Ofte stilte spørsmål om personalreglement

Bestemmelser om ordensstraff, oppsigelser og liknende er regulert av lov og det kan ikke forhandles om innholdet i disse bestemmelsene.

Ved å ta inn ordensstraff, oppsigelser og liknende som del av personalreglementet, kan dette oppfattes som at virksomheten åpner opp for å forhandle om innholdet i disse bestemmelsene.

Bestemmelser og rutinebeskrivelser om ordensstraff, oppsigelser og liknende hører imidlertid temamessig sammen med de fremforhandlede bestemmelsene i et personalreglement. Av denne grunn anbefaler Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet at de tas inn som et vedlegg til reglementet.

Dette spørsmålet refererer til mal for personalreglements pkt 7.1 og 7.2.

Forhandlingsberettigede organisasjoner er de organisasjonene i virksomheten som har forhandlingsrett om personalreglement etter lov om offentlige tjenestetvister § 3.

I den nye statsansatteloven er ikke muligheten for unntak fra offentlig kunngjøring videreført.

Skal du lage et nytt personalreglement, kan du ikke ta inn en bestemmelse som åpner for en overgang fra midlertidig til fast ansettelse uten at stillingen kunngjøres offentlig.

I Mal for personalreglement etter tjenestemannsloven var det en bestemmelse om at man kunne unnlate å kunngjøre fast stilling i enkelte tilfeller. Dette gjaldt for eksempel når en statsansatt var ansatt midlertidig etter offentlig kunngjøring og vanlig ansettelsesprosess ellers.

Bestemmelsen hadde bakgrunn i tjenestemannsloven § 2, som åpnet for unntak fra hovedregelen om offentlig kunngjøring, blant annet i en virksomhets personalreglement. I kommentarene til bestemmelsen sto det at det ville være en fordel om man hadde tatt med muligheten for fast ansettelse i kunngjøringen, uten at det var et krav. Denne muligheten er fjernet i den nye statsansatteloven.

Overgang fra midlertidig ansettelse til fast kan dermed kun skje dersom arbeidstakeren får rett til fast ansettelse etter statsansatteloven § 9 tredje ledd (treårsregelen) eller at det blir avsagt dom for at det foreligger et fast arbeidsforhold etter statsansatteloven § 38 første ledd.

Ansettelser inntil seks måneder avgjøres av arbeidsgiver. Her er det ikke behov for å regulere dette nærmere i personalreglement.

Se statsansatteloven § 7 første ledd

Du kan gjøre unntak fra kvalifikasjonsprinsippet og kravene til offentlig utlysning, innstilling og behandling i ansettelsesorgan for ansettelser i inntil ett år dersom partene i virksomheten blir enige om det. Dette må stå i personalreglementet.

Dette er opp til virksomheten å bestemme hvem som har rett til å ansette for kortere perioder enn ett år. Ordningen må beskrives i personalreglementet. Det vanlige er at det er direktøren, eller den som direktøren har gitt fullmakt til, som har ansettelsesretten.

Se statsansatteloven § 7 annet ledd

Du kan ansette ledere uten offentlig kunngjøring ved ledighet over seks måneder og inntil ett år. En slik regel må tas inn i personalreglementet.

Praksisen rundt ansettelse av ledere kan fravike fra andre typer ansettelser i virksomheten.

Du kan for eksempel avtale at det ikke er nødvendig å utlyse saksbehandler- og kontorstillinger offentlig, men at det er nødvendig å utlyse visse lederstillinger eller alle lederstillinger offentlig. Dette må du da skrive i personalreglementet.

Se statsansatteloven § 7 annet ledd

I de fleste tilfeller er det nærmeste leder som skriver/avgir innstilling til ansettelsesrådet i en virksomhet. I enkelte virksomheter hender det imidlertid at nærmeste leder også er medlem av ansettelsesrådet.

I slike tilfeller skal nærmeste leder kun avgi et forslag til ansettelse til ansettelsesrådet. På den måten vil ansettelsesrådet ha mulighet til å vurdere andre kandidater.

Om nærmeste leder, som normalt utarbeider en innstilling, også sitter i ansettelsesrådet, skal lederen avgi et forslag til ansettelse slik at ansettelsesrådet kan vurdere andre kandidater fritt.

Det stilles imidlertid samme krav til et forslag til ansettelse som til en formell innstilling.

Statsansattelovens § 5 tredje ledd, bestemmer at både en innstilling og et forslag vanligvis skal omfatte tre søkere, dersom det er flere kvalifiserte søkere til stillingen. Disse søkerne skal også i begge tilfeller rangeres.

Forskjellen på et forslag og en innstilling, er at ansettelsesrådet ved et forslag også kan vurdere andre kandidater enn de som er innstilt.

Dette spørsmålet gjelder malens pkt. 8.1.

