bli degradert.
For å ilegge denne straffen må den ansatte ha oppført seg utilbørlig i eller utenfor tjenesten eller unnlatt å oppfylle tjenesteplikter.
En ordensstraff lagres i personalmappen i fem år.
For embetsmenn gjelder egne regler.
Oppsigelse
Oppsigelse i prøvetiden
Etter å ha ansatt den best kvalifiserte søkeren i en stilling, er det et lederansvar å følge opp og drive opplæring i prøvetiden. Den ansatte kan sies opp om personen ikke tilpasser seg arbeidet, eller dersom vedkommende ikke tilfredstiller rimelige krav til dyktighet eller pålitelighet. Det er én måned oppsigelsestid i prøvetiden. Den ansatte har rett til å stå i stillingen under klagebehandlingen. Hjemmel er i statsansatteloven § 15.
Oppsigelse på grunn av den ansattes egne forhold
En ansatt kan sies opp når vedkommende ikke kan gjenoppta arbeidet som følge av sykdom, eller ikke lenger har de kvalifikasjonene som er nødvendige for stillingen med hjemmel i statsansatteloven § 20. Mangelfull arbeidsutførelse over tid, og gjentatte krenkelser av tjenesteplikter, er også oppsigelsesgrunn. Dette må være dokumentert. Se dokument lenger ned.
Avskjed
Avskjed er den mest alvorlige disiplinærreaksjonen med hjemmel i statsansatteloven § 26.
Avskjed kommer kun til anvendelse ved grov uforstand i tjenesten, grovt eller gjentatt krenkede tjenesteplikter, om den ansatte ved utilbørlig atferd viser seg uverdig for stillingen eller svekker tilliten som er nødvendig for stillingen.
Undersøkelser viser at avskjed blir lite benyttet.
Suspensjon
Suspensjon er hjemlet i statsansatteloven § 29.
Suspensjon kommer til anvendelse dersom den ansatte har gjort seg skyldig i forhold som kan medføre avskjed.
Under suspensjon beholder den ansatte sin lønn.
Om mulig, og avhengig av sakens alvorlighetsgrad, kan den ansatte gis en mindre betrodd tjeneste.