Digitale og hybride møter

Møtene fremover kommer til å være en blanding av fysiske møter, digitale møter, eller noe imellom – altså hybride møter. Hvordan kan du planlegge og gjennomføre gode heldigitale møter? Og hvordan kan du gi digitale møtedeltakere på hybridmøter samme gode møteopplevelsen som de som fysisk er til stede? 

Hva er utfordringene med hybride møter? 

Skal du ha et hybrid møte kan det være en utfordring hvem du skal fokusere på. Skal du som møteleder rette oppmerksomheten din mot de som ser er på skjermen din og snakke i kamera, eller skal du se på de som sitter i fysisk i samme rom som deg? Eller skal du variere og på hvilken måte? Dette er forhold du må ta stilling til på forhånd. Sjansen er stor for at du ikke klarer å gjøre alle 100 prosent fornøyde. Brukeropplevelsen er annerledes ved hybride møter enn ved heldigitale møter eller når alle er fysisk samlet på ett sted. 

Dette bør du tenke på når møtene er hybride

• Ta stilling på forhånd til hvem du fokuserer på – ser du bare på kamera, på de som er fysisk til stede, eller prøver å variere mest mulig?  
• Skal alle deltakere som sitter fysisk i rommet også være tilkoblet til møtet digitalt, slik at ansiktene deres også synes på skjermen for dem som sitter eksternt? Bruker dere videokamera på møterommet, vises ikke ansiktene så godt. Formålet for møtet kan påvirke metoden for hvordan du gjennomfører det hybride møtet. Er det et rent informasjonsmøte, hvor du forventer liten eller ingen interaksjon/deltakelse, vil oppkobling på storskjerm hvor alle fysiske deltakerne blir med i bildet, være et godt alternativ. Er hensikten med møtet å diskutere og samhandle, er tydelige bilder og lyd essensielt. I en slik situasjon vil det være nyttig at de fysiske deltakerne logger seg inn på hver sin pc.  
• Lydkvaliteten blir dårligere ved hybride møter, så prøv å være så tydelig som mulig mht. hvem som har ordet. Unngå at deltakerne prater i munnen på hverandre. 
• Digitale møtedeltakere i hybride møter kan fort ende opp på storskjerm i det fysiske møterommet. Gjør de digitale deltakerne oppmerksomme på at fakter og annet kan bli veldig synlig på storskjerm. 

Praktiske og tekniske råd for digitale møter

Felles forståelse av møtets formål, rammer og forventninger blir ekstra viktig under møter hvor noen eller alle deltar digitalt. Det er avgjørende at både møteleder og møtedeltakere forbereder seg. Nedenfor finner du praktiske tips til hvordan skape gode digitale og hybride møter.  

Forberedelser før møtet

• Send ut forslag til agenda, be om innspill og send deretter ut en tydelig agenda 
• Be sakseiere formulere en bestilling på hva de ønsker innspill på 

• Skriv klart i møteinnkallingen hva som forventes av forberedelser, både hos sakseier og møtedeltakere   
• Vurder om du skal booke flere møterom ved hybride møter. Hvis møteleder har et eget rom, blir avstanden lik både for de fysiske og digitale deltakerne. Hvis det er et stort antall fysiske deltakere, kan du vurdere å dele deltakerne inn i flere mindre møterom.  

Under møtet

Lyd og bilde 

• Sørg for at møterom, pc og høyttaler er egnet å gjennomføre møtet. Sjekk at alle deltakerne ser og hører hverandre tydelig, slik at alle får lik mulighet til å delta på lik linje i møtet. 
• Ved deltakelse via skjerm kan møteleder oppfordre deltakerne til å ta mikrofonen på «mute» eller slå den av på PC-en under prestasjonen, for å unngå forstyrrende lyder og bakgrunnsstøy i møtet.  
• Gjør bakgrunnen din uskarp om du deltar gjennom egen skjerm. Slik unngår du at omgivelsene stjeler oppmerksomhet. Se inn i kameralinsen for å ha øyekontakt med de andre møtedeltakerne, og ikke på bildet av deg selv.

Dialog/ordstyring: 

• Dersom dere er få deltakere i møtet (>5 personer), be deltakerne om å gi tegn når de vil ta ordet. 

• Dersom dere er mange deltakere, kan dere tegne dere til innlegg eller replikk i chatten. For felles forståelse av begrepene: Innlegg = lengre innlegg, replikk = korte kommentarer på noe andre har sagt. 
• Bruk emojiene i chatten til å støtte eller si deg uenig i det som blir sagt. Det gir møteleder en viktig indikasjon på stemningen i gruppen. 
• Følg med på chatten, og stopp opp med jevne mellomrom for en kjapp høytlesning av det som har kommet opp. 
• Plassér diskusjoner, avsporinger eller innlegg som ikke finner plassen sin i møte på en «parkeringsplass», for å ta det opp på et senere møte. 

Etter møtet

• Lag et felles referat eller oppsummering av møtet.
   
• Gjør dette tilgjengelig for alle på egnet sted.
   
• Fordel oppfølgingspunkter, og følg opp disse. 

