10 tips til leder om gode medarbeidersamtaler

I disse dager er det mange som gjennomfører medarbeidersamtaler, og i den anledning vil vi komme med noen nyttige tips.

Forberedelser til medarbeidersamtalen

Du må sikre deg at både du og medarbeider, hver for dere, har forberedt dere til samtalen. Send ut avtalt agenda på forhånd, for eksempel et fastlagt skjema.

Du skaper trygghet når du forteller medarbeideren om formålet med samtalen. Før samtalen vet dere da hva samtalen skal brukes til, hvordan dere skal dokumentere og oppbevare den og hvem som har innsyn i den.

Tips til medarbeidersamtalen

Klargjør formålet med samtalen

1. Du åpner samtalen med å gjenta formålet med samtalen og hva den skal brukes til. Det skaper trygge rammer. Som leder styrer du samtalen. Du bør imidlertid lytte mer enn du prater selv, og passe på at medarbeideren får snakke fritt om temaene dere tar opp.

Tilbakemeldinger

2. Start gjerne denne delen av medarbeidersamtalen med å oppsummere bidraget og oppgavene den ansatte har. Anerkjenn innsats, ikke minst det du har satt ekstra pris på.

3.Spør medarbeideren om hva han eller hun er fornøyd med og hvordan vedkommende opplever oppgavene og arbeidet. Still utdypende spørsmål. Bekreft og anerkjenn det du er enig i.

4. Gi konstruktive tilbakemeldinger. Vær så konkret som mulig. Sett medarbeiderens bidrag i sammenheng med målene til virksomheten, og si hva du mener har gått bra og hva som burde vært bedre.

Tilbakemeldingene bør stemme overens med tilbakemeldingene du har gitt gjennom året forøvrig. Dersom du opplever at medarbeider ikke utfører arbeidet på avtalt måte, eller har uakseptabel adferd, så er dette noe som krever egen oppfølging. Du kan lese mer om dette under vårt tema personalsaker.
 

5. Tenk gjennom hvordan du skal takle kritiske bemerkninger om egen lederstil. Det er enkelt å gå i forsvar om medarbeideren ikke har oppfattet en sak på samme måte som du selv har gjort. Gode oppfølgingsspørsmål kan være å spørre "hvordan hadde du ønsket at jeg bidro?" "Hva ville du ha sett mer av?"

Få frem motivasjon og ønsker

6. Sett av god tid til å snakke om hva som gjør medarbeideren motivert, både for de daglige oppgavene og oppgaver vedkommende kunne tenke å påta seg fremover.

7. Snakk om medarbeiderens ønsker i forhold til virksomhetens mål, og synliggjør sammenhengen. Da skaper du motivasjon og gir tydelig retning for hva medarbeider skal ha fokus på i det kommende året.

8. Sørge for at medarbeideren blir hørt og sett i samtalen. Inntrykket medarbeideren sitter igjen med etter samtalen, har stor betydning for motivasjonen for nye oppgaver fremover.

Samarbeid og arbeidsmiljø

9. Bruk tid til å snakke om arbeidsmiljø og samarbeid. Avklar eventuelle utfordringer, ta imot gode ideer og tiltak for å styrke disse to faktorene.

Bli enige om konkrete tiltak

10. Resultatet av samtalen skal være at du og medarbeideren sammen blir enige om konkrete tiltak. Skriv referat og en utviklingsplan som begge godkjenner. Medarbeider er ansvarlig for å gjennomføre tiltakene. Men du som leder legger til rette for dem, 

Følg opp etter medarbeidersamtalen

Oppfølging av en medarbeidersamtale skjer kontinuerlig gjennom hele året.

Det er lurt å ha oppfølgingssamtaler med medarbeideren etter en viss tid slik at dere forsikre dere om at dere er på rett vei.

Flere konkrete tips får du i e-læringskurset om medarbeidersamtaler på Læringsplattformen: