HR i Arkivverket tok i bruk tjenestedesign for å utvikle kompetansetiltak

I Arkivverket har de en spilleregel som sier at «vi utfordrer det bestående og utforsker det nye». HR-avdelingen har derfor tatt i bruk nye arbeidsmetoder innenfor tjenestedesign for å utvikle kompetansetiltak i virksomheten.

Bilde av kvinne
Foto: Arkivverket
Trine Myren Stenstvedt i HR i Arkivverket.

I denne saken forteller Therese Idsøe Bentsen og Trine Myren Stenstvedt hvordan HR-avdelingen har tatt i bruk nye arbeidsmetoder innenfor tjenestedesign for å kartlegge og utvikle riktige kompetansetiltak for Arkivverket.

— Tjenestedesign tar utgangspunkt i brukerens behov, og i vårt tilfelle er det våre ledere og ansatte, sier Stenstvedt.

Arkivverket tok utgangspunkt i «den doble diamanten» som er en vanlig modell eller metode innen tjenestedesign. Den doble diamanten har fire faser. De fire fasene kalles ofte Forstå, Definere, Idegenerere og Prototype. Dette betyr i realiteten at man identifiserer brukernes behov, forstår deres situasjon og forsøker å lage løsninger som imøtekommer disse (les mer om metoden nederst i artikkelen).

Skaffet seg innsikt i dagens kompetansearbeid

Forstå

For å forstå brukerbehovet i organisasjonen, tok Arkivverket utgangspunkt i tre spørsmål.  

  1. Hva fungerer bra med dagens kompetansearbeid?
  2. Hva fungerer ikke så bra med dagens kompetansearbeid?
  3. Hva er det kompetansearbeidet skal løse? Hva er det det skal føre til?
Portrett av en kvinne
Foto: Privat
Therese Idsøe Bentsen i HR i Arkivverket

— Disse tre enkle spørsmålene tok vi med oss til tre ulike grupper, toppledergruppa, ledere og medarbeidere. Fordi vi har verdens kuleste toppledelse som mener kompetanse er viktig, kom vi rett inn på første ledermøte, sier Bentsen. For å få svar på de tre spørsmålene delte Arkivverket toppledelsen, ledere og medarbeidere i ulike workshoper. Da kunne deltakerne få snakke fritt, uten filter. Alle workshopene ble gjennomført digitalt.

I tillegg gjennomførte Arkivverket også en analyse av hvilke arenaer for læring medarbeidere og ledere i organisasjonen kjente til og prefererte.

Definere

Gjennom innsikten kunne Arkivverket definere og konkretisere behovet. De analyserte både på hva som kjennetegnet hver målgruppe og hvilke trender de så i organisasjonen i helhet. Resultatet på tvers av målgruppene, viste at det var behov for å jobbe videre med tre områder:

  • Prosesser og strukturer
  • Livslang læring
  • Kritiske kompetansen og fremtidig kompetanse

For å definere og spisse brukerbehovet, utarbeidet de såkalte «Hvordan kan vi setninger (HKV)».

— Ved å omformulere og spisse behovene våre til spørsmål, kan vi lettere se muligheter i stedet for hindringer, sier Stenstvedt.

Illustrasjon av strategi og retning for kompetansearbeid
Foto: Arkivverket
Arkivverket deler opp strategi og retning for kompetansearbeidet slik.

Ide-generere

Etter innsiktsfasen gikk HR tilbake til toppledergruppen for å få innspill til ideer og forslag til løsninger. Gjennom å bruke «hvordan kan vi-setninger», ønsket HR å få frem hva som skal være målet for kompetansearbeidet og hvordan de skal oppnå målet. De stilte disse tre spørsmålene til toppledelsen:

  1. Hvordan kan vi få oversikt og bevissthet rundt dagens og morgendagens kompetanse på en agil og smidig måte?
  2. Hvordan kan vi få til livslang læring for alle medarbeidere slik at hver enkelt medarbeider ser seg selv i fremtidens oppgaveløsning?
  3. Hvordan kan vi få selvgående medarbeidere som lærer seg det som skal til ved behov?

Til disse tre spørsmålene hadde Arkivverket ide-generering og masse ulike forslag til tiltak til hvordan de kunne gjøre det.  

Piloter med prototyper

Stenstvedt sier at de på bakgrunn av ide-genereringen besluttet å sette i gang tre piloter:

  • En landingside på SharePoint som blant annet fremhever DFØs Læringsplattformen for å synliggjøre aktuelle kurs i staten som mange av de ansatte ikke vet om. De ønsker i tillegg å bruke siden til intern deling av historier om læring, «både det vi får til og ikke får til, slik at vi også kan lære av våre feil»
  • Et løft for kompetansesamtalene hvor de bruker eksisterende systemer for å få aggregerte oversikter over kompetansetiltakene som avtales i disse møtene
  • Et grunnkurs i innovasjon

Tydelig toppledelse i front av kompetansearbeidet

Stenstvedt og Bentsen sier at de er heldige i Arkivverket som har en toppledelse som lever etter spilleregelen «Utfordrer det bestående og utforsker det nye». Toppledelsen er ikke bare med på spilleregelen, men oppleves som å være i front og en tydelig stemme i kompetansearbeidet.

— Spilleregelen gjør det legitimt å feile og setter læring i forsetet. Den er åpenbart en gavepakke for oss som er opptatt av læring og utvikling. Men det å utfordre det eksisterende er ikke alltid like enkelt. Vi er en gammel ærverdig organisasjon med en over 200 år lang historie – å utfordre det bestående gjør også vondt og det er vi klar over. For å levere på våre store satsningsområder, kan vi imidlertid ikke bare utforske det nye – vi må også utfordre det bestående, sier Bentsen og Stenstvedt.

Tjenestedesign-metodens fire faser forstå, definere, idegenerere og prototype
Foto: Arkivverket
Den doble diamanten i tjenestedesignsmetodikk.
Slik brukte Arkivverket tjenestedesign for å kartlegge og utvikle tiltak for kompetanseutvikling 

Arkivverket har bruket «den doble diamanten» som er en veldig vanlig modell innen tjenestedesign. Arkivverket beskriver det fire fasene, forstå, definere, ide-generere og å prototype på denne måten:

  1. Den første fasen er en åpne-fase har som hensikt å forstå og skaffe innsikt om behov og forventninger. Hva er det brukeren egentlig har behov for? Hvor er det skoen egentlig trykker for de ansatte? Og for ledere?
  2. Den andre fasen er en lukke-fase og har som hovedhensikt å definere og konkretisere behovene.
  3. Den tredje fasen har til hensikt å ide-generere, og her er det mengden ideer som er teller. Etter det ser de på mylderet av muligheter på hvordan de kan teste og løse behovene de har.
  4. Den siste fasen er å prototype, hvor de tester og justerer de ulike ideene som er valg på medarbeiderne og lederne i Arkivverket.
Publisert: 1. desember 2021 Oppdatert: 11. januar 2022

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord