Mattilsynet - kontinuerlig forbedring og innovativitet i Mattilsynet med systematisk tilnærming og aktiv medarbeidermedvirkning

Gro-Heidi Sverdrup presentere prosjektet på Difis frokostmøte om kompetansemidler:

Om prosjektet

Prosjektet er en oppfølging av Tidstyvprosjektet, hvor ett av de viktigste funnene var at Mattilsynet (MT) trenger en mer systematisk tilnærming til forbedringsarbeid. Formålet med prosjektet var å videreutvikle kultur for kontinuerlig forbedring og innovasjon i Mattilsynet med systematisk tilnærming og aktiv medvirkning fra medarbeidere. Det var også et mål å gjøre Mattilsynets Forbedringsportal mer kjent og evt brukervennlig. For å sikre en vitenskapelig tilnærming til kartlegging av utfordringer organisasjonen stod overfor, ble det inngått et samarbeid med Høgskolen i Lillehammer (HIL).

Hovedspørsmålet til HIL var «Hva hemmer og hva fremmer oss i vårt kontinuerlig forbedringsarbeid. MT og HIL har gjennomført syv fysiske møter i perioden, samt mange tlf.møter og mailkommunikasjon for å sikre en god gjennomføring av prosjektet. I tillegg til tre forskere, har fem studenter vært med i arbeidet og foreløpig har fire av dem levert egne bachelor-oppgaver. Både høgskolen og Mattilsynet har hatt stor glede og nytte av samarbeidet. Den positive erfaringen ved å få vitenskapelig faktabasert kunnskap om egen organisasjon, er i seg selv den største verdi av prosjektet. Studentene melder at det har vært spennende og svært nyttig å utføre arbeid i en virkelig organisasjon.

Alle funn HIL har gitt MT i dette prosjektet vil brukes til å sikre utvikling i henhold til formålet. Prosjektet har fokus på å formidle hva som fremmer Idéarbeid, oppfølging og implementering av forbedringer samt kultur for idéarbeid.

Noen funn gjengis her:

• Utfordringer med fjernledelse
• Utfordringer med ansatte som ikke opplever tilstrekkelig tilhørighet
• Forbedringsportalen oppleves ikke som et godt verktøy og spesielt ikke i kreativt idéarbeid
• Regionene er forskjellige 
• Vi har ikke tilstrekkelig god nok internkommunikasjon
• Forbedringer skjer i flere kanaler og arena, men vi mangler oversikten som gjør at de ansatte ser at forbedringer skjer. Ansatte ønsker også å se resultat av egne ideer
• Vi har en top – bottom styring, som kan virke hemmende
• Vi har faktorer som undergraver empowermentledelse
• Vi har forbedringsmuligheter i forhold til å ha en konsekvenskultur

Noen tiltak er allerede iverksatt, eksempelvis at begrepet «gå hjulet rundt» brukes jevnlig av ledelse og ansatte. «Hjulet rundt i praksis» er arbeidstittelen på prosjektet og er symbolet for at vi alltid må tenke på hvordan vi kan forbedre og effektivisere. Det er gjennomført opplæringer i Forbedringsportalen, tilpasninger i Forbedringsportalen og vi er i gang med å få på plass et velfungerende kvalitetsnettverk i ny organisasjon. Oppsummert er vi svært fornøyde med måloppnåelse og resultat hittil av prosjektet, også økonomisk.

Samarbeid med andre virksomheter

Høgskolen i Lillehammer

Involvering av de tillitsvalgte

I samarbeid med de hovedtillitsvalgte (Etatssamarbeidsgruppen) har prosjektet fått med en hovedtillitsvalgt i prosjektgruppa. Vedkommende har deltatt og bidratt på linje med de andre prosjektmedarbeiderne.

Kontaktperson for prosjektet

Gro-Heidi S. Sverdrup