Lagring av personopplysninger er underlagt ulike regler i forskjellige lover.
Personopplysninger kan være av forskjellig art og utgangspunktet er personopplysningsloven som angir hvordan personopplysninger skal behandles. Dette er en generell lov som gjelder alle virksomheter.
Personalmapper
Personopplysninger som er relevante for den enkeltes arbeidsforhold blir lagret i personalmapper. Opplysningene som lagres skal være saklige og relevante for arbeidsforholdet, og skal kun brukes til uttrykkelige angitte formål.
Eksempler på relevante og saklige opplysninger i en personalmappe kan være personalia og arbeidskontrakt. Du kan også arkivere hvordan arbeidstakeren utfører arbeidet, kompetansetiltak og annen korrespondanse som berører arbeidsforholdet, herunder skriftlige advarsler og eventuelt andre disiplinærforhold.
Personalmappe - hva lagres, hvor lenge og hvorfor (Datatilsynet.no)
Alle arbeidsgivere som er underlagt arkivloven må følge kravene som stilles til arkivering og lagring.
Virksomheten har ansvar for at personalmapper holdes oppdatert og at de blir behandlet på riktig måte. Som oftest er dette delegert til nærmeste leder og HR personale.
Lagring, endring og sletting
Lagring og arkivering
Utgangspunktet er at arbeidsgiver ikke skal lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med bruken av opplysningene. Den enkelte virksomhet skal utarbeide rutiner for hvordan denne kontrollen skal gjennomføres samt hvor lenge opplysninger skal lagres i personalmappen. Noen dokumenter kan være nødvendig å oppbevare i hele ansettelsesperioden. Arkivlovgivningen setter også krav til lagring.
Når det gjelder ordensstraff, har statsansatteloven § 25 en egen regel om maksimum lagringstid på 5 år.
Endring og sletting
Etter personopplysningsloven har en arbeidstaker krav på å få endret eller slettet opplysninger som er ufullstendige eller uriktige eller på annen måte ikke stemmer, se personvernforordningen Artikkel 16 og Artikkel 17.
Når det gjelder sletting av opplysninger vil arkiveringsplikten i arkivloven gå foran personopplysningsloven.
Innsyn i personalmappen
Generelt innsyn
Innsyn i personopplysninger er regulert i forskjellige lover. Personopplysningsloven gjelder generelt, mens innsyn i de fleste offentlige forvaltningsorganer er regulert i offentlighetsloven. Offentlighetsloven vil her gå foran personopplysningsloven.
Offentlighetsloven nevner ikke personalmapper, men sier noe om at visse typer opplysninger kan være taushetsbelagt etter andre lover, se offentleglova § 13. Ofte er opplysninger som finnes i personalmapper av en slik art og kan unntas offentlighet etter forvaltningsloven § 13 som er den mest vanlige unntakshjemmelen i disse tilfellene.
Innsyn i personalmappen for den ansatte eller leder
Innad i virksomheten vil informasjonen i personalmappen bare være tilgjengelig for de som trenger opplysningene i forbindelse med nødvendig saksbehandling. I praksis er dette virksomhetens HR-personale.
Verken den ansatte eller leder har automatisk innsyn i personalmappen og må be om innsyn etter gjeldende regler. Som oftest vil den ansatte kunne få se samtlige opplysninger som ligger i mappen, men her gjelder også noen unntak.