Flere har spurt om det går an å opprette en sak med lesetilgang til rådets medlemmer, slik at disse får tilgang til sakspapirene samtidig.

I punkt 8.1 i malen for personalreglement står det imidlertid at forslaget eller innstillingen bør følge en bestemt rekkefølge der rådet leder uttaler seg sist.

Punkt 8.1 kan fravikes dersom partene i virksomheten er enige om det. Det er heller ingenting i veien for å ha en rutine hvor alt sendes ut samtidig til alle rådets medlemmer om det er ønskelig.

Medlemmer av ansettelsesrådet er selvstendige medlemmer som skal finne frem til den best kvalifiserte ut fra egen vurdering av søkerne. Arbeidsgivers representanter er ikke underlagt noen form for instruks eller styring i sin funksjon i prosessen. Heller ikke ansattrepresentantene er det, hverken fra arbeidsgiver, fra sin organisasjon eller andre.

Rekkefølgen i malen 8.1 er ikke regulert i lov eller forskrift, men årsaken til den foreslåtte rekkefølgen er følgende:

Retten til å ansette er i utgangspunktet en del av arbeidsgivers styringsrett. Dette medfører at arbeidsgiver utformer innstilling eller forslag til hvem som skal ansettes.

Det vanlige er at én eller flere representanter fra arbeidsgiversiden i ansettelsesrådet så får uttale seg om innstillingen/forslaget. Deretter følger representanter for de ansatte. Representanter for de ansatte har medbestemmelse og kan påvirke valg av kandidat.

Det kan være uheldig om direktøren (eller en annen leder) i en virksomhet ikke uttaler seg sist da det er en risiko for at han/hun vil kunne påvirke de andre medlemmenes syn.

Er medlemmene fremdeles uenige, bør man ha et møte om saken, slik at de forskjellige synspunktene og begrunnelsene for disse kan diskuteres. Da kan man forhåpentligvis bli enige. Om man ikke blir det, avgjør flertallet saken.

Ifølge statsansattelovens § 6 annet ledd skal det alltid være like mange medlemmer fra arbeidsgiversiden som fra arbeidstakersiden i ansettelsesrådet.

Rådets leder skal være oppnevnt av arbeidsgiveren. Det vil si at det alltid vil være en person mer fra arbeidsgiversiden enn fra arbeidstakersiden.

Et ansettelsesråd kan dermed bestå av for eksempel tre (2+1), fem (3+2), syv (4+3) personer. Rådet bør helst ikke ha flere enn syv medlemmer da saksbehandlingen vil bli svært omfattende. Hvordan rådet blir sammensatt og medlemmene blir oppnevnt, må partene bli enige om i et personalreglement.

Disse reglene er identiske med dem som gjaldt etter tjenestemannsloven.

Bestemmelsen i malen baserer seg på en tidligere avtale mellom staten og hovedsammenslutningene. Bestemmelsen er en del av Reglement for personalforvaltningen i departementene. Det har derfor vært lagt til grunn at denne fordelingen benyttes der organisasjonene i virksomhetene ikke blir enige om oppnevning av representanter for de ansatte.

Virksomhetene kan imidlertid avtale andre regler for å peke ut ansattes representanter i personalreglementer, for eksempel kan dette gjøres ved valg blant de ansatte. Sistnevnte ordning er lite benyttet da organisasjonene gjerne ønsker å oppnevne egne medlemmer eller tillitsvalgte til rådet/rådene.

Dersom virksomheten velger å oppnevne representanter for de ansatte fra organisasjonene, og organisasjonene ikke blir enige om oppnevningene, bør du som virksomhet benytte den sentralt avtalte ordningen. Dette er en ordning som over lang tid har vist seg fornuftig. Både arbeidsgivere og organisasjonene har sett seg tjent med denne ordningen. Sentralt har partene vært enige om denne ordningen og hele statens forhandlings- og drøftingssystem er basert på krav til representativitet. Dette fremgår både av tjenestetvistloven og statens hovedavtale.  Er partene enige lokalt, er det imidlertid mulig å avtale en ordning hvor det ikke er et slikt krav til representativitet, men dette bør begrunnes godt.

Det er ikke noe lovkrav om antall ansettelsesråd. Dersom den enkelte virksomhet mener det er mest hensiktsmessig med ett råd for samtlige ansettelser, så beskrives denne ordningen i virksomhetens personalreglement.

Hvem som er stedfortredere skal fremgå av reglementet, jf. malens pkt. 6.5.

Her kan man vise til statsansattelovens § 6 annet ledd om «rådets sammensetning». Poenget her er at det skal være en fast ordning, slik at for eksempel ikke direktøren skal kunne skifte ut medlemmer og varamedlemmer av rådet fra ansettelsessak til ansettelsessak.