På denne siden gir vi deg som skal være faglig leder et årshjul og en oversikt over verktøy som du kan bruke når du skal følge opp lærlinger.
Denne verktøykassen er ment å samle diverse maler, sjekklister og veiledninger som ligger på Arbeidsgiverportalen, portalen for lærlinger i staten, OKstat.dfo.no, og i OLKWEB, som er det den digitale plattformen lærlinger bruker til å dokumentere oppgavene sine.
Årshjul for faglig leder
Last gjerne ned årshjulet for faglig leder og ha det tilgjengelig gjennom året.
Nedenfor finner du en nærmere beskrivelse av rutinene som er markert i årshjulet. Løpende oppgaver med oppfølging av lærlingen underveis i løpet er ikke beskrevet her. Om du skulle ha spørsmål knyttet til dette, er det bare å ta kontakt med oss i OK stat.
Januar: Kartlegging av nye læreplasser eller nye lærefag
Når dere skal finne ut hvilket fag virksomheten skal ha lærling i, må dere kartlegge behov på samme måte som dere kartlegger behovet for en ny medarbeider. Forskjellen er at dere nå må koble arbeidsoppgavene lærlingen skal utføre til et fag og en læreplan. Læreplanen i faget forteller deg hva slags kompetanse lærlingen skal sitte igjen med etter læretiden. Alle læreplaner ligger på Utdanningsdirektoratets nettsider.
En god fremgangsmåte for å forankre lærlingordningen i hele virksomheten, er å la ansatte og ledere delta i arbeidet med å finne ut hvor de har behov for støtte og avlastning. Lag en liste over aktuelle arbeidsoppgaver og hvor oppgavene skal utføres. Dette gir oversikt over hvilken eller hvilke avdelinger lærlingen kan jobbe i. Ut fra listen med arbeidsoppgaver kan du lage en intern opplæringsplan til lærlingen. Ta gjerne utgangspunkt i en mal for intern opplæringsplan som du finner på Statens arbeidsgiverportal.
Lurer du på noe i den prosessen, anbefaler vi deg å kontakte oss i OK stat.
Mars: Rekruttering av lærling
Når virksomheten din har blitt godkjent lærebedrift, kan du starte å rekruttere lærling. Vi i OK stat anbefaler å lyse ut stillingen som en vanlig stilling, med utlysningstekst og intervjuer. Det er imidlertid ikke noe krav om å lyse ut en læreplass, så dere kan også ta kontakt med en videregående skole som tilbyr deres fag og gjennomføre speedintervjuer. Dersom dere vil få mulighet til å bli kjent med en framtidig lærling, er en gylden mulighet å tilby praksisplass for elever fra en videregående skole som har fagene det er aktuelt for virksomheten å ta inn lærling i.
Dere kan også finne aktuelle kandidater via VIGO, en egen søknadsportal for elever, som dere kan få tilsendt fra OKstat. Det er også mulig eller ta kontakt med det lokale NAV-kontoret.
Etter at lærlingen er blitt ansatt, må arbeidsavtale og lærekontrakt signeres.
Mars: Intern opplæringsplan
Lærlingen skal ha en intern opplæringsplan. Faglig leder kan ta utgangspunkt i malen for det aktuelle faget som ligger i Statens arbeidsgiverportal og tilpasse den til oppgaver som er relevante for den aktuelle virksomheten og lærlingen ved å legge til og fjerne oppgaver.
Mars og september: Halvårssamtaler
Hvert halvår skal faglig leder etter opplæringsloven gjennomføre og dokumentere en vurderingssamtale med lærlingen. Samtalen skal handle om lærlingens utvikling i forhold til læreplanen . Den skal både være en vurdering av arbeidet som allerede er gjort og en veiledning til hvordan lærlingen kan forbedre seg. Samtalen er også en mulighet for lærlingen til å gi tilbakemeldinger til virksomheten.
