Alle lærlingar blir følgde opp i verksemda gjennom ein intern opplæringsplan. OK stat har laga eit eksempel for service- og administrasjonsfaget som de kan sjå til når de skal lage ein eigen plan.
OK stat har laga eit eksempel på ein intern plan for å gjere planlegginga av lærlingar enklare.
Som regel er det fagleg leiar som følgjer opp og forvaltar den interne opplæringsplanen til lærlingen, men det er vanleg at fagleg leiar får innspel frå andre om oppgåver ein slik plan kan innehalde.
Eksempelet på intern plan frå OK stat inneheld mange arbeidsoppgåver. Meininga er at de skal velje ut oppgåver som passar inn i verksemda dykkar. De skal altså
- fjerne oppgåver som ikkje er relevante
- leggje til oppgåver de kan tilby som ikkje står i OK stat sin plan
Førebuing til arbeidet med intern opplæringsplan
Under har vi lista opp nokre spørsmål og svar som er gode å ta med seg vidare i arbeidet med å lage ein intern opplæringsplan. Her finn du òg forslag til tverrfaglege oppgåver i faget som kan vere ein del av den interne opplæringsplanen.
I arbeidet kan du bruke malen for opplæringsplan.
Kvifor ei intern opplæringsplan?
Ein intern opplæringsplan skal sørge for at du som fagleg leiar får ei god oversikt over kva lærlingen skal lære og gjere, og kven som har ansvaret for å gje opplæringa.
Dei fleste lærlingar skal gjennom fleire oppgåver, og fagleg leiar skal ikkje gjere alt aleine. Planen hjelper til med systematisk og føreseieleg opplæring både for deg og lærlingen din. Planen skal vise samanheng mellom kompetansemåla i læreplanen og dei faktiske arbeidsoppgåvene lærlingen skal gjere i løpet av læretida slik at lærlingen kan følgje utviklinga og progresjonen sin.
Kva skal planen innehalde?
Planen skal minimum innehalde
- kompetansemål
- abeidsoppgåver eller kurs lærlingen kan ta som høyrer til kvart enkelt kompetansemål
- tidsperioden lærlingen skal få opplæring
- ansvarsfordeling for opplæringa
Korleis bruke eksemplet på intern læreplan frå OK stat?
Planen til OK stat inneheld berre kompetansemål og forslag til opne arbeidsoppgåver. For å sørge for at den interne planen er best mogleg tilrettelagt for verksemda, må du som fagleg leiar konkretisere oppgåvene enda meir. Til dømes kan de spesifisere namnet på eit prosjekt, ein arbeidsmetode, eit program eller verktøy de brukar i verksemda
I OK stat sin plan kan det til dømes stå «Kunne skrive formelle brev og skriv». Her kan du spesifikt skrive i din plan at «lærlingen skal svare på e-post frå postmottaket».
Kva gjer eg når planen er ferdig?
Når planen er ferdig, skal han bli sendt til okstat@dfo.no saman med CV-en til den som skal vere fagleg leiar. Det er fagleg leiar som skal ha ansvar for opplæringa.
OK stat hjelper dykk med å bli godkjent lærebedrift.
Eksempel på læreplan for service- og administrasjonsfaget
OK stat har laga eit eksempel på læreplan i service- og administrasjonsfaget med mange arbeidsoppgåver knytt til kvart av kompetansemåla ein lærling skal gjennom i løpet av læretida.
Her er det mange oppgåver å velgje mellom, så vel dei som passar verksemda di best.
Nokre av forslaga handlar om å forklare, reflektere over eller grunngi noko. Her må de som verksemd konkretisere korleis lærlingen skal gjere dette, som til dømes gjennom møte eller dokumentasjon av arbeidet sitt. Metoden vel de altså sjølve, gjerne saman med lærlingen når han eller ho har starta.
