En jobbanalyse er selve grunnlaget i rekrutteringsprosessen. Her definerer du kravene du skal vurdere søkerne etter senere i prosessen. Analysen er et viktig forarbeid som setter rammene for alle fasene i rekrutteringen.
Når du jobber med jobbanalysen, må du være bevisst på at det er i denne fasen av rekrutteringsprosessen du kan åpne opp eller lukke for mangfold og inkludering. Det er for seint å tenke på mangfold og inkludering i vurderingsfasen og lete etter kandidater som passer under disse to kategoriene i søknadsbunken.
Stegene i en jobbanalyse
1. Angi rammer for stillingen: formalia, formål og arbeidsoppgaver
Formålet med stillingen gjenspeiler hva du ønsker at din kommende medarbeider skal utrette i stillingen.
Eksempler på spørsmål du kan stille deg i dette steget:
- Går du for bredt ut når du definerer stillingsnivået? I stillinger som lyser ut seniorrådgiver/rådgiver/førstekonsulent er det tydelig at verken arbeidsoppgaver eller kompetansekrav er grundig definert og sett i sammenheng.
- Er du åpen for å justere stillingsprosenten? Må stillingen være en 100 prosent stilling? Dette kan være et avgjørende tilretteleggingsbehov for enkelte kandidater.
2. Kartlegg og definer kompetansekravene
Når du har definert rammene og hva som skal utrettes i stillingen, er det enklere å definere hvilken kompetanse som kreves for å utføre oppgavene.
Se en film om hvordan du kan definere kompetansekrav
Kompetansekrav er en fellesbetegnelse for de totale krav du stiller om utdanning, erfaring og personlige egenskaper. Med kompetansekrav mener vi her det samme som kvalifikasjonskrav.
Du definerer kompetansekrav for å kunne vurdere hvilken kandidat som er den best kvalifiserte kandidaten for stillingen. Dette er i henhold til kvalifikasjonsprinsippet i staten. Kriteriene i kvalifikasjonsvurderingen er utdanning, erfaring og personlig egnethet. Da må du allerede i jobbanalysen definere hva du har behov for av kunnskap, ferdigheter, evner og holdninger for å utøve arbeidsoppgavene til stillingen. Det er her du har handlingsrom til å definere det du senere skal vurdere kandidatene etter.
Pass på at du følger kompetansestrategien i virksomheten din. Er det kompetansekrav som skal prioriteres, som for eksempel digital kompetanse?
Eksempler på spørsmål du kan stille deg i dette steget:
- Definerer du utdanningsnivå eller fagområde som krav til stillingen? Er det slik at kandidaten må ha en mastergrad? Vurdér i henhold til stillingsnivået.
- Er du bevisst på at erfaring favner bredere enn yrkeserfaring? Organisasjonsarbeid og frivillig arbeid er eksempler som også kan være relevante.
- Hvordan knytter du de personlige egenskapene til stillingen? Hvorfor er det viktig å ha disse egenskapene for å utføre stillingen? Definér og beskriv hva du legger i egenskapene.
- Krever stillingen spesielle krav (kanskje til og med spesifiserte i lovverk som for eks. vandelsattest? Hvorfor stiller du dette kravet? Er det relevant og nyttig for å utføre stillingen? Eller innsnevrer du søkermassen ved å stille krav av gammel vane, som for eksempel gode norskkunnskaper, førerkort og liknende.
3. Prioriter kvalifikasjonskravene og tenk gjennom hvordan de skal vurderes
Vi har en tendens til å formulere mange krav til en stilling. Husk at supermennesker ikke eksisterer. Prioriter de viktigste kravene for stillingen slik at du treffer en bredere målgruppe.
Avklar hvilke krav som er nødvendige og hvilke krav som er ønskelige. Nødvendige kvalifikasjoner er absolutte må-krav for stillingen. Ønskelige kvalifikasjoner, eller bør-krav, bør handle om øvrig kompetanse som er viktig for å utøve stillingen. Du bør prioritere rekkefølgen på hvilke krav som er viktigst for å utføre stillingen.
I jobbanalysen definerer du også hvilke seleksjonsmetoder du skal bruke for å avdekke den kompetansen du er ute etter. Du må velge disse metodene på dette stadiet, slik at du ikke lar søkermassen påvirke hva du skal vurdere og hvilke metoder du bruker for å vurdere det. Selve seleksjonen eller utvelgelsen gjør du i vurderingsfasen.
Pass på at du bruker varierte seleksjonsmetoder. Det vil øke muligheten din til å forutse hvordan kandidaten vil løse arbeidsoppgaver og gi resultater i stillingen.
