En jobbanalyse, eller behovsanalyse, er selve grunnlaget i rekrutteringsprosessen. Her definerer du kravene du skal vurdere søkerne etter senere i prosessen.
Last ned mal for jobbanalyse
Få et bredt grunnlag for kompetansebehovet
Det er lurt av deg som rekrutterende leder å spørre og involvere dine medarbeidere i hva slags behov dere har i enheten eller teamet når du skal rekruttere.
Spørsmål dere kan stille dere:
- Har behovet vårt for kompetanse endret seg siden sist vi rekrutterte?
- Hvilken kompetanse er viktig for å møte utfordringene og levere på oppdraget nå?
- Hvilke ferdigheter og egenskaper mangler vi i teamet i dag?
- Har vi mangfoldet av kompetanse og egenskaper som kan gjøre teamet vårt sterkere?
- Hvilken type ansettelse eller løsninger har vi behov for?
- Skal vi i det hele tatt rekruttere eller kan vi utnytte og jobbe frem ny kompetanse internt?
Staten skiller seg ut fra rekruttering i andre sektorer ved at vi har kvalifikasjonsprinsippet.
Kvalifikasjonsprinsippet i staten betyr at du er forpliktet til å finne den best kvalifiserte kandidaten ut fra de kravene du stiller til utdanning, erfaring, og personlige egenskaper. Disse kravene formulerer du i jobbanalysen og de er ufravikelige. Derfor henger kravene i jobbanalysen sammen med kvalifikasjonsprinsippet.
FILM: Hva er kvalifikasjonsprinsippet
Kravene du definerer i jobbanalysen, skal stå i stillingsannonsen. Se Sivilombudsmannen for klare:
FILM: Hvordan håndheve kvalifikasjonsprinsippet på best mulig vis?
Sikkerhetsrisiko i rekruttering
Før du rekrutterer, bør du også
- vurdere om stillingen er av en slik art at personer som kan utgjøre en sikkerhetsrisiko slik at det er aktuelt å frykte brudd på sikkerhetsloven.
- vurdere behov for å stille krav om sikkerhetsklarering som et kvalifikasjonskrav til stillingen.
Veiledning knyttet til personellsikkerhet finner du på Nasjonal sikkerhetsmyndighets nettsider.
Du finner mer veiledning om hva du som arbeidsgiver kan gjøre for å redusere risikoen for innsidetrusler før, under og etter et ansettelsesforhold på PSTs sine sider.
Når du bestemmer deg for at dere skal rekruttere, må du lage en jobbanalyse. Vi har laget en mal for hvordan du tar deg gjennom jobbanalysen steg for steg, og også sørger for å ivareta kvalifikasjonsprinsippet i staten.
Mangfold og inkludering
Når du jobber med jobbanalysen, må du være bevisst på at det er i denne fasen som du kan åpne opp eller lukke for mangfold og inkludering. Det er for sent å tenke på mangfold og inkludering i vurderingsfasen og lete etter kandidater som passer under disse to kategoriene i søknadsbunken.
Mangfold handler om mer enn etnisk bakgrunn, kjønn, alder, seksuell legning og funksjonsevne.
Mangfold er summen av ulike personligheter med forskjellige bakgrunn, erfaringer, kulturer, språk, perspektiver og evner.
Mangfold styrker leveranseevnen fordi du har større forutsetninger for å forstå brukernes behov. Dette kan gi økt innovasjonsevne, bedre verdiskaping, tillit og styrker virksomhetens omdømme i samfunnet.
Stegene i en jobbanalyse
1. Angi rammer for stillingen: formalia, formål og arbeidsoppgaver
Formålet med stillingen gjenspeiler hva du ønsker at din kommende medarbeider skal utrette i stillingen. Uklare krav og oppgaver i utlysningen og flere stillingsnivåer kan skape uklarhet.
Eksempler på spørsmål du kan stille deg i dette steget:
- Har vi definert kompetansekravene grundig nok?
- Har vi gått for bredt ut når vi definerte stillingsnivået?
- Har vi husket mangfold?
- Har vi brukt et språk i utlysningen som kan virke ekskluderende for enkelte søkergrupper?
Er du åpen for å justere stillingsprosenten? Må stillingen være en 100 prosent stilling? Husk at dette kan være et avgjørende tilretteleggingsbehov for enkelte kandidater.
2. Kartlegg og definer kompetansekravene
Når du har definert rammene og hvilke oppgaver som ligger til stillingen, er det enklere å definere hvilken kompetanse som kreves for å utføre oppgavene.