Kompetansemål 1: Presentere kjerneoppgåvene, organiseringa, strategiane og måla til verksemda
Forslag til oppgåver:
- Kjenne til verksemda sin strategi, mål og visjon
- Kunne forklare organiseringa til verksemda og forklare dei ulike avgjerdsnivåa i verksemda
- Kunne forklare skilnaden på visjon, mål og strategi
- Kunne forklare verksemda sitt samfunnsoppdrag og kjenne til instruks og tildelingsbrev
- Kjenne til verksemda sin strategi for kompetanseutvikling
- Kunne beskrive kulturen i eiga verksemd
Kompetansemål 2: Planleggje og koordinere ulike marknadsførings- og profileringsaktivitetar
Forslag til oppgåver:
- Vere informasjonsformidlar med «klart språk»
- Bidra til utvikling av rettleiingsmateriale for internt eller eksternt bruk
- Bidra i arbeidet med profilering av verksemda (messer, stand, karrieredagar)
- Kjenne til, bruke og informere om grafiske profil og malar
- Bruke Power Point som presentasjonsverktøy
Kompetansemål 3: Gjere greie for og bruke dei interne og eksterne kommunikasjonskanalane til verksemda
Forslag til oppgåver:
- Bidra til heimesida og intranett
- Kjenne til eventuelle nyheitsbrev verksemda sender ut
- Bidra i utvikling av enkle kommunikasjonsplanar
- Kjenne til kontaktpunkta mot andre avdelingar
Kompetansemål 4: Bruke systema og programvarene til verksemda og rettleie andre i å bruke dei
Forslag til oppgåver:
- Bruke verksemda sitt videokonferanseutstyr
- Kjenne til trygg oppdatering av programvare
- Støtte og rettleie i digitale system og programvare
- Kunne bruke Word og Excel som arbeidsverktøy
- Lage instruks og rutineomtalar for ulik programvare
Kompetansemål 5: Utarbeide dokument og informasjonsmateriell i tråd med den grafiske profilen til verksemda
Forslag til oppgåver:
- Kunne skrive formelle brev og skriv
- Bidra i utarbeiding av enkelt kursmateriell
- Bidra med innspel i utforming av informasjon på verksemda si intranett-/ heimeside
- Utarbeide reiseplanar
- Utarbeide rutineomtalar for ulike arbeidsoppgåver
- Ta e-læringskurset Den gylne pennen (Læringsplattformen)
Kompetansemål 6: Gjere greie for regelverk som gjeld personvern, og følgje rutinane verksemda har for å samle inn, behandle og lagre informasjon
Forslag til oppgåver:
- Kunne opprette ettersporbare saker i arkivsystemet til verksemda (kjenne til arkivnøkkel)
- Oppnå forståing for kva som er arkivverdig materiale
- Kjenne til korleis innsynsførespurnader blir handsama i verksemda
- Bruke og presentere regelverket for GDPR, Offentleglova, Arkivlova og Forvaltningsloven
- Bidra i virksomheten si posthandtering. Ha forståing for kva som skal journalførast og ikkje.