Digital og hybrid møteledelse 

Ved digitale og hybride møter er det avgjørende at teknikken fungerer, at møtet har en god struktur og tydelig møteledelse. Aktiv deltakelse og fremdrift krever at du som møteleder har planlagt godt, og tar i bruk funksjonaliteter for å involvere og aktivere deltakerne underveis. Felles forventninger gir deltakerne trygghet til å delta i samtalen uansett fysisk eller digitalt, ved bruk av chat, håndsopprekning eller direkte kommentarer. Her er noen gode råd om hvordan du kan lykkes med digital og hybrid møteledelse. 

1. Vær tydelig på hensikten med møtet 

Klare bestillinger er viktig. Tenk over hva du ønsker skal komme ut av møtet og kommuniser tydelige forventninger til deltakerne. Skal du informere eller trenger du innspill? Skal dere ta beslutninger i møtet?    

2. Forklar hvordan møtet skal gjennomføres  

Beskriv hvordan deltakerne skal logge seg på i innkallingen og hvordan møte skal gjennomføres. Deltar alle deltakere digitalt eller er det noen som er fysisk til stede, sitter de fysiske deltakerne sammen eller i ulike møterom? Oppstår det tekniske utfordringer bør du ha kjennskap og tilgang til flere løsninger, slik at du har alternativ dersom det valgte verktøyet ikke fungerer.  

3. Etabler spilleregler 

Beskriv spilleregler i møteinnkallingen. Har møtet mange deltagere, kan dere bruke chatten til å be om ordet. I mindre møter kan dere signaliserer med hånden. Skru av mikrofonen når dere ikke snakker. Velg en som kan være ordstyrer og følge med på chatten.  

4. Hold møtene korte 

Si hei i chatten for å starte møtet. Tillat gjerne litt prat om løst og fast de første minuttene. Husk at det er vanskelig å holde på oppmerksomheten via en skjerm, slik at du ikke holder møter lenger enn nødvendig. 

5. Involver deltakerne 

Det er ikke lett å få alle til å bidra i digitale møter. For at deltakerne ikke stempler mentalt ute av møtet, kan det være lurt med spilleregler om hva deltakerne skal gjøre for å bekrefte at de har lest en melding på chatten, eller vise om de er enige/ uenige i det du ber om innspill på.  

6. Del skjerm og bruk samarbeidsverktøy 

De fleste videokonferanseverktøy har mulighet for å dele skjerm og andre funksjonaliteter som kan hjelpe på deltakelsen og engasjementet i møtet. Prøv å dele agendaen på skjerm, samskrive oppfølgingspunkter og å bruke chatten aktivt til idéutveksling. Tenk at alle deltakerne, uansett hvor de sitter, enten samlet eller alene digitalt, skal ha en lik opplevelse og resultat ut av møtet.   

7. Sjekk underveis 

Verktøyet du bruker bestemmer om du får sett alle møtedeltakere samtidig på skjermen. Det er heller ikke lett å tolke kroppsspråk på skjerm, slik det er i fysiske møter. Ta derfor en sjekk underveis om alle følger med på resonnementer. Som møteleder må du være obs på øyenkontakt både med de fysiske og digitale deltakerne, vær bevisst på måten du presenterer slik at alle blir involvert. 

8. Fordel oppgaver og følg opp 

Avslutt møtet med å bli enige om veien videre, hvem gjør hva og neste møtepunkt. Få tilbakemelding og innspill på gjennomføringen, hva fungerte og hva bør endres til neste gang?  

Digital fasilitering

Digital fasilitering handler om å engasjere, aktivisere og involvere møtedeltakerne på digitale arenaer. Det finnes mange ulike verktøy som kan bidra til at forflytningen av møter, arbeids- og beslutningsprosesser over på digitale flater blir vellykket. Dette er særlig viktig for ledere, men også avgjørende for alle andre med ansvar for ulike typer møter og prosesser.

Hvilke type møter passer når? 

• Avdelings-, enhets eller prosjektmøter  med et begrenset antall deltakere, kan gjennomføres ved hjelp av løsninger for virtuelle møter som Teams, Skype eller andre lignende løsninger.
• Nettverksmøter eller workshops  med et begrenset antall deltakere, kan det gjennomføres ved hjelp av løsninger for virtuelle møter som Teams, Skype eller lignende – og suppleres med verktøy for samarbeid og samhandling i sanntid.
• Kurs  kan enten strømmes direkte som et webinar, eller legges ut som opptak. Direktesendt har kursholder mulighet for enkel samhandling  med deltakerne via chat eller innlegg.
• Seminar eller frokostmøte , altså kortere opplegg på inntil en halv dag med begrenset antall innledere, egner seg best som direktestrømmet webinar. Dersom formålet er å skape en møteplass for de som deltar, bør det legges inn mulighet for aktivisering av deltakere både i form av dialog med og mellom deltakerne.
• Konferanser  med mange deltakere har normalt litt begrensede muligheter for interaksjon med deltakere. Når man ikke møtes fysisk og mister pausepraten, kan dette man for eksempel aktivisere deltakerne i plenum med verktøy som Mentimeter, eller legge opp til diskusjoner i mindre grupper i  breakoutrooms (les mer om dette under). For å stille spørsmål til foredragsholdere eller komme med innspill til debatt, bruk Q&A  og chat.