FILM: Hvordan kan jeg definere kompetansekrav?
Kompetansekrav er en fellesbetegnelse for de totale krav du stiller om utdanning, erfaring og personlige egenskaper. Med kompetansekrav mener vi her det samme som kvalifikasjonskrav.
Kompetansekravene hjelper deg med å finne den best kvalifiserte kandidaten, i tråd med kvalifikasjonsprinsippet i staten. Du skal vurdere utdanning, erfaring og personlig egnethet. Derfor må du i jobbanalysen definere hvilken kunnskap, ferdigheter, evner og holdninger stillingen krever. Her har du handlingsrom til å sette tydelige krav som du senere vurdere kandidatene etter.
Husk også å følge virksomhetens kompetansestrategi – for eksempel hvis digital kompetanse skal prioriteres?
Eksempler på spørsmål du kan stille deg i dette steget:
- Vurder om stillingen faktisk krever et spesifikt fagområde eller utdanningsnivå, som for eksempel mastergrad. Tilpass kravet til stillingsnivået.
- Husk at erfaring kan være mer enn bare yrkeserfaring. Frivillig arbeid og organisasjonsarbeid kan være relevant.
- Knytt de personlige egenskapene tydelig til stillingen. Forklar hvorfor de er viktige, og hva du legger i dem.
- Trenger stillingen spesifikke krav, som vandelsattest? Er krav som førerkort eller gode norskkunnskaper nødvendige, eller er de bare med av gammel vane? Vurder relevansen nøye.
3. Prioriter kvalifikasjonskravene og tenk gjennom hvordan de skal vurderes
Vi har en tendens til å formulere mange krav til en stilling. Husk at supermennesker ikke eksisterer. Prioriter de viktigste kravene for stillingen slik at du treffer en bredere målgruppe.
- Avklar hva som er nødvendige krav (må-krav), og hva som er ønskelige krav (bør-krav).
- Prioriter hvilke av kravene over som er viktigst for å utføre jobben.
- Bestem på forhånd hvordan du skal vurdere kandidatene, for eksempel ved intervju, tester eller oppgaver. Ikke la søkermassen styre valget av vurderingsmåte senere.
- Kombinér gjerne ulike metoder for vurdering. Det vil gi deg et bedre bilde av hvordan kandidaten løser oppgavene og presterer i jobben.
Husk at virksomheten er bundet av de nødvendige/absolutte kravene som er satt til stillingen og at disse ikke kan fravikes ved en ansettelse.
I jobbanalysen definerer du også hvilke seleksjonsmetoder du skal bruke for å avdekke den kompetansen du er ute etter. Du må velge disse metodene på dette stadiet, slik at du ikke lar søkermassen påvirke hva du skal vurdere og hvilke metoder du bruker for å vurdere det. Selve seleksjonen eller utvelgelsen gjør du i vurderingsfasen.
Pass på at du bruker varierte seleksjonsmetoder. Det vil øke muligheten din til å forutse hvordan kandidaten vil løse arbeidsoppgaver og gi resultater i stillingen.
Last ned mal for jobbanalyse
Bli bedre på jobbanalyse
I filmen under forteller forsker Jon Rogstad fra Fafo om hvilke vurderinger du bør gjøre når du skal jobbe med jobbanalysen. Vi gir deg også sju refleksjonsspørsmål som du kan stille deg selv slik at du kan bli bedre på å analysere hva du er ute etter.
Se filmen Vit hva du leter etter
Refleksjonsspørsmål til filmen «Vit hva du leter etter»
1. Kjenner du deg igjen?
2. Pleier du å ansette det nærmeste du kommer den som hadde stillingen sist? Eller vurderer du om kompetansebehovet har endret seg med tiden?
3. Hvilke kompetansekrav trenger du å stille for oppgavene som skal utføres?
4. Hvilke kompetansekrav er mer viktige å oppfylle enn andre i stillingen?
5. Hvordan vekter du kompetansekravene du har satt? Hvor viktig er egentlig høyere utdannelse når det er kreativitet eller omstillingsevne som du trenger? Kan mangel på relevant arbeidserfaring veies opp for en med høye skår på evnetest?
6. Hvilke personlige egenskaper bør vektlegges høyest, og hvorfor? Hvordan definerer du evnene og ferdighetene du trenger?
7. Hva legger du i «vi trenger en medarbeider som må passe inn i vår virksomhet»? Hva skal søkeren passe inn i? Klarer du å beskrive din virksomhets kultur?