- Gjennomføre e-læringskurset Innsyn- om offentlighetslova (Læringsplattformen)
Kompetansemål 7: Reflektere over etiske dilemma knytt til personvern og behov for openheit
Forslag til oppgåver:
- Kjenne til dei etiske retningslinene for statstenesta
- Arbeide etter reglane om teieplikt i forvaltningslova
Kompetansemål 8: Hente inn, omarbeide og presentere relevant informasjon for avgjerdstakarar i verksemda
Forslag til oppgåver:
- Legge til rette for og klargjere sakspapir for leiar
- Stille saman og samanlikne relevante data frå ulike databasar
- Hente ut nødvendige rapportar og statistikk
- Bidra i utarbeiding av enkle avgjerdssaker
Kompetansemål 9: Hente inn tilbod og handle varer og tenester etter gjeldande regelverk, rutinar og miljøkrav i verksemda
Forslag til oppgåver:
- Bestille varer og tenester på vegne av verksemda
- Bruke reiseavtalane til staten i planlegging av reiser og arrangement
- Hente inn tilbod og samanlikne dei etter ein kravspesifikasjon
- Gjennomføre mottakskontroll av bestilte varer
- Kjenne til Lov om offentlege anskaffingar
- Ta e-læringskurset Kom i gong med grønne anskaffingar ((Læringsplattforma)
Kompetansemål 10: Utføre oppgåver som har med budsjett og økonomi å gjere, og drøfte samanhengar mellom budsjett, rekneskap og økonomiske nøkkeltal
Forslag til oppgåver:
- Kunne setje opp enkle budsjett og følgje opp med budsjettkontroll
- Gjennomføre inngåande fakturabehandling
- Gjennomføre registrering av bilag, kontering og enkle rekneskapsoppgåver
- Ta e-læringskurset Økonomikurs for lærlingar i staten (Læringsplattforma)
- Kjenne til reglar for økonomistyring i staten og hovudinstruks for departementet ditt
Kompetansemål 11: Gjere greie for og utføre administrative oppgåver knytte til personalarbeid
Forslag til oppgåver:
- Vere med på ein rekrutteringsprosess og dokumentere han
- Utføre personaladministrative oppgåver
- Kjenne til rutinane for timeregistrering og fråværsoppfølging i verksemda
- Opprette personalmapper og kjenne til regelverket knytte til dette
- Kjenne til Arbeidsmiljøloven, Statsansatteloven, Ferielova og Offentleglova
- Kjenne til Hovudavtalen og Statens personalhåndbok
- Kjenne til lønnspolitikken for verksemda
Kompetansemål 12: Planleggje og gjennomføre møter og arrangement, og vurdere korleis kostnader og miljø- og klimaomsyn skal vektleggast i prosessen
Forslag til oppgåver:
- Kalle inn til digitale og fysiske møte, booke møterom og bestille mat og drikke
- Legge til rette og klargjere møtedokument og sakspapir
- Bidra med planlegging og budsjettering av kurs og konferansar
- Bestille lokale, mat og drikke, overnatting og eventuelt reise etter reiseavtalane i staten
- Bruke kursportal for påmelding og registrering. Utarbeide deltakarlister og hjelpe til med å forme program
- Bidra ved gjennomføring av konferansar, støtte kursleverandør/ kurshaldar
- Koordinere evaluering etter arrangement. Eventuelt skrive ut kursbevis
Kompetansemål 13: Forstå og gjere greie for korleis kulturforskjellar kan påverke ulike arbeidssituasjonar, og ta omsyn til dette i møte med kollegaer, kundar og brukarar
Forslag til oppgåver:
- Arbeide etter personalhandboka til verksemda
- Ta e-læringskurset Mangfaldsrekruttering (Læringsplattformen)
Kompetansemål 14: Tilpasse kommunikasjonen og utøvinga av servicerolla i ulike arbeidssituasjonar
Delmål: Betene sentralbord, svare på telefon og e-post
Forslag til oppgåver:
- Ta imot alle typar førespurnader, internt og eksternt, også klager
- Legge til rette for leiar
- Gi informasjon tilpassa kanal
- Bidra med klart språk
- Lage presentasjonar og presentere, internt og eksternt
- Ta imot besøk og støtte opp om ulike arrangement og møte
Kompetansemål 15: Drøfte korleis medbestemming blir organisert og praktisert i verksemda, og presentere oppgåver knytte til organiseringa og praktiseringa av medråderett
Forslag til oppgåver:
- Delta i eigen medarbeidarsamtale
- Delta i, gjere førebuingar og etterarbeid til lønnsforhandlingar
- Kjenne til rutinar for undervegs- og sluttevaluering av prosjekt
- Ta-læringskurset Samarbeid og medbestemmelse tillitsvalgte og ledere i staten (Læringsplattforma)
- Delta på AMU-møte
Kompetansemål 16: Vurdere og foreslå tiltak som kan betre og effektivisere administrative arbeidsoppgåver i verksemda
Forslag til oppgåver:
- Lage rutine for evaluering av administrative arbeidsoppgåver
- Delta i evaluering og foreslå tiltak til effektivisering
Kompetansemål 17: Gjere greie for og følgje lov- og regelverk og interne rutinar i ulike arbeidssituasjonar
Forslag til oppgåver:
- Kjenne til lov om offentlege anskaffingar, arbeidsmiljølova, arkivlova, offentleglova, statsansattloven, ferielova og diskrimineringslovane
Kompetansemål 18: Reflektere over kva krav og forventningar som blir stilte til eit likeverdig og inkluderande arbeidsfellesskap
Forslag til oppgåver:
- Nulltoleranse for mobbing- kva betyr det i praksis?
