Når folk skal jobbe sammen i et møte eller en prosess, eksisterer det trolig like mange forventninger i rommet som det er deltakere til stede. Bruk derfor noen minutter innledningsvis til å dele og avklare forventninger og komme på samme frekvens.
Snakk med sidemannen
Formål: At alle kommer på banen og synliggjør sine forventninger til møtet eller prosessen.
Snakk med sidemannen i 3 - 5 minutter på følgende:
- Hva håper du at vi har gjort/fått til/landet når denne prosessen/dette møter er over?
- Hva er fallgruvene underveis?
- Hva kan jeg gjøre for å bidra til at vi lykkes?
Prosess- eller møteleder tar en rask høringsrunde, uten å kommentere. Det viktigste er at alle blir hørt. Prosessleder takker for alles innspill.
Håp og bekymring
Formål: Deltakerne samsnakker om felles håp og bekymringer, og prosessleder avklarer deltakernes forventninger opp mot planlagt prosess.
- Del inn deltakerne i mindre grupper på 3 - 5 personer.
- Heng opp samme antall flip-over ark som antall grupper på veggene i rommet, spre gruppen ut i hele rommet.
- Flipover-arkene deles med en horisontal strek på midten, og hver gruppe får utdelt en rød og en grønn tusj.
- Hver gruppe får 10 - 15 minutter til å snakke om håp og bekymringer. Med den grønne tusjen formuleres håp og med den røde bekymringer på flipover-arket.
- Prosessleder lytter ut rommet og hører hva deltakerne har snakket om. Deltakerne oppfordres til å bygge videre på og ikke gjenta det som allerede er sagt.
- Prosessleder avslutter med å avklare forventninger opp mot planlagt prosess, gjennom formuleringer som: "En bekymring som flere nevnte var ..., det har jeg ikke planlagt å gjøre så det kan dere fjerne som bekymring. Noen håpet at vi klarer å ...., og det bekrefter jeg at også er formålet med flere av aktivitetene vi skal gjennom i dag".
Innsjekk
En rask innsjekk kan brukes for å koble deltakerne på temaet dere skal arbeide med eller for å markere en oppstart på at nå er prosessen i gang. Gjennomføres mest effektivt ved å be deltakerne snu seg mot den de sitter ved siden av, og summe i 2 - 4 minutter rundt spørsmål som:
- Hva er de største utfordringene knyttet til (dagens tema/problemstilling)?
- Hva er de største mulighetene knyttet til (dagens tema)?
For mange er det travle dager, og noen ganger hjelper det bare å få sagt hva man egentlig burde ha gjort - for så å parkere det, og hente det frem igjen når denne prosessen eller møtet er over. Eksempel på summespørsmål:
- Hva skulle du egentlig ha gjort i dag - om du ikke var her?
- Hva brenner hos deg, akkurat nå?
- Hva er det aller viktigst at du får ferdigstilt, i dag/denne uken/denne måneden?