Som faglig leder skal du referere innholdet i samtalen i skjemaet for halvårssamtale. Skjema skal gjennomgås, lages notat på og arkiveres. Skjemaet sendes til okstat@dfo.no for arkivering i OK stats system. For egen oversikts skyld kan det i tillegg legges i OLKWEB, under mappen «vurdering». Merk at dette er et nytt skjema og ny rutine i tråd med fagfornyelsen.
Ta kontakt med primærkontakten din i OK stat om det skulle komme frem noe i samtalene som dere trenger hjelp med å følge opp. Vi er klare med erfaring, råd og støtte!
Mai: Forberede lærlingen på fagprøven
Gjennom den interne opplæringsplanen, arbeidsoppgavene lærlingen har gjennomført og tilbakemeldinger fra faglig leder i læretiden, har lærlingen allerede blitt godt forberedt til fagprøven.
Det kan likevel være greit å sjekke om lærlingen trenger ekstra forberedelser til fagprøven ved hjelp av sjekklisten som du finner på denne siden. Det er også lurt å tipse lærlingen om at det finnes en veileder for den skriftlige delen av fagprøven.
Ta kontakt med OK stat dersom du er usikker på om lærlingen vil bestå fagprøven.
August: Delta i introduksjonssamtaler
Som faglig leder samarbeider du med HR i virksomheten om å lage et godt introduksjonsprogram for de to første ukene. Det er viktig at du som faglig leder gjennomgår den interne opplæringsplanen en av de første dagene. Prøv å kartlegge lærlingens kompetansenivå i starten og juster opplæringsplanen etter det.
Mange virksomheter gir lærlingen en fadder som er en annen person enn faglig leder. Det kan også være lurt å gjøre andre avdelinger oppmerksom på hva det betyr å ha en lærling. For eksempel kan du henge opp lærlingsplakaten i staten i lokalene.
Forventninger til lærling og dere som virksomhet
Lærlingen følger de samme rettighetene og pliktene som en vanlig ansatt i en statlig virksomhet og plikter å følge reglene på arbeidsplassen som å komme i tide på jobb og gi beskjed ved sykdom. Det er spesielt viktig at dere har tydelige forventninger i starten av ansettelsesforholdet til det å være arbeidstaker fordi lærlingen er ung og har mindre erfaring med arbeidslivet enn andre ansatte.
Under finner du en sjekkliste over forventningene som stilles både til dere som virksomhet og til lærlingen.
Noen ganger må du som faglig leder ta tak i ting som ikke fungerer. Som støtte kan du bruke spørsmål fra e-læringskurset Den vanskelige samtalen.
Om du ønsker å vite mer om oppfølging av lærlinger, bør du lese gjennom våre nettsider om Lærlingløpet fra start til slutt, og særlig fasen oppfølging av lærlinger.
Kurs for faglige ledere
Hver fylkeskommune har kurs for deg som skal bli, eller er faglig leder. Vi i Samarbeidsorganet for statlige virksomheter (OK stat) anbefaler deg å ta disse kursene. Kursene arrangeres fylkesvis, som du kan se nedenfor.
Oversikt over kurs for faglige ledere fordelt på fylker
Hvordan bruke OLKWEB?
OLKWEB er et nettbasert verktøy som alle lærlinger i OK stat bruker for å dokumentere arbeidsoppgavene sine. Som faglig leder vil du også jobbe i OLKWEB, blant annet for å laste opp dokumenter og gi tilbakemeldinger.
Under finner du instruksjonsvideoer som gir en kort introduksjon til systemet og som viser hvordan du kan logge deg inn i OLKWEB første gang.
Neste video viser hvordan du som faglig leder kan følge opp og gi tilbakemeldinger til lærlingene ved hjelp av OLKWEB. Den gir også råd om hvordan man kan administrere dashbordet, eller velkomstsiden.
Videoen under viser hvordan du kan lage den interne opplæringsplanen i OLKWEB. Nb! Merk at det også er mulig å lage den interne planen som et eget dokument som lastes opp i systemet på lærlingens side i boksen ”notat”.