- Reflektere over korleis haldningar og handlingar påverkar arbeidsmiljøet
- Kjenne til Arbeidsmiljøloven, Statsansatteloven, Hovudavtalen og tariffavtalen for staten
- Reflektere over omgrepet likeverd. Mål: reflektere over etiske retningslinjer og verdiar i verksemda og arbeide i tråd med desse
- Kjenne til dei etiske retningslinene for statstenesta (regjeringa.no)
- Ta-læringskurset Får Walter lov? (Læringsplattforma)
Kompetansemål 19: Gjere greie for regelverk som gjeld personvern, og følgje rutinane verksemda har for å samle inn, behandle og lagre informasjon
Forslag til oppgåver:
- Kjenne til dei etiske retningslinjene for din verksemd
- Gjennomføre e-læringskurset "Får Walter lov?" (Læringsplattforma)
Kompetansemål 20: Arbeide etter regelverk og avtalar som regulerer arbeidsforholdet i faget, og gjere greie for pliktene og rettane til arbeidsgivaren og arbeidstakaren
Forslag til oppgåver:
- Kjenne til og kunne bruke reglene, lovverk og avtaler som regulerer arbeidsforholdet
- Kjenne til den delen i Opplæringslova, som er med å regulere arbeidsforholdet for lærlingar
- Kjenne til og arbeide i samsvar med personalreglementet i verksemda
- Kjenne til Statens personalhandbok
Kompetansemål 21: Gjere greie for ulike område innanfor helse, miljø og sikkerheit og for korleis tiltak og organisering i verksemda, og eigen medverknad, påverkar arbeidsmiljøet
Forslag til oppgåver:
- Kjenne til HMS, AMU og verneombod i verksemda
- Planleggje, legge til rette for og delta i vernerunde med OK stat
- Planleggje, legge til rette for og delta i AMU møte. Delmål: Kjennskap til og deltaking i eigen medarbeidarsamtale
- Kjenne til bedriftshelsetenesta (BTH), samarbeid og tilbod
- Planleggje og legge til rette for opplæring i førstehjelp og hjartestartar, for tilsette i verksemda
Kompetansemål 22: Gjennomføre arbeidsoppgåver på ein ergonomisk tilpassa måte
Forslag til oppgåver:
- Medvit rundt eigen arbeidsplass og ulike arbeidstilhøve
- Kunne forklare og følgja eigne tiltak i verksemda og retningsliner for ergonomi
- Observere ein «arbeidsplassanalyse» frå bedriftshelsetenesta (BHT) for å få kjennskap til god ergonomisk praksis
Kompetansemål 23: Gjere greie for beredskapsplanane i verksemda og for eiga rolle i konflikt- og nødssituasjonar
Forslag til oppgåver:
- Kjenne til dei ulike beredskapsplanane i verksemda, rutinane i verksemda og rolleavklaringar i desse
- Kjenne til internkontrollsystemet i verksemda
- Bidra i planlegginga av og gjennomføring av ei beredskapsøving
- Delta i tilsyn ved verksemda
- Kjenne til relevante delar av Internkontrollforskrifta