Eksempler på vurderingsmetoder:
| Jobbsøknad | et søknadsbrev til stillingen som forteller om kandidatens motivasjon og relevant kompetanse. |
|---|---|
| CV | et sammendrag av kandidatens kompetanse. |
| Screeningspørsmål | en grovsortering du kan benytte i rekrutteringsverktøyet der kandidaten må oppfylle enkelte krav for å bli vurdert videre. |
| Strukturerte intervjuer | et intervju som styres nokså strengt etter en intervjuguide med spørsmål basert på kravene som er satt til stillingen. Alle kandidater blir stilt samme spørsmål i samme rekkefølge. |
| Dybdeintervju |
kanskje mest anvendt i sammenheng med andregangsintervju. Er ment å avdekke kandidatens utdanning, erfaring og personlige egnethet i mer detaljert grad enn førstegangsintervjuet. Du stiller ofte flere spørsmål til hvert kompetansekrav som er satt. |
| Caseoppgave og arbeidsprøve |
gjennom et case eller en arbeidsprøve vurderes kandidatene på oppgaveløsning som tilsvarer det de skal gjøre i stillingen. Metoden gir økt treffsikkerhet fordi den simulerer en realistisk arbeidsoppgave eller situasjon. |
| Integritetstest | skal lære deg mer om kandidatens ærlighet og overholdelse av etiske prinsipper. |
| Personlighetstest |
forteller hvor mye en person har av en bestemt egenskap eller karakteristika. Må sees i sammenheng med de kravene som er satt for stillingen. |
| Evnetest |
forteller noe om kandidatens potensiale til å lære nye oppgaver og løse problemer. |
| Ferdighetstest | forteller noe om oppgavemestring på et område. Må sees i sammenheng med de kravene som er satt for stillingen. |
| Referansesjekk | er en samtale med kontakter som kandidaten har hatt arbeidsmessig tilknytning til. Kan være nyttig for å sjekke om opplysningene du har fått fra kandidaten stemmer. |
Hvilke vurderinger bør du gjøre når du skal jobbe med jobbanalysen?
Å etterleve god rekrutteringspraksis i staten, er å bestemme deg for hva slags kompetanse som kreves i en stilling og være trofast mot de kriteriene du har satt i utlysningsteksten gjennom hele rekrutteringsprosessen.
I filmen under forteller forsker Jon Rogstad fra Fafo om hvilke vurderinger du bør gjøre når du skal jobbe med jobbanalysen. Vi gir deg også sju refleksjonsspørsmål som du kan stille deg selv slik at du kan bli bedre på å analysere hva du er ute etter.
Se filmen Vit hva du leter etter
Refleksjonsspørsmål til filmen «Vit hva du leter etter»
1. Kjenner du deg igjen?
2. Pleier du å ansette det nærmeste du kommer den som hadde stillingen sist? Eller vurderer du om kompetansebehovet har endret seg med tiden?
3. Hvilke kompetansekrav trenger du å stille for oppgavene som skal utføres?
4. Hvilke kompetansekrav er mer viktige å oppfylle enn andre i stillingen?
5. Hvordan vekter du kompetansekravene du har satt? Hvor viktig er egentlig høyere utdannelse når det er kreativitet eller omstillingsevne som du trenger? Kan mangel på relevant arbeidserfaring veies opp for en med høye skår på evnetest?
6. Hvilke personlige egenskaper bør vektlegges høyest, og hvorfor? Hvordan definerer du evnene og ferdighetene du trenger?
7. Hva legger du i «vi trenger en medarbeider som må passe inn i vår virksomhet»? Hva skal søkeren passe inn i? Klarer du å beskrive din virksomhets kultur?
- Kvalifikasjonsprinsippet i staten betyr at du må finne den best kvalifiserte kandidaten ved å vurdere kandidatene etter kravene utdanning, erfaring, og personlige egenskaper. Derfor henger kravene du setter i jobbanalysen sammen med kvalifikasjonsprinsippet.
Se en kort film om kvalifikasjonsprinsippet . - Kravene du definerer i jobbanalysen, skal gjenspeile seg i det du skriver i utlysningsteksten.
Lær mer om jobbanalyse
- Hvordan definere kvalifikasjonskrav (opptak fra e-læringen Mangfoldsrekruttering)
- Traineeprogrammet i staten
- Inkluderingsarbeid
- Inkluderende jobbanalyse – hva, hvorfor og hvordan? (opptak) – se foredraget til Marte Dyve Simenstad, DFØ på et webinar om inkluderingsdugnaden juni 2020
- E-læringskurs i mangfoldsrekruttering